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Pflege: Abrechnung und Abrechnungsfälle

Alles zu Eigenbehalt, Privat- & Sonderleistungen, Fehlerkorrektur u. v. m.

 Inhaltsverzeichnis

  1. Überblick
  2. Beihilfe und Eigenbehalt korrekt berechnen
  3. Privatleistungen anlegen und abrechnen
  4. Entlastungsleistungen der AOK Plus elektronisch abrechnen
  5. Rechnungsadressen der AOK NordWest
  6. Handzeichen und mobile Rückerfassung
  7. Abrechnungsfälle verwalten
  8. Eigenanteil und Deckelungsbeträge nach SGB XI und SGB XII
  9. Abweichende Rechnungsadressen je Leistungsart
  10. Automatische Deckelung des Eigenanteils
  11. Entlastungsleistungen: Warum wird nur eine Papierrechnung angezeigt?
  12. Typische Rückfragen und Kurzantworten

 

Tutorial: Abrechnungsfall erstellen

 

Tutorial: Abrechnungsfall aus Leistungsplanung erstellen

 

1. Überblick

Dieser Leitfaden erklärt wichtige Arbeitsschritte und typische Problemlösungen rund um die Abrechnung im DMRZ.

Du erfährst unter anderem, wie Du:

  • Beihilfe- und Eigenanteile korrekt berechnest,
  • Privatleistungen anlegst und abrechnest,
  • Handzeichen und mobile Rückerfassungen korrigierst,
  • Abrechnungsfälle bearbeitest,
  • Budgets und Eigenanteile nach SGB XI und SGB XII hinterlegst,
  • Rechnungsadressen je Leistungsart festlegst,
  • typische Fehlermeldungen behebst.

2. Beihilfe und Eigenbehalt korrekt berechnen

Privat versicherte Beihilfeempfänger

Bei privat versicherten Beihilfeempfängern erstellst Du eine normale Privatrechnung. Die Beihilfestelle berücksichtigt und kürzt den Eigenbehalt selbst.

Gesetzlich versicherte Pflegekundinnen und Pflegekunden

Bei gesetzlich versicherten Pflegekundinnen und Pflegekunden trägst Du den Beihilfeanteil in der Versichertenverwaltung ein:

Versichertenverwaltung → Einstellungen → Abrechnung

Das System erzeugt anschließend automatisch Nebenrechnungen. Diese Rechnungen werden mit dem Präfix „BH“ gekennzeichnet.

Rechnungsadresse

Beihilferechnungen werden immer an die versicherte Person adressiert. Eine abweichende Adresse kann derzeit nicht hinterlegt werden.

3. Privatleistungen anlegen und abrechnen

So legst Du eine Privatleistung an:

  1. Öffne Abrechnung → Privatleistungen.
  2. Wähle „Neu“.
  3. Erfasse die Leistung.
  4. Vergib bei Bedarf eine eigene Positionsnummer.
  5. Lass das Feld für die Positionsnummer leer, wenn das System automatisch eine fortlaufende ZL-Nummer vergeben soll.
  6. Wähle die Privatleistung anschließend in der Leistungsplanung oder im Abrechnungsfall aus.

Privatleistungen erzeugen immer Papierrechnungen und werden ausschließlich in den Privatstatistiken berücksichtigt.

Umsatzsteuer für Privatleistungen

Wenn Privatleistungen umsatzsteuerpflichtig sind, muss die Umsatzsteuerfunktion zunächst durch DMRZ aktiviert werden. Anschließend kannst Du für jede Leistung den passenden Steuersatz festlegen.

4. Entlastungsleistungen der AOK Plus elektronisch abrechnen

Für Entlastungsleistungen nach § 45b SGB XI besteht für Sachsen und Thüringen seit dem 01.07.2018 eine Pflicht zur Abrechnung über den Datenträgeraustausch (DTA).

Die Umsetzung erfolgt im DMRZ-System automatisch.

