Pflege: Abrechnung und Abrechnungsfälle

Überblick
Dieser Leitfaden bündelt die wichtigsten Arbeitsschritte und Problemlösungen rund um die Abrechnung im DMRZ: vom Eigenbehalt bei Beihilferechnungen über das Anlegen privater Leistungen bis hin zu typischen Fehlermeldungen in Abrechnungsfällen.

Beihilfe & Eigenbehalt korrekt berechnen
• Privat versicherte Beihilfe-Empfänger: wie normale Privatrechnung ausstellen; die Beihilfestelle kürzt den Eigenbehalt selbst.
• Gesetzlich versicherte Pflegekund:innen: Anteil der Beihilfe in Versichertenverwaltung > Einstellungen > Abrechnung eintragen. Das System erzeugt automatisch Nebenrechnungen (Präfix “BH”).
• Anschrift: Beihilferechnungen gehen immer an den Versicherten. Abweichende Adresse derzeit nicht möglich (Ticket “VV – Adresse Beihilferechnung” anlegen, falls erforderlich).

Privatleistungen anlegen & abrechnen

1. Menü Abrechnung → Privatleistungen → Neu.
2. Leistung erfassen; Positionsnummer frei wählbar (leer = automatische ZL-Nummerierung).
3. Leistung in Leistungsplanung bzw. Abrechnungsfall wählen.
4. MwSt-Pflicht? Aktivierung durch DMRZ-Support, dann pro Leistung Steuersatz definieren.
   Hinweis: Privatleistungen erzeugen stets Papierrechnungen und fließen nur in Privat-Statistiken.

AOK Plus: Elektronische Entlastungs­leistungen (§ 45b SGB XI)
Seit 01.07.2018 Pflicht zur DTA-Abrechnung für Sachsen & Thüringen. Schreiben liegt DMRZ vor; Umsetzung im System erfolgt automatisch.

AOK Nordwest: Rechnungsadressen (Mai 2018)
• SGB V (HKP): Kurfürstenstr. 3-7, 32052 Herford – im System hinterlegt.
• SGB XI: Splitting nach PLZ nicht möglich; Adresse kann in Stammdaten → Verträge manuell ergänzt werden.

Handzeichen & mobile Rückerfassung
• Fehlende Rückerfassung: Einen Tag rückwirkend in der App nachtragen, sonst direkt im Abrechnungsfall Zeiten/Handzeichen ergänzen.
• Versehentlich überschriebene Rückerfassung: Zeiten & Kürzel manuell in der Listenansicht oder Kalenderansicht des Abrechnungsfalls nachtragen und speichern.

Abrechnungsfälle verwalten

1. Freigeben: Über Listen- oder Detailansicht per orangenen Haken; alternativ Zeitraumweise Freigabe möglich. Freigabe nur für abgeschlossene Monate und fehlerfreie Fälle. 
   
2. Nachträgliche Erstellung: In der Leistungsplanung > “Mehr” > “Abrechnungsfälle erstellen”, Monat wählen.
   
3. Leistungen ändern: Nicht freigegebene Fälle direkt bearbeiten (Zeile löschen, Tage anpassen, Schnelleingabe nutzen).
4. Korrektur nach Kürzung: Korrektur-Symbol (rotes “K”) nutzen, Option “Abrechnungsfall komplett gekürzt” wählen, Änderungen vornehmen.
5. Fehler IK/Rechnungsadresse: IK und Rechnungsdaten prüfen; ggf. Ticket mit Belegnummer & IK an Kostenträger-Management.
6. Fehlermeldungen:
   – „Nicht mehr gültiger Vertrag“: Abrechnungsfall zurückstellen, Leistungsplanung aktualisieren (blaue Pfeile) oder Serie neu anlegen.
   
   
   – „Verschiedene AC/TK/LA“: Leistungsplanung korrigieren, dann Abrechnungsfall aktualisieren.

Eigenanteil & Deckelungsbeträge (SGB XI / XII)
• Pflegesachleistungs­budgets sind systemseitig hinterlegt. Pflegegrad muss in den Versicherten­stammdaten stehen.
• Abweichende Budgets können unter Versicherte → Leistungsarten eingetragen werden (z. B. anderes Budget für Verhinderungspflege).
• Hilfe zur Pflege (SGB XII) / Eigenanteil: In Versicherte → Hilfe zur Pflege
– SGB XII ohne Betrag = Amt zahlt alles.
– SGB XII mit Betrag = Amt zahlt bis Maximalbetrag, Rest Eigenanteil.
– Eigenanteil + Betrag = Versicherter zahlt festen Eigenanteil, Rest Amt.

Abweichende Rechnungsadressen je Leistungsart
• DTA-Rechnungen: Stammdaten → Verträge → abweichende Papierannahmestelle eintragen.
• Papierrechnungen: Versicherte → Einstellungen → Rechnungsadresse.
Vor Rechnungslauf stets richtige Adresse prüfen; Änderungen an bereits erstellten Rechnungen erfordern Korrektur-AF.

Automatische Deckelung Eigenanteil
DMRZ vergleicht Leistungskosten mit dem hinterlegten Budget und legt Eigenanteils- bzw. Amtsrechnung korrekt an. Manuelle Betragsanpassungen in Abrechnungsfällen nur in Ausnahmefällen vornehmen.

Typische Rückfragen – Kurzantworten
• „Warum zeigt das System eine Morgen-/Abendtoilette an?“ – Spezielle Verträge (v. a. Bayern) fassen ≥4 Einzelleistungen automatisch zur Komplexgebühr zusammen.
• „Fehler: fehlendes Handzeichen“ – Handzeichen löschen, neu eintragen, speichern.

• „Positionen ohne gültigen Vertrag“ – AF zurückstellen, Leistungsplanung neu speichern oder Vertragswechsel durch Support.

Mögliche Fragen: 

Bei entlastungsleistungen springt der Status wird nur Papierrechnung! angezeigt. Warum nicht DTA-Rechnung

Bei Entlastungsleistungen (§ 45b SGB XI) zeigt das DMRZ-System oft automatisch den Status „wird nur Papierrechnung!“ an. Das liegt daran, dass nicht alle Kostenträger diese Leistungen per DTA (Datenträgeraustausch, also elektronische Übermittlung) akzeptieren.

Wichtige Hinweise aus den Supportdaten:

• Der Rechnungstyp richtet sich nach der Akzeptanz des Kostenträgers. Viele Pflegekassen nehmen Entlastungsleistungen nur als Papierrechnung entgegen.
• DTA-fähige Kostenträger für Entlastungsleistungen sind z. B. AOK Bayern, AOK Plus und AOK Rheinland.
• Beginnt das Kostenträger-IK mit „10“ (Krankenkassen) oder „18“ (Pflegekassen), ist das manchmal ein Hinweis auf DTA-Fähigkeit. Dennoch muss die Annahme explizit hinterlegt sein.
• Sobald im System manuell im Reiter „Zahlungen“ etwas geändert wird, wandelt sich der Beleg ebenfalls automatisch in eine Papierrechnung.

Fazit: Wenn der Status auf „Papierrechnung“ springt, akzeptiert Ihr Kostenträger die DTA-Abrechnung für Entlastungsleistungen vermutlich nicht. Das ist kein Fehler, sondern systembedingt. 

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