Optimale Scan-Einstellungen und Tipps für bessere OCR-Erkennung

Diese Anleitung fasst bewährte Maßnahmen zusammen, um beim Scannen und Hochladen von Dokumenten die Texterkennung (OCR) und die formbasierte Übernahme von Daten bestmöglich zu unterstützen.

Kurze Zusammenfassung

Konzentriert sich auf praktische Optimierungen beim Scannen und Hinweise zur Fehlervermeidung, um die Erkennungsrate von Dokumenten zu verbessern.

Empfohlene Scan-Einstellungen

Verwenden Sie Graustufen oder Farbe statt nur Schwarz/Weiß.
Erhöhen Sie die Scan-Auflösung / Scanqualität (höhere Auflösung verbessert die Erkennung).
Scannen Sie mit einer höheren Qualitätsstufe als „mittlere Qualität“, wenn möglich.

Dokumentenvorbereitung vor dem Scannen

Legen Sie Dokumente gerade und zentriert in den Einzug; schiefe Scans beeinträchtigen die Erkennung.
Entfernen oder glätten Sie Knicke und Falten vor dem Scannen.
Achten Sie darauf, dass keine Ränder abgeschnitten werden.
Vermeiden Sie Schatten auf dem Dokument (z. B. durch Licht oder Scanner-Rand).

Handschriftliche Angaben

Schreiben Sie handschriftliche Einträge deutlich und mit dunklerem Stift, damit sie besser erkannt werden.
Beachten Sie, dass handschriftliche Einträge auf der Rückseite eines Dokuments die Texterkennung beeinträchtigen können; handschrift auf Rückseiten kann dazu führen, dass einzelne Belege schlechter erkannt werden als andere.

Scannen von Vorder- und Rückseiten

Scannen Sie Vorder- und Rückseite sauber und vollständig; unvollständige Rückseiten können die Verarbeitung behindern.
Innerhalb derselben Datei können einzelne Scheine unterschiedlich gut erkannt werden — insbesondere wenn Rückseiten handschriftliche Einträge enthalten.

Praktische Hinweise zur Fehlerbehebung

Wenn nach dem Scan in der Maske „Keine Daten vorhanden“ angezeigt wird, überprüfen Sie die Scanqualität (Farbe/Graustufen vs. Schwarz/Weiß), Ausrichtung, abgeschnittene Ränder und mögliche Schatten oder Knicke.
Testen Sie eine höhere Auflösung und einen Scan in Graustufen oder Farbe, wenn in schwarz/weiß eingescannt wurde und Erkennungsprobleme auftreten.
Wenn einzelne Belege gut erkannt werden, andere nicht: vergleichen Sie die Scaneinstellungen und die physischen Unterschiede (z. B. handschriftliche Rückseite, Knicke, Ausrichtung) zwischen den Belegen.

Beispiel-Checkliste vor dem Upload

Dokumente glätten und ausrichten.
Vorder- und Rückseite vollständig bereitstellen.
Scanner auf Graustufen oder Farbe und höhere Auflösung einstellen.
Schatten, geknickte oder abgeschnittene Bereiche vermeiden.
Handschrift klar und dunkel schreiben, falls möglich.
Eine Testdatei scannen und prüfen, ob die Daten übernommen werden.

Support und weitere Hilfe

Bei Bedarf steht der Support per Kontaktformular zur Verfügung; halten Sie ggf. Ihre Kundennummer bereit.
Im Produkt ist ein Support-Assistent (über ein blaues Icon unten rechts) verfügbar, der rund um die Uhr erreichbar ist und bei Bedarf ein Ticket erstellen kann.

Fazit

Verbesserte Scan-Einstellungen (Graustufen/Farbe, höhere Auflösung), saubere Dokumentenvorbereitung (gerade, ohne Knicke/Schatten, vollständige Ränder) und deutlichere handschriftliche Angaben erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Daten korrekt erkannt und in die Maske übernommen werden.