5. Rechnungsadressen der AOK NordWest

Für die AOK NordWest sind folgende Rechnungsadressen angegeben:

  • SGB V (HKP): Kurfürstenstraße 3–7, 32052 Herford
  • SGB XI: Eine Aufteilung nach Postleitzahl ist nicht möglich. Die Adresse kann unter Stammdaten → Verträge manuell ergänzt werden.

Die Angaben zur AOK NordWest stammen aus Mai 2018. Prüfe vor der Verwendung, ob die Adressen und Vorgaben noch aktuell sind.

6. Handzeichen und mobile Rückerfassung

Fehlende mobile Rückerfassung

Wenn eine Rückerfassung fehlt, kannst Du sie in der App noch für den Vortag nachtragen.

Wenn das nicht mehr möglich ist, ergänze die Zeiten und Handzeichen direkt im Abrechnungsfall.

Versehentlich überschriebene Rückerfassung

Wenn eine Rückerfassung versehentlich überschrieben wurde, trage die Zeiten und Handzeichen manuell nach. Dafür kannst Du die Listenansicht oder die Kalenderansicht des Abrechnungsfalls verwenden.

Speichere die Änderungen anschließend.

7. Abrechnungsfälle verwalten

Abrechnungsfälle freigeben

Du kannst Abrechnungsfälle über die Listen- oder Detailansicht freigeben:

  1. Öffne die Übersicht oder den gewünschten Abrechnungsfall.
  2. Klicke auf den orangenen Haken.
  3. Prüfe, ob der Fall anschließend freigegeben ist.

Eine Freigabe ist nur für abgeschlossene Monate und fehlerfreie Abrechnungsfälle möglich. Du kannst Abrechnungsfälle auch für einen gesamten Zeitraum freigeben.

Abrechnungsfälle nachträglich erstellen

  1. Öffne die Leistungsplanung.
  2. Wähle „Mehr“.
  3. Klicke auf „Abrechnungsfälle erstellen“.
  4. Wähle den gewünschten Monat aus.

Nicht freigegebene Leistungen ändern

Nicht freigegebene Abrechnungsfälle kannst Du direkt bearbeiten. Du kannst beispielsweise:

  • eine Zeile löschen,
  • einzelne Tage ändern,
  • die Schnelleingabe verwenden.

Abrechnungsfall nach einer Kürzung korrigieren

  1. Öffne den betroffenen Abrechnungsfall.
  2. Wähle das Korrektur-Symbol mit dem roten „K“.
  3. Wähle „Abrechnungsfall komplett gekürzt“.
  4. Nimm die erforderlichen Änderungen vor.
  5. Speichere den Korrektur-Abrechnungsfall.

Falsches IK oder falsche Rechnungsadresse

Prüfe zunächst das IK und die Rechnungsdaten im Abrechnungsfall. Wenn die Angaben nicht stimmen, korrigiere den Abrechnungsfall entsprechend.

8. Eigenanteil und Deckelungsbeträge nach SGB XI und SGB XII

Die Pflegesachleistungsbudgets sind im System hinterlegt. Damit das richtige Budget verwendet wird, muss der Pflegegrad in den Versichertenstammdaten eingetragen sein.

Abweichende Budgets kannst Du unter Versicherte → Leistungsarten hinterlegen. Das kann beispielsweise bei einem abweichenden Budget für Verhinderungspflege erforderlich sein.

Hilfe zur Pflege nach SGB XII und Eigenanteil

Die Angaben hinterlegst Du unter Versicherte → Hilfe zur Pflege.

  • SGB XII ohne Betrag: Der Sozialhilfeträger übernimmt die gesamten Kosten.
  • SGB XII mit Betrag: Der Sozialhilfeträger übernimmt die Kosten bis zum hinterlegten Höchstbetrag. Den verbleibenden Betrag zahlt die versicherte Person als Eigenanteil.
  • Eigenanteil plus Betrag: Die versicherte Person zahlt den festgelegten Eigenanteil. Den verbleibenden Betrag übernimmt der Sozialhilfeträger.

