- Rechnungstypen im Überblick
- Grundlagen und Zuständigkeiten
- Druckstatus sowie Einzel- und Sammeldruck
- Zurückgestellte Rechnungen erneut versenden
- Rechnungsübersicht filtern und durchsuchen
- Typische Druck- und Versandfehler beheben
- Zuzahlungs- und Privatrechnungen erstellen
- Abrechnung mit Nicht-DTA-Kostenträgern
- Nummernkreise, Protokolle und Druckdaten
- PDFs speichern und Mahnungen steuern
- Häufige Sonderfälle und Praxistipps
1. Rechnungstypen im Überblick
Im DMRZ stehen verschiedene Rechnungstypen zur Verfügung. Welcher Rechnungstyp geeignet ist, hängt vom Kostenträger, der Übermittlungsart und dem Abrechnungsfall ab.
| Rechnungstyp |
Übermittlung Symbol im DMRZ |
Nutzen | Besonderheiten |
|---|---|---|---|
| Standard DTA |
Elektronisch
|
Standardabrechnung mit elektronischer Übermittlung an die zuständige Datenannahmestelle | Je nach Verfahren zusätzlich Begleitzettel und Rechnung per Post |
| Konsilrechnung |
Papier
|
Für Konsil- bzw. besondere Abrechnungsfälle | Keine elektronische DTA-Übermittlung |
| Papierrechnung an Kostenträger |
Papier
|
Für Abrechnungen per Post an den Kostenträger | Rechnung wird vom Kunden ausgedruckt und selbst versendet |
| Privatrechnung an Versicherten |
Papier
|
Für Rechnungen direkt an den Versicherten, z. B. bei Eigenanteil oder Selbstzahlern | Keine Abrechnung über den Kostenträger |
| Renten- und Unfallversicherung |
Papier
|
Für Rechnungen an Träger der Renten- oder Unfallversicherung | Eigener Rechnungstyp außerhalb des normalen GKV-DTA |
| Berufsgenossenschaft |
Papier
|
Für die Abrechnung gegenüber Berufsgenossenschaften | Separate Abrechnungsart mit eigenem Rechnungstyp |
2. Grundlagen und Zuständigkeiten
Im DMRZ kannst Du den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung verwalten. Dazu gehören unter anderem:
- Druckstatus prüfen und ändern,
- Rechnungen einzeln oder gesammelt drucken,
- zurückgestellte Rechnungen erneut versenden,
- Rechnungen korrigieren,
- Rechnungen auflösen oder stornieren,
- Zahlungseingänge und Rechnungskürzungen erfassen,
- Rechnungsdaten exportieren,
- Mahnungen erstellen.
Prüfe vor jeder Änderung, welchen Status die Rechnung hat und ob bereits ein Versand, eine Zahlung oder ein Fibu-Export erfolgt ist. Davon hängt ab, welche Bearbeitungsmöglichkeiten noch zur Verfügung stehen.
3. Druckstatus sowie Einzel- und Sammeldruck
Rechnungen als gedruckt markieren
Wenn der Hinweis „Nicht gedruckt“ weiterhin angezeigt wird, kannst Du die betreffenden Rechnungen manuell als gedruckt markieren:
- Öffne den Bereich „Nächste Schritte“.
- Wähle die gewünschten Rechnungen aus.
- Klicke auf „Alle ausgewählten Rechnungen als gedruckt markieren“.
[[Bild]]
Einzelne Rechnung drucken
Einzeldrucke kannst Du über folgende Bereiche starten:
- das Menü „Rechnungen“ oder
- „Rechnungen ausdrucken“.
Wähle anschließend bei der gewünschten Rechnung das Druckersymbol.
Sammeldruck starten
Für den Sammeldruck verwendest Du das Sammeldruckmenü. Dort kannst Du unter anderem folgende Dokumente einbeziehen:
- Begleitzettel,
- Belege,
- Druckprotokolle für Sammelrechnungen.
Die Dokumente werden als PDF in einem neuen Fenster oder Tab geöffnet. Den Druck startest Du anschließend über die Druckfunktion des Browsers oder des PDF-Programms.
[[Bild]]
Rechnung erneut drucken
Wenn Du eine Rechnung später erneut druckst, wird das aktuelle Druckdatum angezeigt. Das ursprüngliche Erstellungsdatum bleibt in den Datenspalten erhalten.
