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Rechnungsarten im DMRZ

Rechnungen im DMRZ – alles Wichtige zu Druck, Verwaltung und Korrektur Ihr Leitfaden für effizientes Rechnungs-Handling, vom Ausdruck bis zur Stornierung

  1. Tabelle mit den Rechnungstypen 
  2. Grundlagen und Zuständigkeiten
  3. Druckstatus, Einzel- und Sammeldruck
  4. Zurückgestellte Rechnungen erneut versenden
  5. Rechnungsübersicht richtig filtern und suchen
  6. Typische Druck- und Versandfehler beheben
  7. Stornieren, Auflösen oder Korrigieren – was wann?
  8. Korrekturrechnung (KAF) Schritt für Schritt
  9. Zuzahlungs- und Privatrechnungen erstellen
  10. Abrechnung mit Nicht-DTA-Kostenträgern
  11. Nummernkreise, Protokolle und Druckdaten
  12. PDFs speichern, Mahnungen steuern
  13. Zahlungseingänge buchen, korrigieren & exportieren
  14. Häufige Sonderfälle und Praxistipps
 
1. Tabelle mit den Rechnungstypen 
 
Rechnungstyp

Übermittlung  Symbol im DMRZ

 Nutzen Besonderheiten
Standard DTA

Elektronisch

 Standardabrechnung mit elektronischer Übermittlung an die zuständige Datenannahmestelle Je nach Verfahren zusätzlich Begleitzettel und Rechnung per Post
Konsilrechnung

Papier

 Für Konsil- bzw. besondere Abrechnungsfälle Keine elektronische DTA-Übermittlung
Papierrechnung an Kostenträger

Papier

 Für Abrechnungen per Post an den Kostenträger Rechnung wird vom Kunden ausgedruckt und selbst versendet
Privatrechnung an Versicherten

Papier

 Für Rechnungen direkt an den Versicherten, z. B. bei Eigenanteil oder Selbstzahlern Keine Abrechnung über den Kostenträger
Renten- und Unfallversicherung

Papier

 Für Rechnungen an Träger der Renten- oder Unfallversicherung Eigener Rechnungstyp außerhalb des normalen GKV-DTA
Berufsgenossenschaft

Papier

 Für die Abrechnung gegenüber Berufsgenossenschaften Separate Abrechnungsart mit eigenem Rechnungstyp
 

2. Grundlagen und Zuständigkeiten


Im DMRZ steuern Sie den kompletten Lebenszyklus Ihrer Rechnungen: vom Druckstatus über Korrektur-, Storno- und Auflösungsverfahren bis zum Zahlungsabgleich. Dieser Leitfaden unterstützt Sie bei allen Standardaufgaben und zeigt Lösungen für typische Fehlerbilder.

 

3. Druckstatus, Einzel- und Sammeldruck

  • „Nicht gedruckt“-Hinweise löschen: In „Nächste Schritte“ klicken → alle auswählen → „Alle ausgewählten Rechnungen als gedruckt markieren“.

  • Einzel- vs. Sammeldruck:

    –  Einzeldruck über Menü Rechnungen oder „Rechnungen ausdrucken“ → Druckersymbol.

    – Sammeldruck via Sammeldruckmenü; Begleitzettel, Belege und optionales Druckprotokoll für Sammelrechnungen einbeziehen.

  • Ausgabemedium: Dokumente öffnen als PDF in neuem Fenster / Tab; Druck über Browser- oder PDF-Funktion. 

  • Spätdruck: Beim erneuten Ausdruck erscheint das aktuelle Druckdatum; das ursprüngliche Erstellungsdatum bleibt in den Datenspalten.

Hinweis: Eine Zusammenfassung von Zuzahlungsrechnungen ist nicht möglich, da dieses bei der Korrektur oder Auflösung von Rechnungen zu Kaskaden führen kann.

 

4. Zurückgestellte Rechnungen erneut versenden

Nach Guthabenaufladung: Rechnungen-Liste → Zahnradsymbol → „Erneut versenden“.
Voraussetzung: Kontostand ≥ 0 €. Ohne erfolgreichen Versand sind Druck und Begleitzettel gesperrt.

 

5. Rechnungsübersicht richtig filtern und suchen

• Rechnungsart-Dropdown (rechts neben „Export“).
• Schnellfilter über Pfeil im Suchfeld oder Freitextsuche.
• Erweiterte Suche: Kriterien wie Rechnungs-/Belegnummer, Datum, Betrag, Kostenträger.
• Archivierte Datensätze: „Mehr“ → „Archivierte anzeigen“.
• Persönlichen Standardfilter unter Einstellungen → Profile definieren.

 

6. Typische Druck- und Versandfehler beheben

• „Bankverbindung/Steuernummer fehlt“ – Stammdaten / Standort pflegen.
• Adresszusatz oder Rechnungsadresse fehlt – Reiter REAdresse im Abrechnungsfall ergänzen.
• Bankdaten auf Papierrechnung nötig? Eigene Fußzeile in Belegkonfiguration oder Rechnungstyp „Privat“ wählen.
• Druck blockiert, weil Versand noch offen – zuerst manuell versenden bzw. Guthaben ausgleichen.

