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Der Rechnungslauf

Alles rund um Start, Überwachung und Fehlerbehebung von Rechnungsläufen – inklusive Druck, Nummernkreise, Mahnwesen und Sonderkonfigurationen.

 Inhaltsverzeichnis

  1. Grundlagen und Voraussetzungen
  2. Rechnungslauf starten
  3. Häufige Störungen und Soforthilfe
  4. Rechnungen finden, drucken und speichern
  5. Sammel- und Einzelrechnungen
  6. Nummern- und Belegkreise anpassen
  7. Mahnungen versenden
  8. Abweichende Empfängeradressen
  9. DTA-Anmeldung und Formulare

1. Grundlagen und Voraussetzungen

Bevor Du einen Rechnungslauf startest, prüfe folgende Voraussetzungen:

  • Verwende einen aktuellen Browser. Empfohlen wird Google Chrome.
  • Erlaube Pop-ups für DMRZ. Andernfalls können sich Druck- oder Dialogfenster nicht öffnen.
  • Prüfe das Zahlungsziel. Es darf nicht auf 0 Tage gesetzt sein.
  • Lege unter Einstellungen → Profil fest, ob Sammelrechnungen grundsätzlich erzeugt werden sollen.

2. Rechnungslauf starten

Du kannst den Rechnungslauf über die Abrechnungsfälle oder über die nächsten Schritte starten.

Rechnungslauf über die Abrechnungsfälle starten

  1. Melde Dich an.
  2. Öffne in der linken Spalte „Abrechnungsfälle“.
  3. Verwende eine der folgenden Schaltflächen:
    • „Rechnungen erstellen (alle)“: Erstellt Rechnungen für alle Abrechnungsfälle mit grünem Haken.
    • „Rechnungen erstellen (gefiltert)“: Erstellt Rechnungen nur für die Abrechnungsfälle, die durch die Suchmaske gefiltert wurden.
  4. Warte, bis der Rechnungslauf abgeschlossen ist.
  5. Öffne anschließend das Menü „Rechnungen“.
  6. Klicke bei Bedarf auf „Aktualisieren“, damit die neu erstellten Rechnungen angezeigt werden.

Rechnungslauf über „Nächste Schritte“ starten

  1. Öffne den Bereich „Nächste Schritte“.
  2. Wähle „Rechnungslauf starten“.
  3. Warte, bis der Rechnungslauf abgeschlossen ist.
  4. Öffne anschließend das Menü „Rechnungen“ und aktualisiere die Anzeige bei Bedarf.

3. Häufige Störungen und Soforthilfe

Der Browser blockiert Pop-ups

Wenn sich der Rechnungslauf oder ein Druckfenster nicht öffnet, blockiert der Browser möglicherweise Pop-ups.

Erlaube Pop-ups für DMRZ und starte den Vorgang anschließend erneut.

Der Rechnungslauf endet nicht

Wenn der Rechnungslauf nicht beendet wird und rote Punkte angezeigt werden, kann eine kurzfristig hohe Serverauslastung die Ursache sein. In diesem Fall wird der Versand schrittweise durchgeführt.

Bereite zunächst alle Abrechnungsfälle vor und starte anschließend nur einen gemeinsamen Rechnungslauf.

Wenn der Rechnungslauf nach mehr als zwei Stunden noch nicht abgeschlossen ist, wende Dich an den DMRZ-Support.

Der Rechnungslauf bricht ab

Prüfe zunächst folgende Punkte:

  • Sind Pop-ups im Browser erlaubt?
  • Ist ein Zahlungsziel größer als 0 Tage hinterlegt?
  • Verwendest Du einen aktuellen Browser?

Wenn der Rechnungslauf weiterhin abbricht, teste den Vorgang mit einem anderen aktuellen Browser.

4. Rechnungen finden, drucken und speichern

Rechnungen werden nicht angezeigt

Wenn Rechnungen erstellt wurden, aber nicht sichtbar sind, prüfe zunächst die nächsten Schritte:

  1. Öffne „Nächste Schritte“.
  2. Wähle „XX Rechnungen sind noch nicht gedruckt“.
  3. Öffne anschließend das Menü „Rechnungen“.
  4. Setze den Filter bei Bedarf auf „Aktuelle anzeigen“ oder „Nicht gedruckte anzeigen“ zurück.

Einzelne Rechnung als PDF speichern

  1. Öffne die gewünschte Rechnung.
  2. Starte den Druckvorgang.
  3. Klicke im Druckdialog auf das Diskettensymbol.
  4. Wähle „Speichern unter“.
  5. Wähle den Speicherort und speichere die PDF-Datei.

Mehrere Rechnungen gemeinsam drucken

Du kannst bis zu 800 Rechnungen in einer PDF-Datei zusammenfassen.

