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Pflege: Leistungsplanung und Leistungsnachweis

Von der Planung bis zur Abrechnung – alles Wichtige auf einen Blick

 Inhaltsverzeichnis

  1. Grundlagen und Fachbegriffe
  2. Leistungsplanung anlegen
  3. Leistungen auswählen und Tarifkennzeichen prüfen
  4. Planung bearbeiten, löschen und Pflegeunterbrechungen hinterlegen
  5. Leistungsplanung aktualisieren, speichern und Fehler beheben
  6. Soll-Ist-Abgleich im Abrechnungsfall
  7. Leistungsnachweise drucken und unterschreiben
  8. Nachkontrolle vor der Abrechnung
  9. Häufige Fehlermeldungen und ihre Lösungen
  10. Fehlenden Abrechnungsfall nachträglich erstellen

Tutorial: Leistungsplanung

 

 

Tutorial: Abrechnung erstellen aus Leistungsplanung

 

 

 

1. Grundlagen und Fachbegriffe

Die Leistungsplanung dient zur Vorausplanung der Leistungen für einen Versicherten. Im Abrechnungsfall werden die tatsächlich erbrachten Leistungen anschließend geprüft und angepasst.

Zeitvergütung

Zeitvergütungen erkennst Du an Positionsnummern, bei denen an der dritten und vierten Stelle „02“ steht.

Bei jeder einzelnen Leistung müssen Beginn und Ende dokumentiert werden.

Komplexleistung

Komplexleistungen erkennst Du an Positionsnummern, bei denen an der dritten und vierten Stelle „01“ steht.

Komplexleistungen werden automatisch aus den erfassten Einzelleistungen gebildet. Eine Komplexleistung kann deshalb nicht direkt in der Leistungsplanung ausgewählt werden.

Leistungskomplexe im SGB XI

Leistungskomplexe sind fest definierte Leistungspakete.

In Nordrhein-Westfalen werden die Leistungskomplexe 31 bis 33 zwar als „LK“ bezeichnet. Dabei handelt es sich jedoch um Einzelleistungen mit den Positionsnummern 0102014 bis 0102016.

Leistungsgruppen im SGB V

Im SGB V werden die Einzelleistungen je Einsatz zur höchsten Leistungsgruppe zusammengefasst. Welche Leistungen dabei berücksichtigt werden, ergibt sich aus dem jeweils geltenden Vertrag.

2. Leistungsplanung anlegen

  1. Öffne „Versichertenverwaltung → Leistungsplanung“.
  2. Klicke auf „Neu“.
  3. Wähle den Versicherten aus.
  4. Prüfe die Vertragsdaten. Die IK der Krankenkasse beziehungsweise Pflegekasse muss hinterlegt sein.
  5. Lege die zeitlichen Eckdaten fest:
    • Einzeltermin
    • täglich
    • wöchentlich
    • monatlich
  6. Definiere bei einer wiederkehrenden Planung das gewünschte Intervall.
  7. Wähle die passende Leistung aus. Achte darauf, ob Du die Leistung im Reiter SGB V, SGB XI oder Privat erfasst.
  8. Gib die Dauer der Leistung ein.
  9. Klicke auf „Hinzufügen“.

Die Leistung wird anschließend farblich im Kalender angezeigt:

  • Blau: SGB V
  • Grün: SGB XI
  • Orange: Privat
  1. Klicke auf „Speichern“.

Das System führt beim Speichern eine Plausibilitätsprüfung durch und erstellt in der Regel automatisch die zugehörigen Abrechnungsfälle.

3. Leistungen auswählen und Tarifkennzeichen prüfen

Leistung suchen

Du kannst eine Leistung über das Lupen-Symbol oder über ein Stichwort suchen.

Bei der Suche werden höchstens 50 Treffer angezeigt.

Pauschalen sowie Nacht-, Feiertags- und Komplexzuschläge werden nicht immer direkt in der Leistungsplanung angezeigt. Diese Positionen ergänzt das System gegebenenfalls erst im Abrechnungsfall.

Tarifkennzeichen prüfen

Wird ein falsches oder unvollständiges Tarifkennzeichen angezeigt, zum Beispiel „00 00000“, gehe wie folgt vor:

  1. Trage das korrekte Tarifkennzeichen ein.
  2. Prüfe die IK der Krankenkasse beziehungsweise Pflegekasse.
  3. Aktualisiere die Seite mit F5.

Fehlende Position melden

Fehlt eine erforderliche Position tatsächlich, melde dies an das Vertragsmanagement.

Gib dabei möglichst folgende Informationen an:

  • Abrechnungscode (AC)
  • Tarifkennzeichen (TK)
  • Kassenverband
  • Leistungstext
  • gegebenenfalls Positionsnummer
  • Preis

4. Planung bearbeiten, löschen und Pflegeunterbrechungen hinterlegen

Komplette Serie bearbeiten

Um eine gesamte Terminserie zu bearbeiten, öffne das Kontextmenü und wähle „Serie bearbeiten“.

Serie ab einem bestimmten Zeitpunkt bearbeiten oder löschen

Soll die Änderung erst ab einem bestimmten Stichtag gelten, wähle „Serie ab … bearbeiten“.

Zum Löschen einer Serie kannst Du das Mülleimer-Symbol verwenden.

Bei einem einzelnen Termin stehen die Optionen für Terminserien nicht zur Verfügung.

Pflegeunterbrechung hinterlegen

Du kannst eine Pflegeunterbrechung direkt in der Leistungsplanung über das Kontextmenü hinterlegen.

