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Zahlungseingänge verbuchen

Zahlungseingänge im DMRZ – Leitfaden für Kundenanfragen bezüglich Buchungen offener Zahlungen und korrekte Verbuchung im System

 Inhaltsverzeichnis

  1. Rolle des DMRZ
  2. Übliche Zahlungsfristen
  3. Vorgehen bei ausbleibender Zahlung
  4. Zahlungseingänge und Rechnungskürzungen buchen
  5. Fehlerhafte Buchungen korrigieren
  6. Mahnwesen im DMRZ

1. Rolle des DMRZ

Das DMRZ stellt die Abrechnungssoftware zur Verfügung. Die Zahlung selbst wird vom jeweiligen Kostenträger veranlasst.

Wenn Du wissen möchtest, ob eine Rechnung geprüft oder bezahlt wurde, wende Dich direkt an den zuständigen Kostenträger oder dessen Prüfstelle. Das DMRZ kann keine Auskunft zum Bearbeitungs- oder Zahlungsstatus beim Kostenträger geben.

2. Übliche Zahlungsfristen

Die üblichen Zahlungsfristen betragen:

  • Ergo-, Logo-, Physio- und Podologieleistungen: 14 bis 21 Tage
  • Hebammenleistungen: 21 Tage
  • Sonstige Leistungsbereiche: ungefähr 30 Tage

Die Frist beginnt, sobald die Papierunterlagen beim Kostenträger eingegangen sind. Die Postlaufzeit kann die tatsächliche Dauer bis zum Zahlungseingang verlängern.

3. Vorgehen bei ausbleibender Zahlung

Wenn eine Zahlung ausbleibt, prüfe zunächst, ob die erforderlichen Urbelege oder Rechnungsbegleitzettel rechtzeitig an den Kostenträger versendet wurden.

Wende Dich anschließend direkt an den zuständigen Kostenträger oder dessen Prüfstelle, um den Bearbeitungs- und Zahlungsstatus zu klären.

Wenn die zum IK hinterlegte Bankverbindung veraltet ist, veranlasse die Aktualisierung bei der Sammel- und Verteilstelle:

www.arge-ik.de

Das DMRZ leistet keine Zahlungen und kann den Status einer Rechnung beim Kostenträger nicht prüfen.

4. Zahlungseingänge und Rechnungskürzungen buchen

Du kannst Zahlungseingänge und Rechnungskürzungen auf zwei Wegen erfassen.

Variante 1: Über die Rechnungsübersicht

  1. Öffne die „Rechnungsübersicht“.
  2. Klicke bei der betreffenden Rechnung auf das Geldsymbol.
  3. Trage den Betrag ein.
  4. Wähle die Zahlungsart:
    • Zahlungseingang
    • Rechnungskürzung
  5. Speichere den Eintrag.

Der offene Betrag wird anschließend automatisch aktualisiert.

Variante 2: Über die Rechnung-Details

  1. Öffne die gewünschte Rechnung.
  2. Wechsle zum Reiter „Zahlungskontrolle“.
  3. Erfasse den Zahlungseingang oder die Rechnungskürzung.
  4. Speichere den Eintrag.

Falsche Einträge kannst Du direkt in der Zahlungskontrolle korrigieren oder löschen.

Berechtigte und unberechtigte Rechnungskürzungen

Bei einer berechtigten Rechnungskürzung buchst Du den gekürzten Betrag als Zahlungseingang.

Bei einer unberechtigten Rechnungskürzung buchst Du keine Kürzung. Lege stattdessen einen Korrektur-Abrechnungsfall mit dem roten „K“ an und trage die Korrektursumme ein.

5. Fehlerhafte Buchungen korrigieren

Wenn Du einen Zahlungseingang oder eine Rechnungskürzung falsch gebucht hast, kannst Du den Eintrag direkt korrigieren:

  1. Öffne die betreffende Rechnung.
  2. Wechsle zum Reiter „Zahlungskontrolle“.
  3. Wähle den falschen Eintrag über das umgekehrte Dreieck aus.
  4. Lösche den Eintrag oder passe den Betrag an.
  5. Speichere die Änderung.

Die Änderung wird unmittelbar wirksam.

6. Mahnwesen im DMRZ

Unter Einstellungen → Belegkonfiguration kannst Du Grunddaten für das Mahnwesen hinterlegen.

Dazu gehören beispielsweise:

  • Zahlungsziel
  • Mahntexte

Auf Grundlage dieser Angaben können automatisierte Mahnungen erstellt werden.

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