  1. Öffne Rechnungen → Sammeldruckmenü.
  2. Wähle unter „Sammeldruck für:“ den gewünschten Bereich:
    • „Rechnungen/Dokumente“
    • „Stornierungen“
  3. Lege den Zeitraum fest.
  4. Wähle den Status:
    • ungedruckt
    • gedruckt
  5. Lege fest, ob der aktuelle Filter berücksichtigt werden soll.
  6. Wähle die gewünschten Dokumenttypen aus, zum Beispiel:
    • Rechnung
    • Begleitzettel
  7. Starte den Druck mit „Drucken“.

Die Erstellung der PDF-Datei kann einige Zeit dauern. Wenn die PDF-Erstellung nach einer Stunde noch nicht abgeschlossen ist, beende den Vorgang und starte ihn bei Bedarf erneut.

Wenn Du das Browserfenster geschlossen hast, kannst Du die Datei über „Letzte PDF-Drucke“ erneut herunterladen.

5. Sammel- und Einzelrechnungen

Papierrechnungen

Ob Papierrechnungen als Sammelrechnungen erstellt werden, legst Du unter Einstellungen → Profil fest.

Aktiviere oder deaktiviere dort die Checkbox „Sammelrechnungen für alle Papierrechnungen erzeugen“.

DTA-Rechnungen

Für DTA-Rechnungen kannst Du die Einstellung für einzelne Kostenträger anpassen:

  1. Öffne Stammdaten → Verträge.
  2. Wähle den gewünschten Vertrag beziehungsweise Kostenträger aus.
  3. Öffne die Einstellung für Sammelrechnungen.
  4. Setze oder entferne den Haken bei „Sammelrechnungen deaktivieren“.
  5. Speichere die Änderung.

Die Änderung gilt nur für neu erstellte Rechnungen. Bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert.

6. Nummern- und Belegkreise anpassen

Rechnungsnummern

Standardmäßig setzt sich die Rechnungsnummer aus der Kundennummer und einer sechsstelligen fortlaufenden Nummer zusammen.

Wenn Du eine abweichende Rechnungsnummer benötigst, wende Dich mit einer Begründung an den DMRZ-Support. Bereits erstellte Rechnungen werden durch eine spätere Änderung nicht angepasst.

Belegnummern

Belegnummern können entweder systemweit automatisch oder vollständig manuell vergeben werden. Eine Kombination aus automatischer und manueller Vergabe ist nicht möglich.

Wenn Du eine manuelle Belegnummernvergabe benötigst:

  1. Sende eine Anfrage per E-Mail oder Ticket.
  2. Verwende den Betreff „Manuelle Belegnummernvergabe“.
  3. Gib das gewünschte Startdatum an.

Zur automatischen Belegnummernvergabe zurückkehren

  1. Sende die zuletzt verwendete manuelle Belegnummer an support@dmrz.de.
  2. Lege bis zur Bestätigung keine neuen Abrechnungsfälle an.

7. Mahnungen versenden

Das Statussymbol in der Rechnungsübersicht zeigt offene Posten und die jeweilige Mahnstufe an.

Die Mahnstufen haben folgende Bedeutung:

  • 0 = keine Mahnung
  • 1 = Erinnerung
  • 2 = erste Mahnung
  • 3 = zweite Mahnung
  • 4 = Inkasso

So versendest Du eine Mahnung:

  1. Öffne das Statussymbol der betreffenden Rechnung.
  2. Wähle die passende Mahnstufe aus.
  3. Versende die Mahnung.

Eigene Zahlungsziele und Mahntexte kannst Du unter Einstellungen → Belegkonfiguration hinterlegen. Wenn Du dort keine eigenen Angaben machst, werden die Standardtexte verwendet.

8. Abweichende Empfängeradressen

Du kannst abweichende Empfängeradressen für DTA-Belege und Papierrechnungen hinterlegen.

Abweichende Adresse für DTA-Belege

  1. Öffne Stammdaten → Verträge.
  2. Wähle „Neu“.
  3. Wähle den gewünschten Kostenträger aus.
  4. Aktiviere „Rechnungsprüfstelle manuell festlegen“.
  5. Trage die abweichende Adresse ein.
  6. Speichere die Angaben.

Abweichende Adresse für Papierrechnungen

Hinterlege die abweichende Adresse in den Rechnungsadressen des jeweiligen Versicherten.

9. DTA-Anmeldung und Formulare

Du musst kein separates Anmeldeformular für die DTA-Anmeldung ausfüllen.

Nach Eingang der Abrechnungsvereinbarung wird die DTA-Freischaltung automatisch für alle Kostenträger eingerichtet.

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