KTL: Standortverwaltung (UnMa & RA3)
Mehrere Standorte, viele IKs – so organisieren Sie Ihr Unternehmen im DMRZ
Inhaltsverzeichnis
- Was ist die Unternehmer-Mandant-Lösung (UnMa)?
- Voraussetzungen und Freischaltung
- Mandanten anlegen und verwalten
- UnMa und RA3 im Vergleich
- Praxis-Tipps und wichtige Hinweise
- Häufige Fragen zur Standortverwaltung
1. Was ist die Unternehmer-Mandant-Lösung (UnMa)?
Mit der Unternehmer-Mandant-Lösung (UnMa) kannst Du mehrere rechtlich eigenständige Unternehmen oder Standorte in einem DMRZ-Zugang verwalten.
Für jeden Mandanten können unter anderem eigene Angaben hinterlegt werden:
- Institutionskennzeichen (IK)
- Kundennummer
- Bankverbindung
- Firmenname und Anschrift
- Ansprechpartner
Die Lösung eignet sich insbesondere für größere Betriebe mit verschiedenen Filialen oder Tochtergesellschaften, die beispielsweise eine gemeinsame Fahrtenplanung nutzen möchten.
2. Voraussetzungen und Freischaltung
Für die UnMa-Lösung ist das Servicepaket Gold erforderlich.
Die Umstellung ist unumkehrbar. Bei der Umstellung werden alle bestehenden folgenden Daten dem Hauptunternehmen zugeordnet:
- Transporte
- Abrechnungsfälle
- Rechnungen
- Mitarbeiter
- Fahrzeuge
Die Aktivierung erfolgt durch DMRZ.
Erforderliche Angaben für die Einrichtung
Für die Prüfung und Einrichtung benötigt DMRZ folgende Angaben:
- Ansprechpartner
- Telefonnummer
- Erreichbarkeit
- konkrete Fragen zur geplanten Nutzung
- Angabe, ob die Fahrtenplanung genutzt wird
- Angabe, ob eine Vorfinanzierung durch SozialFactoring genutzt wird; die Anmeldung erfolgt je IK separat
- Angabe, ob bereits eine FiBu-Schnittstelle besteht
Zeitpunkt der Umstellung
Die Umstellung erfolgt ab 16 Uhr. Während der Umstellung darf niemand im DMRZ-Zugang arbeiten.
3. Mandanten anlegen und verwalten
Nach der Aktivierung findest Du unter Einstellungen → Unternehmenprofile einen neuen Bereich für die Mandantenverwaltung.
Für jeden Mandanten kannst Du folgende Angaben hinterlegen:
- Firmenname
- Adresse
- Postleitzahl und Ort
- Institutionskennzeichen (IK)
- Ansprechpartner
- optional eine eigene Kundennummer
- optional eine eigene Bankverbindung
- optional eine eigene FiBu-Schnittstelle
Mitarbeiter, Fahrzeuge, Transporte und Abrechnungsfälle können einzelnen Mandanten zugeordnet werden.
Übergreifender Einsatz von Mitarbeitenden
Das Kennzeichen „übergreifend“ ermöglicht einen standortübergreifenden Personaleinsatz.
Dieses Kennzeichen kann nur über den Hauptzugang gesetzt werden.
4. UnMa und RA3 im Vergleich
|
Merkmal |
UnMa |
RA3 |
|---|---|---|
|
Rechnungssteller |
Die Mandanten selbst |
Das Hauptunternehmen |
|
Zahlungsempfänger |
Direkt die jeweiligen Mandanten |
Das Hauptunternehmen |
|
IK-Authentifizierung |
Für jede IK separat; der jeweilige IK-Vergabebescheid muss hochgeladen werden |
Nur die Haupt-IK ist erforderlich |
|
Geeignet für |
Eigene Standorte mit separatem Zahlungsverkehr |
Abrechnung für Drittunternehmen oder Filialen |
5. Praxis-Tipps und wichtige Hinweise
- Prüfe bei einem geringen Abrechnungsaufkommen, ob zwei kostengünstige Einzelzugänge wirtschaftlicher sind als eine UnMa- oder RA3-Lösung.
- Wenn Du FleetQ nutzt, kannst Du Transporte und Fahrzeuge einem bestimmten Mandanten zuweisen.
- Die Nutzung der UnMa-Lösung kann die SEPA-Funktion für Versicherte beeinträchtigen. Prüfe vor der Umstellung, ob diese Funktion für Deine Organisation relevant ist.
- Mandanten können eigene FiBu-Exporte erhalten.
6. Häufige Fragen zur Standortverwaltung
Kann ich mehrere bestehende Zugänge zusammenführen?
Nein. Die UnMa-Lösung wird nur in einem bestehenden Zugang aktiviert.
Benötige ich separate Rechnungspakete?
Nein. Die Abrechnung erfolgt zentral. Mandanten können jedoch eigene Rechnungsnummern erhalten.
Was kostet die Umstellung?
Für die UnMa-Lösung fällt die monatliche Gebühr für das Servicepaket Gold an.
Bei sehr kleinen Mandanten können einzelne kostengünstige Zugänge wirtschaftlicher sein.
Ein Mitarbeiter sieht Fahrten eines anderen Unternehmens nicht. Woran liegt das?
Ressourcen wie Mitarbeiter oder Fahrzeuge können nicht einfach zwischen Unternehmen verschoben werden.
Wenn ein Mitarbeiterzugang bereits dem ersten Unternehmen zugeordnet wurde, musst Du den Mitarbeiter zunächst sperren und anschließend neu anlegen. Ordne den neuen Mitarbeiterzugang direkt dem richtigen Unternehmen zu.
Danach sollten die Fahrten des richtigen Unternehmens für den Mitarbeiter sichtbar sein.
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