Rechnungsarten im DMRZ

1. Grundlagen und Zuständigkeiten
Im DMRZ steuern Sie den kompletten Lebenszyklus Ihrer Rechnungen: vom Druckstatus über Korrektur-, Storno- und Auflösungsverfahren bis zum Zahlungsabgleich. Dieser Leitfaden unterstützt Sie bei allen Standardaufgaben und zeigt Lösungen für typische Fehlerbilder.

2. Druckstatus, Einzel- und Sammeldruck
• „Nicht gedruckt“-Hinweise löschen: In „Nächste Schritte“ klicken → alle auswählen → „Alle ausgewählten Rechnungen als gedruckt markieren“.
• Einzel- vs. Sammeldruck:
– Einzeldruck über Menü Rechnungen oder „Rechnungen ausdrucken“ → Druckersymbol.
– Sammeldruck via Sammeldruckmenü; Begleitzettel, Belege und optionales Druckprotokoll für Sammelrechnungen einbeziehen.
• Ausgabemedium: Dokumente öffnen als PDF in neuem Fenster / Tab; Druck über Browser- oder PDF-Funktion.
• Spätdruck: Beim erneuten Ausdruck erscheint das aktuelle Druckdatum; das ursprüngliche Erstellungsdatum bleibt in den Datenspalten.

Hinweis: Eine Zusammenfassung von Zuzahlungsrechnungen ist nicht möglich, da dieses Bei der Korrektur oder Auflösung von Rechnungen zu Kaskaden führen kann.

3. Zurückgestellte Rechnungen erneut versenden
Nach Guthabenaufladung: Rechnungen-Liste → Zahnradsymbol → „Erneut versenden“.
Voraussetzung: Kontostand ≥ 0 €. Ohne erfolgreichen Versand sind Druck und Begleitzettel gesperrt.

4. Rechnungsübersicht richtig filtern und suchen
• Rechnungsart-Dropdown (rechts neben „Export“).
• Schnellfilter über Pfeil im Suchfeld oder Freitextsuche.
• Erweiterte Suche: Kriterien wie Rechnungs-/Belegnummer, Datum, Betrag, Kostenträger.
• Archivierte Datensätze: „Mehr“ → „Archivierte anzeigen“.
• Persönlichen Standardfilter unter Einstellungen → Profile definieren.

5. Typische Druck- und Versandfehler beheben
• „Bankverbindung/Steuernummer fehlt“ – Stammdaten / Standort pflegen.
• Adresszusatz oder Rechnungsadresse fehlt – Reiter REAdresse im Abrechnungsfall ergänzen.
• Bankdaten auf Papierrechnung nötig? Eigene Fußzeile in Belegkonfiguration oder Rechnungstyp „Privat“ wählen.
• Druck blockiert, weil Versand noch offen – zuerst manuell versenden bzw. Guthaben ausgleichen.

6. Stornieren, Auflösen oder Korrigieren – was wann?

1. Korrigieren – Korrekturrechnung; Abrechnungsfälle bleiben erhalten; kostenfrei, außer bei Nachforderungen.
2. Auflösen – Rechnung wird mit Stornobeleg aufgehoben, Fälle bleiben bearbeitbar; neue Rechnung kostenpflichtig.
3. Stornieren – endgültige Löschung von Rechnung und Fällen; nicht reversibel, nicht nach Fibu-Export möglich.
   Durchführung: Rechnungen-Liste → Zahnradsymbol → gewünschte Aktion → Dialog bestätigen (Storno-/Auflösungsgrund optional). Stornierte/aufgelöste Belege erscheinen rot und sind per Filter „Stornierte anzeigen“ sichtbar.

7. Korrekturrechnung (KAF) Schritt für Schritt

1. Korrektur-Symbol in „Abrechnungsfälle“ ODER Button „Abrechnungsfall korrigieren“ in den Falldetails.
2. Einen der vier Korrekturgründe wählen:
   – Vollständige Kürzung & erneuter DTA-Versand
   – Nachforderung (Preiserhöhung/Zuzahlung)
   – Umbuchung Zuzahlung auf Patient:in
   – Manuelle Kürzung ohne DTA
3. Felder befüllen: Kürzungsbetrag, Kürzungsgrund, Bemerkung, Checkbox „Dokumente nicht erneut senden“.
4. „Übernehmen“ – System erstellt KAF mit neuer Rechnungsnummer (Symbol „K“).
   Hinweise: Keine Stornobelege; Vorfinanzierer wird nicht automatisch informiert; KAF auch möglich, wenn Ursprungrechnung schon Zahlungen erhielt.

8. Zuzahlungs- und Privatrechnungen erstellen
• Zuzahlungsrechnung drucken: Abrechnungsfall → „Liste anzeigen“ → Druckersymbol; alternativ in der Rechnungen-Übersicht.
• Privatrechnung: Neuer Abrechnungsfall → ReAdresse: Rechnungstyp „Privatrechnung an Versicherten“, „Konsilrechnung“ oder Firmenadresse; Leistungen erfassen → Rechnungslauf.
• Zahlungsarten im Versichertenstamm: Überweisung oder SEPA-Lastschrift (Status keine/erteilt/abgelehnt).
• Zuzahlung wird positionsweise berechnet (10 % je Position, mind. 5 €, max. 10 €); summenbedingte Rundungsabweichungen sind normal.

9. Abrechnung mit Nicht-DTA-Kostenträgern
ReAdresse → Rechnungstyp wählen: Berufsgenossenschaft, Bundeswehr, Polizei, Postbeamten-, Rentenversicherung.
Adresse manuell eingeben oder aus Liste wählen; ggf. branchenspezifische Tarifkennzeichen hinterlegen.
Ergebnis: reine Papierrechnung; Bankverbindung muss im Profil vorhanden sein.

10. Nummernkreise, Protokolle und Druckdaten
• Rechnungs- und Belegnummern: werden beim Lauf reserviert; Laufabbruch erzeugt Lücken, die nicht nachträglich schließbar sind.
• Eigenen Rechnungsnummernkreis nur eingeschränkt anpassbar (Profileinstellungen).
• Druckprotokoll: Bei Sammelrechnungen optionales Beiblatt mit Versicherten-, Betrags- und Belegübersicht.

11. PDFs speichern, Mahnungen steuern
• PDF-Speicherung: Diskettensymbol neben Drucker → „Speichern unter“.
• Mahnstufen (0–4) über Spalte „Status“ einsehbar; Klick erzeugt Mahnung.
• Mahntexte individuell in der Belegkonfiguration (Fußzeile/Kopfzeile) anpassbar.

12. Zahlungseingänge buchen, korrigieren & exportieren
• Neue Zahlungen oder Kürzungen: Menü Zahlungseingänge → „Buchen“.
• Falschverbuchungen: Zahlung stornieren und korrekt neu erfassen.
• Export: Zeitraum wählen → Rechnungs-Typ filtern → „Exportieren“ (z. B. für DATEV).

13. Häufige Sonderfälle und Praxistipps
• Papierrechnung statt DTA: IK im Abrechnungsfall ergänzen, Rechnung auflösen, Fall speichern, neu abrechnen.
• Rentenversicherungs- oder Aktenzeichen ausweisen: Feld „Bemerkung“ im Reiter REAdresse nutzen.
• Druckersperre nach Versandfehler: Fehler beheben, Rechnung manuell erneut versenden.
• „Insert into 3.2: Wert zu groß“: Straßen-/Ortsangabe auf ≤ 25 Zeichen kürzen.

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