Alternativ öffnest Du:

„Versichertenverwaltung → Pflegeunterbrechungen“

Pflegeunterbrechungen werden im Kalender orange markiert.

Dauer ändern

Ändere die Dauer in der Schnelleingabemaske im Feld „Dauer“.

Die geänderte Dauer wird als Standard gespeichert und kann dadurch auch für weitere Versicherte verwendet werden.

5. Leistungsplanung aktualisieren, speichern und Fehler beheben

Versichertendaten aktualisieren

Wenn Du Versichertendaten änderst, werden zeitbezogene Informationen automatisch aktualisiert. Andere Änderungen werden nach einer Bestätigung übernommen.

Alternativ kannst Du die Leistungsplanung für den betreffenden Monat öffnen und auf die blauen Aktualisierungspfeile klicken.

Leistungsplanung kann nicht gespeichert werden

Prüfe bei Problemen beim Speichern folgende Punkte:

  • Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt?
  • Überschneiden sich mehrere Planungen?
  • Werden Fehlermeldungen angezeigt?
  • Sind die Vertrags- und Kassendaten vollständig?

Behebe die angezeigten Fehler und speichere die Planung anschließend erneut.

Meldung „Wird bearbeitet“

Wird am ersten Tag eines Monats die Meldung „Wird bearbeitet“ angezeigt, kann eine erhöhte Systemlast die Ursache sein.

Warte in diesem Fall ungefähr 30 Minuten und prüfe anschließend erneut, ob die Verarbeitung abgeschlossen ist.

6. Soll-Ist-Abgleich im Abrechnungsfall

Die Leistungsplanung ist eine Vorausplanung. Die tatsächlich erbrachten Leistungen werden im Abrechnungsfall erfasst, beispielsweise über die mobile Rückerfassung.

Im Abrechnungsfall kannst Du:

  • Leistungen ergänzen
  • Mengen ändern
  • Uhrzeiten anpassen
  • Handzeichen nachtragen

Die Bearbeitung ist sowohl in der Listenansicht als auch in der Kalenderansicht möglich.

Bereits abgerechnete Fälle kannst Du nur über die Funktion „Korrektur“ bearbeiten.

7. Leistungsnachweise drucken und unterschreiben

Leistungsnachweise aus der Leistungsplanung drucken

  1. Öffne die Leistungsplanung.
  2. Klicke auf „Mehr“.
  3. Wähle die gewünschte Druckfunktion:
    • Detail: Druck eines einzelnen Leistungsnachweises
    • Listen: Sammeldruck mehrerer Leistungsnachweise

Leistungsnachweis aus dem Abrechnungsfall drucken

Alternativ kannst Du den Leistungsnachweis direkt im Abrechnungsfall über „Leistungsnachweis drucken“ ausgeben.

Unterschriftsintervalle festlegen

Das Unterschriftsintervall legst Du unter folgendem Pfad fest:

„Einstellungen → Profil → Pflege-Konfiguration“

Du kannst zwischen folgenden Intervallen wählen:

  • wöchentlich
  • 14-täglich
  • monatlich

8. Nachkontrolle vor der Abrechnung

Führe vor jedem Rechnungslauf eine abschließende Kontrolle durch:

  1. Sammle die Leistungsnachweise ein.
  2. Prüfe, ob die erforderlichen Unterschriften vorhanden sind:
    • Unterschrift des Patienten beziehungsweise Versicherten
    • Unterschrift des Mitarbeitenden
    • Unterschrift des Pflegedienstes
  3. Öffne den Abrechnungsfall über die Belegnummer.
  4. Vergleiche die Papierunterlagen mit den Daten im System.
  5. Passe Uhrzeiten an, wenn sie um mehr als 30 Minuten abweichen.
  6. Lösche ausgefallene Leistungen.
  7. Ergänze zusätzlich erbrachte Leistungen.

9. Häufige Fehlermeldungen und ihre Lösungen

„Leistung/TK fehlt“

Prüfe das Tarifkennzeichen und die IK der Krankenkasse beziehungsweise Pflegekasse. Aktualisiere anschließend die Seite.

„LP nicht bearbeitbar – abgerechneter AF“

Die Leistungsplanung kann nicht mehr direkt bearbeitet werden, weil der Abrechnungsfall bereits abgerechnet wurde.

Passe die Leistung entweder direkt im Abrechnungsfall an oder ändere die Serie ab einem bestimmten Stichtag.

„Handzeichen fehlt“

Lösche das Handzeichen im Abrechnungsfall und trage es anschließend erneut ein.

„Planungsänderung nicht übernommen“

Speichere die Leistungsplanung zunächst fehlerfrei.

Der zugehörige Abrechnungsfall darf zu diesem Zeitpunkt weder freigegeben noch abgerechnet sein.

10. Fehlenden Abrechnungsfall nachträglich erstellen

Wird beispielsweise für einen Beratungsbesuch nach § 37.3 SGB XI kein Abrechnungsfall erstellt, prüfe zunächst, ob der betreffende Zeitraum im Vormonat oder noch weiter zurückliegt.

Liegt der Zeitraum in der Vergangenheit, kannst Du den Abrechnungsfall nachträglich erstellen:

  1. Öffne die Leistungsplanung.
  2. Klicke auf „Mehr“.
  3. Wähle „Abrechnungsfälle erstellen“.
  4. Wähle im angezeigten Fenster den entsprechenden Monat aus.
  5. Klicke auf „Ausführen“.

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