 

7. Stornieren, Auflösen oder Korrigieren – was wann?

  1. Korrigieren – Korrekturrechnung; Abrechnungsfälle bleiben erhalten; kostenfrei, außer bei Nachforderungen.
  2. Auflösen – Rechnung wird mit Stornobeleg aufgehoben, Fälle bleiben bearbeitbar; neue Rechnung kostenpflichtig.
  3. Stornieren – endgültige Löschung von Rechnung und Fällen; nicht reversibel, nicht nach Fibu-Export möglich.
    Durchführung: Rechnungen-Liste → Zahnradsymbol → gewünschte Aktion → Dialog bestätigen (Storno-/Auflösungsgrund optional). Stornierte/aufgelöste Belege erscheinen rot und sind per Filter „Stornierte anzeigen“ sichtbar.
 

8. Korrekturrechnung (KAF) Schritt für Schritt

  1. Korrektur-Symbol in „Abrechnungsfälle“ ODER Button „Abrechnungsfall korrigieren“ in den Falldetails.
  2. Einen der vier Korrekturgründe wählen:
    – Vollständige Kürzung & erneuter DTA-Versand
    – Nachforderung (Preiserhöhung/Zuzahlung)
    – Umbuchung Zuzahlung auf Patient:in
    – Manuelle Kürzung ohne DTA
  3. Felder befüllen: Kürzungsbetrag, Kürzungsgrund, Bemerkung, Checkbox „Dokumente nicht erneut senden“.
  4. „Übernehmen“ – System erstellt KAF mit neuer Rechnungsnummer (Symbol „K“).
    Hinweise: Keine Stornobelege; Vorfinanzierer wird nicht automatisch informiert; KAF auch möglich, wenn Ursprungrechnung schon Zahlungen erhielt.
 

9. Zuzahlungs- und Privatrechnungen erstellen

• Zuzahlungsrechnung drucken: Abrechnungsfall → „Liste anzeigen“ → Druckersymbol; alternativ in der Rechnungen-Übersicht.
• Privatrechnung: Neuer Abrechnungsfall → ReAdresse: Rechnungstyp „Privatrechnung an Versicherten“, „Konsilrechnung“ oder Firmenadresse; Leistungen erfassen → Rechnungslauf.
• Zahlungsarten im Versichertenstamm: Überweisung oder SEPA-Lastschrift (Status keine/erteilt/abgelehnt).
• Zuzahlung wird positionsweise berechnet (10 % je Position, mind. 5 €, max. 10 €); summenbedingte Rundungsabweichungen sind normal.

 

10. Abrechnung mit Nicht-DTA-Kostenträgern

Adresse → Rechnungstyp wählen: Berufsgenossenschaft, Bundeswehr, Polizei, Postbeamten-, Rentenversicherung.
Adresse manuell eingeben oder aus Liste wählen; ggf. branchenspezifische Tarifkennzeichen hinterlegen.
Ergebnis: reine Papierrechnung; Bankverbindung muss im Profil vorhanden sein.

 

11. Nummernkreise, Protokolle und Druckdaten

• Rechnungs- und Belegnummern: werden beim Lauf reserviert; Laufabbruch erzeugt Lücken, die nicht nachträglich schließbar sind.
• Eigenen Rechnungsnummernkreis nur eingeschränkt anpassbar (Profileinstellungen).
• Druckprotokoll: Bei Sammelrechnungen optionales Beiblatt mit Versicherten-, Betrags- und Belegübersicht.

 

12. PDFs speichern, Mahnungen steuern

• PDF-Speicherung: Diskettensymbol neben Drucker → „Speichern unter“.
• Mahnstufen (0–4) über Spalte „Status“ einsehbar; Klick erzeugt Mahnung.
• Mahntexte individuell in der Belegkonfiguration (Fußzeile/Kopfzeile) anpassbar.

 

13. Zahlungseingänge buchen, korrigieren & exportieren

• Neue Zahlungen oder Kürzungen: Menü Zahlungseingänge → „Buchen“.
• Falschverbuchungen: Zahlung stornieren und korrekt neu erfassen.
• Export: Zeitraum wählen → Rechnungs-Typ filtern → „Exportieren“ (z. B. für DATEV).

 

14. Häufige Sonderfälle und Praxistipps

• Papierrechnung statt DTA: IK im Abrechnungsfall ergänzen, Rechnung auflösen, Fall speichern, neu abrechnen.
• Rentenversicherungs- oder Aktenzeichen ausweisen: Feld „Bemerkung“ im Reiter REAdresse nutzen.
• Druckersperre nach Versandfehler: Fehler beheben, Rechnung manuell erneut versenden.
• „Insert into 3.2: Wert zu groß“: Straßen-/Ortsangabe auf ≤ 25 Zeichen kürzen.

 

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