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Der Rechnungslauf

Alles rund um Start, Überwachung und Fehlerbehebung von Rechnungsläufen – inklusive Druck, Nummernkreise, Mahnwesen und Sonderkonfigurationen.

Inhalt

  1. Grundlagen & Voraussetzungen
  2. Rechnungslauf starten
  3. Häufige Störungen und Soforthilfe
  4. Rechnungen finden, drucken und speichern
  5. Sammel- vs. Einzelrechnungen
  6. Nummern- und Belegkreise anpassen
  7. Mahnungen versenden
  8. Abweichende Empfängeradressen
  9. DTA-Anmeldung & Formulare 
 

1. Grundlagen & Voraussetzungen

  • Aktueller Browser (Chrome empfohlen).

  • Pop-ups dürfen nicht blockiert sein.

  • Zahlungsmoral prüfen: Zahlungsziel ≠ 0 Tage.

  • Unter Einstellungen → Profil definieren, ob Sammelrechnungen global erzeugt werden.

 

2. Rechnungslauf starten

  1. Anmeldung → linke Spalte „Abrechnungsfälle“.
  2. Buttons unter der Liste:
    – „Rechnungen erstellen (alle)“: alle Fälle mit grünem Haken.
    – „Rechnungen erstellen (gefiltert)“: nur durch Suchmaske vorgefilterte Fälle.
  3. Alternativ: „Nächste Schritte“ → „Rechnungslauf starten“.
  4. Nach Durchlauf: Menü „Rechnungen“ → ggf. „Aktualisieren“ klicken, um Ergebnisse zu sehen.
 

3. Häufige Störungen und Soforthilfe

  • Browser blockt Pop-ups (Chrome)

  • Lauf startet nicht:

Wenn der Lauf nicht endet und rote Punkte angezeigt werden, liegt das meist an kurzfristigen Serverspitzen: Der Versand erfolgt in diesem Fall schrittweise. Empfohlen wird, zunächst alle Abrechnungsfälle vorzubereiten und anschließend nur einen Sammellauf zu starten. Eine Weiterleitung an den Support ist erst erforderlich, wenn der Lauf nach mehr als 2 Stunden noch nicht abgeschlossen ist.

  • Lauf bricht ab: Ursachen ausschließen (Pop-ups, Zahlungsziel, Browser). Danach anderen Browser testen.

4. Rechnungen finden, drucken und speichern

Nicht sichtbare Rechnungen:

– „Nächste Schritte“ → „XX Rechnungen sind noch nicht gedruckt“.

– In „Rechnungen“ Filter auf „Aktuelle anzeigen“ oder „Nicht gedruckte anzeigen“ zurücksetzen.

  • Einzel-PDF speichern: Im Druck-Dialog Diskettensymbol → „Speichern unter“.

  • Sammeldruck (max. 800 Rechnungen pro PDF):

  1. Menü „Rechnungen“ → „Sammeldruckmenü“.
  2. Auswahl „Sammeldruck für:“ → „Rechnungen/Dokumente“ oder „Stornierungen“.
  3. Zeitraum, Status (ungedruckt/gedruckt), aktueller Filter und Dokumenttypen (Rechnung, Begleitzettel etc.) definieren.
  4. „Drucken“ starten; Generierung kann dauern, Abbruch nach 1 h.
  5. Unter „letzte PDF-Drucke“ erneut herunterladen, falls Browserfenster geschlossen wurde.
 

5. Sammel- vs. Einzelrechnungen

  • Papierrechnungen: Einstellungen → Profil → Checkbox „Sammelrechnungen für alle Papierrechnungen erzeugen“ aktiv/ inaktiv.

  • DTA: pro Kostenträger unter Stammdaten → Verträge → „Sammelrechnungen deaktivieren“ (Haken setzen oder entfernen). Nur für neue Rechnungen wirksam.

 

6. Nummern- und Belegkreise anpassen

  • Rechnungsnummern (Standard: Kundennr.+6-stellige Folge): 

    – Wunsch inkl. Begründung aufnehmen → an DMRZ weiterleiten. Bereits erzeugte Rechnungen bleiben unverändert.

  • Belegnummern:

    - Systemweit automatisch ODER komplett manuell. Mischung ausgeschlossen.

    - Anfrage per Mail/ Ticket mit Betreff „Manuelle Belegnummernvergabe“ + gewünschtes       Datum.

    - Rückkehr zur Automatik: letzte manuelle Nummer an support@dmrz.de senden, bis             Bestätigung keine neuen Fälle anlegen.

 

7. Mahnungen versenden

  • Status-Symbol in „Rechnungen“ zeigt offene Posten. Mahnstufen:

    0 – keine Mahnung, 1 – Erinnerung, 2 – 1. Mahnung, 3 – 2. Mahnung, 4 – Inkasso.

  • Klick aufs Symbol → passende Stufe auswählen → senden.

  • Eigene Texte/Zahlungsziele: Belegkonfiguration anpassen; sonst Standardtexte.

8. Abweichende Empfängeradressen (Papierannahmestellen)

  • Nur für DTA-Belege: Stammdaten → Verträge → Neu → Kostenträger auswählen → „Rechnungsprüfstelle manuell festlegen“ → Adresse eingeben → Speichern.

    Papierrechnungen: Adresse in den Versicherten-Rechnungsadressen hinterlegen.

 

9. DTA-Anmeldung & Formulare

Es muss kein separates Anmeldeformular ausgefüllt werden. Nach Eingang der Abrechnungsvereinbarung erfolgt die DTA-Freischaltung automatisch für alle Kostenträger.

 

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