Zuzahlungsrechnungen zusammenfassen
Eine Zusammenfassung von Zuzahlungsrechnungen ist nicht möglich. Dadurch sollen Kaskaden bei einer späteren Korrektur oder Auflösung von Rechnungen vermieden werden.
4. Zurückgestellte Rechnungen erneut versenden
Wenn eine Rechnung wegen eines nicht ausreichenden Guthabens zurückgestellt wurde, kannst Du sie nach dem Aufladen des Guthabenkontos erneut versenden.
Voraussetzung ist ein Kontostand von mindestens 0 €.
- Öffne die Liste „Rechnungen“.
- Wähle bei der zurückgestellten Rechnung das Zahnradsymbol.
- Klicke auf „Erneut versenden“.
- Prüfe anschließend den Versandstatus.
Solange der Versand nicht erfolgreich war, sind der Druck der Rechnung und der Druck des Begleitzettels gesperrt.
5. Rechnungsübersicht filtern und durchsuchen
Mit den Such- und Filterfunktionen kannst Du Rechnungen gezielt finden.
Rechnungstyp auswählen
Verwende das Dropdown-Menü zur Rechnungsart rechts neben „Export“.
Schnellfilter verwenden
- Klicke auf den Pfeil im Suchfeld.
- Wähle den gewünschten Schnellfilter aus.
Alternativ kannst Du einen Suchbegriff direkt in die Freitextsuche eingeben.
Erweiterte Suche verwenden
In der erweiterten Suche kannst Du unter anderem nach folgenden Kriterien suchen:
- Rechnungsnummer,
- Belegnummer,
- Datum,
- Betrag,
- Kostenträger.
Archivierte Rechnungen anzeigen
Um archivierte Datensätze einzublenden:
- Öffne das Menü „Mehr“.
- Wähle „Archivierte anzeigen“.
Standardfilter festlegen
Du kannst unter Einstellungen → Profile einen persönlichen Standardfilter festlegen.
6. Typische Druck- und Versandfehler beheben
Bankverbindung oder Steuernummer fehlt
Wenn eine Bankverbindung oder Steuernummer auf dem Beleg fehlt, prüfe Deine Stammdaten und die hinterlegten Standortdaten.
Adresszusatz oder Rechnungsadresse fehlt
Wenn ein Adresszusatz oder eine abweichende Rechnungsadresse fehlt, ergänze die Angaben im Abrechnungsfall im Reiter „ReAdresse“.
Bankverbindung auf einer Papierrechnung
Wenn die Bankverbindung auf einer Papierrechnung erscheinen soll, kannst Du eine eigene Fußzeile in der Belegkonfiguration hinterlegen. Alternativ kannst Du den Rechnungstyp „Privat“ verwenden.
Druck ist wegen eines offenen Versands gesperrt
Wenn der Druck gesperrt ist, weil der Versand noch offen ist, versende die Rechnung zunächst manuell oder gleiche das Guthaben aus. Nach erfolgreichem Versand kannst Du den Druck erneut versuchen.
7. Zuzahlungs- und Privatrechnungen erstellen
Zuzahlungsrechnung drucken
Du kannst eine Zuzahlungsrechnung direkt aus dem Abrechnungsfall oder aus der Rechnungsübersicht drucken.
Über den Abrechnungsfall:
- Öffne den Abrechnungsfall.
- Wähle „Liste anzeigen“.
- Klicke auf das Druckersymbol.
Alternativ kannst Du die Rechnung über die Rechnungsübersicht öffnen und drucken.
Privatrechnung erstellen
- Lege einen neuen Abrechnungsfall an.
- Öffne den Bereich „ReAdresse“.
- Wähle den passenden Rechnungstyp:
- „Privatrechnung an Versicherten“
- „Konsilrechnung“
- Rechnung an eine Firmenadresse
- Erfasse die Leistungen.
- Starte den Rechnungslauf.
Zahlungsarten im Versichertenstamm
Im Versichertenstamm kannst Du die Zahlungsart hinterlegen:
- Überweisung
- SEPA-Lastschrift
Für die SEPA-Lastschrift stehen folgende Status zur Verfügung:
- keine
- erteilt
- abgelehnt
Zuzahlung berechnen
Die Zuzahlung wird positionsweise berechnet:
- 10 % je Position,
- mindestens 5 €,
- höchstens 10 €.
