1. Was ist die Unternehmer-Mandant-Lösung (UnMa)?
Die Unternehmer-Mandant-Lösung ermöglicht es, mehrere rechtlich eigenständige Unternehmen oder Standorte inklusive eigener IK-Nummern, Kundennummern und Bankverbindungen – bequem in einem DMRZ-Zugang – zu verwalten. Ideal für größere Betriebe mit verschiedenen Filialen oder Tochtergesellschaften, die z. B. eine gemeinsame Fahrtenplanung nutzen möchten.
2. Voraussetzungen & Freischaltung
- Tarif: Servicepaket Gold (obligatorisch).
- Umstellung ist unumkehrbar; alle bestehenden Transporte, Abrechnungsfälle, Rechnungen, Mitarbeiter & Fahrzeuge werden dem Hauptunternehmen zugeordnet.
- Aktivierung nur durch DMRZ-Fachpersonal
- Erforderliche Angaben für die Einrichtung:
• Ansprechpartner, Telefon, Erreichbarkeit, konkrete Fragen
• Nutzung Fahrtenplanung?
• SozialFactoring-Vorfinanzierung ja/nein (je IK separat)
• Bestehende FiBu-Schnittstelle? - Umstellung erfolgt ab 16 Uhr; währenddessen darf niemand im Zugang arbeiten.
3. Anlegen & Verwalten von Mandanten
Nach Aktivierung erscheint unter Einstellungen → Unternehmenprofile ein neuer Bereich. Für jeden Mandanten hinterlegen Sie:
- Firmenname, Adresse, PLZ/Ort, IK, Ansprechpartner
- Optional: eigene Kundennummer, Bankverbindung, FiBu-Schnittstelle
Mitarbeiter, Fahrzeuge, Transporte und Abrechnungsfälle können einzelnen Mandanten zugeordnet werden. Kennzeichen „übergreifend“ (nur vom Hauptzugang setzbar) erlaubt standortübergreifenden Personaleinsatz.
4. Unterschiede UnMa vs. RA3
| Merkmal | UnMa | RA3 |
|---|---|---|
| Rechnungssteller | Mandanten selbst | Hauptunternehmen |
| Zahlungsempfänger | Direkt an Mandanten | Hauptunternehmen |
| IK-Authentifizierung | Jede IK separat (Upload Bescheid) | Nur Haupt-IK nötig |
| Geeignet für | Eigene Standorte mit separatem Cashflow | Abrechnung für Drittunternehmen / Filialen |
5. Praxis-Tipps & Hinweise
• Prüfen Sie, ob zwei günstige Einzelzugänge wirtschaftlicher sind als UnMa/RA3 bei geringem Aufkommen.
• Bei Nutzung mit FleetQ: Transporte & Fahrzeuge lassen sich mandantengenau zuweisen.
• Versicherten-SEPA kann beeinträchtigt sein.
• Mandanten können eigene FiBu-Exports erhalten.
6. FAQ zur Standortverwaltung
• Kann ich mehrere Zugänge zusammenführen?
– Nein, UnMa wird nur in einem bestehenden Zugang aktiviert.
• Brauche ich separate Rechnungspakete?
– Nein, Abrechnung erfolgt zentral; Mandanten können jedoch eigene Rechnungsnummern erhalten.
• Was kostet die Umstellung?
– Es fällt die monatliche Gebühr für das Gold-Paket an; bei sehr kleinen Mandanten können einzelne, günstige Zugänge günstiger sein.
• Der Mitarbeiterzugang wurde erstellt und dem ersten Unternehmen zugeordnet. In der Fahrtenplanung wurden bereits Fahrten mit dem IK des zweiten Unternehmens hinterlegt, der Mitarbeiter kann diese Fahrten jedoch nicht sehen.
Woran liegt das?
- Ressourcen wie Mitarbeiter oder Fahrzeuge können nicht einfach zwischen Unternehmen gewechselt werden.
Der Mitarbeiter muss daher zunächst gesperrt und anschließend neu angelegt werden. Dabei sollte der neue Mitarbeiterzugang direkt dem richtigen Unternehmen zugeordnet werden. Danach sollten die Fahrten korrekt sichtbar sein.
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