Der Rechnungslauf

Inhalt

1. Grundlagen & Voraussetzungen
2. Rechnungslauf starten
3. Häufige Störungen und Soforthilfe
4. Rechnungen finden, drucken und speichern
5. Sammel- vs. Einzelrechnungen
6. Nummern- und Belegkreise anpassen
7. Mahnungen versenden
8. Abweichende Empfängeradressen
9. DTA-Anmeldung & Formulare
10. Weiterleitungsrichtlinien

1. Grundlagen & Voraussetzungen
• Aktueller Browser (Chrome empfohlen).
• Pop-ups dürfen nicht blockiert sein.
• Zahlungsmoral prüfen: Zahlungsziel ≠ 0 Tage.
• Unter Einstellungen → Profil definieren, ob Sammelrechnungen global erzeugt werden.

2. Rechnungslauf starten

1. Anmeldung → linke Spalte „Abrechnungsfälle“.
2. Buttons unter der Liste:
   – „Rechnungen erstellen (alle)“: alle Fälle mit grünem Haken.
   – „Rechnungen erstellen (gefiltert)“: nur durch Suchmaske vorgefilterte Fälle.
3. Alternativ: „Nächste Schritte“ → „Rechnungslauf starten“.
4. Nach Durchlauf: Menü „Rechnungen“ → ggf. „Aktualisieren“ klicken, um Ergebnisse zu sehen.

3. Häufige Störungen und Soforthilfe
• Browser blockt Pop-ups (Chrome):
– Menü ⋮ → Einstellungen → ganz unten „Einstellungen auf ursprüngliche Standardwerte zurücksetzen“ → Tab schließen → Lauf erneut starten.
• Lauf startet nicht:
– Spam-Pop-up wie oben.
– Zahlungsziel 0 Tage in Belegkonfiguration → auf gültigen Wert setzen.
• Lauf endet nicht, rote Punkte: Serverspitzen. Kunden beruhigen; Versand erfolgt schrittweise. Empfehlung: alle Fälle vorbereiten, nur einen Sammellauf starten. Weiterleiten erst, wenn > 2 h ohne Abschluss.
• Lauf bricht ab: Ursachen ausschließen (Pop-ups, Zahlungsziel, Browser). Danach anderen Browser testen.

4. Rechnungen finden, drucken und speichern
• Nicht sichtbare Rechnungen:
– „Nächste Schritte“ → „XX Rechnungen sind noch nicht gedruckt“.
– In „Rechnungen“ Filter auf „Aktuelle anzeigen“ oder „Nicht gedruckte anzeigen“ zurücksetzen.
• Einzel-PDF speichern: Im Druck-Dialog Diskettensymbol → „Speichern unter“.
• Sammeldruck (max. 800 Rechnungen pro PDF):

1. Menü „Rechnungen“ → „Sammeldruckmenü“.
2. Auswahl „Sammeldruck für:“ → „Rechnungen/Dokumente“ oder „Stornierungen“.
3. Zeitraum, Status (ungedruckt/gedruckt), aktueller Filter und Dokumenttypen (Rechnung, Begleitzettel etc.) definieren.
4. „Drucken“ starten; Generierung kann dauern, Abbruch nach 1 h.
5. Unter „letzte PDF-Drucke“ erneut herunterladen, falls Browserfenster geschlossen wurde.

5. Sammel- vs. Einzelrechnungen
• Papierrechnungen: Einstellungen → Profil → Checkbox „Sammelrechnungen für alle Papierrechnungen erzeugen“ aktiv/ inaktiv.
• DTA: pro Kostenträger unter Stammdaten → Verträge → „Sammelrechnungen deaktivieren“ (Haken setzen oder entfernen). Nur für neue Rechnungen wirksam.

6. Nummern- und Belegkreise anpassen
• Rechnungsnummern (Standard: Kundennr.+6-stellige Folge):
– Anpassbar: eigener Präfix, getrennte Zählung Haupt/Nebenrechnung, Startwert.
– Wunsch inkl. Begründung aufnehmen → an DMRZ weiterleiten. Bereits erzeugte Rechnungen bleiben unverändert.
• Belegnummern:
– Systemweit automatisch ODER komplett manuell. Mischung ausgeschlossen.
– Anfrage per Mail/ Ticket mit Betreff „Manuelle Belegnummernvergabe“ + gewünschtes Datum.
– Rückkehr zur Automatik: letzte manuelle Nummer an support@dmrz.de senden, bis Bestätigung keine neuen Fälle anlegen.

7. Mahnungen versenden
• Status-Symbol in „Rechnungen“ zeigt offene Posten. Mahnstufen:
0 – keine Mahnung, 1 – Erinnerung, 2 – 1. Mahnung, 3 – 2. Mahnung, 4 – Inkasso.
• Klick aufs Symbol → passende Stufe auswählen → senden.
• Eigene Texte/Zahlungsziele: Belegkonfiguration anpassen; sonst Standardtexte.

8. Abweichende Empfängeradressen (Papierannahmestellen)
• Nur für DTA-Belege: Stammdaten → Verträge → Neu → Kostenträger auswählen → „Rechnungsprüfstelle manuell festlegen“ → Adresse eingeben → Speichern.
• Papierrechnungen: Adresse in den Versicherten-Rechnungsadressen hinterlegen.

9. DTA-Anmeldung & Formulare
Kunde muss kein separates Anmeldeformular ausfüllen. Nach Eingang der Abrechnungsvereinbarung erfolgt die DTA-Freischaltung automatisch für alle Kostenträger.

10. Weiterleitungsrichtlinien
• Kein Ticket/Call nötig, wenn oben beschriebene Lösungen greifen.
• Ticket ohne Call:
– Manuelle Beleg- oder Rechnungsnummernkreise.
– Sammeldruck unvollständig (bitte Lauf notieren, Kunde soll keine neuen Aufträge starten).
• Sofortige Weiterleitung (2nd-Level), wenn:
– Rechnungslauf > 2 h.
– Systemfehler außerhalb Browser- oder Konfigurationsbereich.

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