Durch die Berechnung einzelner Positionen können Rundungsabweichungen bei der Gesamtsumme entstehen. Diese Abweichungen sind normal.
8. Abrechnung mit Nicht-DTA-Kostenträgern
Für Kostenträger, die nicht am DTA-Verfahren teilnehmen, erstellst Du eine Papierrechnung.
- Öffne die Adresse beziehungsweise die Adressauswahl.
- Wähle den passenden Rechnungstyp, zum Beispiel:
- Berufsgenossenschaft,
- Bundeswehr,
- Polizei,
- Postbeamtenversicherung,
- Rentenversicherung.
- Gib die Adresse manuell ein oder wähle sie aus der Liste aus.
- Hinterlege bei Bedarf branchenspezifische Tarifkennzeichen.
- Prüfe die Rechnung und drucke sie aus.
Das Ergebnis ist eine reine Papierrechnung. Die Bankverbindung muss in Deinem Profil hinterlegt sein.
Hinweis: Im Ausgangstext werden neben Berufsgenossenschaften sowie Renten- und Unfallversicherung weitere Rechnungstypen wie Bundeswehr, Polizei und Postbeamtenversicherung genannt. Die genaue Zuordnung dieser Typen in der Rechnungstyp-Liste ist dort nicht näher beschrieben.
9. Nummernkreise, Protokolle und Druckdaten
Rechnungs- und Belegnummern
Rechnungs- und Belegnummern werden beim Rechnungslauf reserviert.
Wenn ein Rechnungslauf abgebrochen wird, können dadurch Lücken in den Nummernkreisen entstehen. Diese Lücken können nachträglich nicht geschlossen werden.
Einen eigenen Rechnungsnummernkreis kannst Du nur eingeschränkt über die Profileinstellungen anpassen.
Druckprotokoll
Bei Sammelrechnungen kannst Du optional ein Druckprotokoll als Beiblatt erstellen. Es enthält eine Übersicht über:
- versicherte Personen,
- Beträge,
- Belegnummern.
10. PDFs speichern und Mahnungen steuern
PDF speichern
- Öffne das Druckfenster.
- Klicke neben dem Druckersymbol auf das Diskettensymbol.
- Wähle „Speichern unter“.
- Lege den Speicherort fest und speichere die PDF-Datei.
Mahnstufe prüfen und Mahnung erstellen
Die Mahnstufe findest Du in der Spalte „Status“. Die verfügbaren Mahnstufen reichen von 0 bis 4.
- Öffne die betreffende Rechnung.
- Klicke auf das Statussymbol.
- Wähle die gewünschte Mahnstufe aus.
- Erstelle beziehungsweise versende die Mahnung.
Eigene Mahntexte kannst Du in der Belegkonfiguration anpassen. Dort können unter anderem Angaben in der Fußzeile oder Kopfzeile geändert werden.
11. Häufige Sonderfälle und Praxistipps
Papierrechnung statt DTA erstellen
Wenn Du statt einer DTA-Rechnung eine Papierrechnung erstellen möchtest:
- Ergänze das IK im Abrechnungsfall.
- Löse die bestehende Rechnung auf.
- Speichere den Abrechnungsfall.
- Rechne den Fall anschließend erneut ab.
Rentenversicherungs- oder Aktenzeichen angeben
Wenn ein Rentenversicherungs- oder Aktenzeichen auf der Rechnung ausgewiesen werden soll, trage es im Reiter „ReAdresse“ in das Feld „Bemerkung“ ein.
Drucksperre nach einem Versandfehler
Wenn der Druck nach einem Versandfehler gesperrt ist, behebe zunächst den Versandfehler. Versende die Rechnung anschließend manuell erneut.
Fehlermeldung „Insert into 3.2: Wert zu groß“
Wenn diese Fehlermeldung angezeigt wird, kürze die Straßen- oder Ortsangabe auf höchstens 25 Zeichen.
Hashtags
#Rechnungen #DMRZ #Druck #Druckstatus #Sammeldruck #Korrektur #Storno #Auflösung #Zahlungseingang #Zuzahlung #Privatrechnung #NichtDTA #Mahnung #Workflow #Abrechnung #Kostenträger