9. Abweichende Rechnungsadressen je Leistungsart

Je nach Rechnungstyp hinterlegst Du abweichende Rechnungsadressen an unterschiedlichen Stellen.

DTA-Rechnungen

Für DTA-Rechnungen kannst Du eine abweichende Papierannahmestelle hier hinterlegen:

Stammdaten → Verträge

Papierrechnungen

Für Papierrechnungen hinterlegst Du die Rechnungsadresse hier:

Versicherte → Einstellungen → Rechnungsadresse

Prüfe vor jedem Rechnungslauf, ob die richtige Adresse hinterlegt ist.

Wenn Du eine Adresse bei einer bereits erstellten Rechnung ändern musst, ist eine Korrektur über einen Korrektur-Abrechnungsfall erforderlich.

10. Automatische Deckelung des Eigenanteils

Das DMRZ-System vergleicht die Kosten der erfassten Leistungen mit dem hinterlegten Budget. Auf dieser Grundlage erstellt es die Eigenanteils- oder Amtsrechnung mit dem korrekten Betrag.

Passe Beträge in Abrechnungsfällen nur in Ausnahmefällen manuell an.

11. Entlastungsleistungen: Warum wird nur eine Papierrechnung angezeigt?

Bei Entlastungsleistungen nach § 45b SGB XI kann das DMRZ-System automatisch den Status „wird nur Papierrechnung!“ anzeigen.

Der Grund ist, dass nicht alle Kostenträger Entlastungsleistungen über den Datenträgeraustausch (DTA) akzeptieren. Der Rechnungstyp richtet sich nach der Annahme durch den jeweiligen Kostenträger.

Viele Pflegekassen nehmen Entlastungsleistungen nur als Papierrechnung entgegen.

Als DTA-fähige Kostenträger für Entlastungsleistungen werden beispielsweise genannt:

  • AOK Bayern
  • AOK Plus
  • AOK Rheinland

Ein IK, das mit „10“ für Krankenkassen oder „18“ für Pflegekassen beginnt, kann ein Hinweis auf eine DTA-Fähigkeit sein. Das allein reicht jedoch nicht aus. Die Annahme der Entlastungsleistungen über DTA muss beim jeweiligen Kostenträger ausdrücklich hinterlegt sein.

Wenn im Reiter „Zahlungen“ manuell eine Änderung vorgenommen wird, kann sich der Beleg ebenfalls automatisch in eine Papierrechnung umwandeln.

Der Status „Papierrechnung“ ist daher nicht unbedingt ein Fehler. In vielen Fällen zeigt er an, dass der Kostenträger die DTA-Abrechnung für Entlastungsleistungen nicht akzeptiert oder dass eine manuelle Änderung im Reiter „Zahlungen“ vorgenommen wurde.

12. Typische Rückfragen und Kurzantworten

Warum zeigt das System eine Morgen- oder Abendtoilette an?

Bei speziellen Verträgen, insbesondere in Bayern, fasst das System mindestens vier Einzelleistungen automatisch zu einer Komplexgebühr zusammen. Dadurch kann beispielsweise eine Morgen- oder Abendtoilette angezeigt werden.

Was kann ich bei der Fehlermeldung „fehlendes Handzeichen“ tun?

Lösche das hinterlegte Handzeichen, trage es erneut ein und speichere den Abrechnungsfall.

Was bedeutet „Positionen ohne gültigen Vertrag“?

Stelle den Abrechnungsfall zurück und speichere die Leistungsplanung erneut. Wenn der Fehler weiterhin besteht, muss möglicherweise ein Vertragswechsel durch DMRZ vorgenommen werden.

Was bedeutet die Fehlermeldung „Nicht mehr gültiger Vertrag“?

  1. Stelle den Abrechnungsfall zurück.
  2. Aktualisiere die Leistungsplanung über die blauen Pfeile.
  3. Wenn die Meldung weiterhin erscheint, lege die Serie neu an.

Was bedeutet die Meldung „Verschiedene AC/TK/LA“?

Prüfe und korrigiere die Leistungsplanung. Aktualisiere anschließend den Abrechnungsfall.

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