Pflege: die Personalplanung / Dienstplan

• Seit PDSG (2020) muss jeder Leistungserbringer im Pflege- und Betreuungsdienst eine eindeutige lebenslange Beschäftigtennummer (LBNR) führen.
• Ab 01.01.2023 sind viele Einrichtungen verpflichtet, die LBNR des Mitarbeiters elektronisch per DTA zu melden (vgl. Prüfmöglichkeit unter www.bevap-bund.de).

Ersatz-Beschäftigtennummer im System
• Im Zugang ist initial eine Ersatz-LBNR hinterlegt; sie greift, wenn für einen Mitarbeiter noch keine LBNR erfasst ist.
• Anpassung: Profil/Einstellungen → Pflege-Konfiguration → Personalplanung.

LBNR im Mitarbeiterdatensatz hinterlegen
• Personalplanung → Personal Details: LBNR ergänzen (zusätzlich zum Handzeichen).
• Die LBNR ersetzt nicht das Handzeichen auf dem Leistungsnachweis.

Übermittlung der LBNR in Abrechnungsfällen
• Mobile Rückerfassung: Nummer wird automatisch per Handzeichen in den Abrechnungsfall übernommen.
• Ohne Rückerfassung: LBNR im Abrechnungsfall manuell ergänzen oder die „Hdz.-Leiste“ unter Profil → Pflege-Konfiguration → Allgemein aktivieren.

LBNR im Leistungsnachweis
• LBNR kann zusammen mit dem Handzeichen erfasst werden; bei mobiler Rückerfassung erfolgt dies automatisch.

Schnellhilfe
• In allen relevanten Masken steht der „Hilfe“-Button mit detaillierten Anleitungen und Best-Practice-Tipps bereit.

Dienstplan abgeschlossen – nachträgliche Korrekturen
• Nach Abschluss erscheint der Button „Ist-Korrektur“. Korrekturen durchführen und anschließend erneut „Ist-Abschließen“.

Mitarbeiter fehlt oder wird falsch angezeigt

1. Personalplanung → Personal:
   – Gültigen Arbeitsvertrag anlegen/prüfen.
   – Pflegeteam & OE-Zuordnung kontrollieren.
   – Optionen „Ausblenden (DP/TP)“ und „Sichtbare OE“ checken.
2. Dienstplan nach Änderungen neu berechnen (Personalplanung → Dienstplan → Neu berechnen).

Übertrag Vormonat korrigieren
• Personalplanung → Arbeitszeitkonto oder Klick auf „Übertrag Vormonat“ im DP.
• Wert im Feld „Übertrag Vormonat“ anpassen.

Soll- & Restarbeitszeiten verstehen
Spalte Soll:

1. Monatssoll 2. Übertrag Vormonat (±) 3. Verfügbare Stunden im aktuellen Monat
   Spalte Rest:
2. Bereits verplante Stunden 2. Noch einteilbar 3. Differenz (geht als Plus/Minus in Folgemonat)

Falsche Arbeitszeiten, Urlaub oder Krankenzeiten
• Arbeitsvertrag prüfen bzw. Änderungsvertrag anlegen.
• Dienstplan und Arbeitszeitkonten neu berechnen.

Schichten bearbeiten
• Unbenutzte Schichten frei änderbar.
• Bereits verwendete Schicht: „Schichtzeiten ändern“ → System legt Kopie an; Änderungen gelten für künftige DP-Zeiträume ohne abgeschlossene Pläne.

Dienstplan nicht sichtbar
• Einstellungen → Organisationseinheiten: Checkbox „Dienstplan“ aktivieren.
• Browser aktualisieren (F5) oder neu anmelden.

Anzeige- & Berechnungsfehler
• Nach Login kann DP-Ansicht nach Speichern von „Ist“ auf „Soll“ springen. Lösung: Ansicht „Ist“ erneut wählen (Bugfix folgt).

Wunschbuch / Wunschschichten
• Personalplanung → Wunschbuch: Mitarbeitende dürfen über „Neu“ Wünsche erfassen (Recht „Wunschbuch“ erforderlich).
• Dienstpläne → Mehr → Wunschbuch: Wünsche einsehen und per Zahnrad annehmen/ablehnen; Status wird im Wunschbuch angezeigt.

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