Novalnet & Inkasso

Inhalt

1. Allgemeine Zahlungsabwicklung durch Novalnet
2. Anfragen durch Novlanet im Support:
   1. Vertragslaufzeit/Kündigung
   2. Unterlagenanforderung durch Inkasso
   3. Support-Anfragen
3. Ablauf des Inkasso-Verfahrens

1. 1. Automatische Kündigung wegen ungedecktem Konto
   2. Fallabschluss ohne Ergebnis
   3. Anfragen zum gerichtlichen Mahnverfahren
   4. Ablauf der Forderungs­bearbeitung durch Novalnet

1. Allgemeine Zahlungsabwicklung durch Novalnet

Die Novalnet AG ist unser Zahlungsdienstleister und für die SEPA-Abbuchungen sowie das Inkassoverfahren zuständig. Die SEPA-Abbuchungen funktionieren automatisiert; Identifikation per TID im Verwendungszweck der Kunden.

Manuelle Überweisungen sollten die Kunden immer an unsere Bankverbindung des DMRZ leisten, sofern es fälschlicherweise an Novalnet gezahlt wird, dann dauert die Bearbeitung lange und ist nicht automatisiert.

 1. Anfragen durch Novlanet im Support

Grundsätzlich gibt es drei Verschiedene Arten von Anfragen von Novalnet:
Vertragslautzeiten/Kündigungen, Unterlagenanforderungen, Support-Anfragen

Vertragslaufzeiten/Kündigungen:
Novlanet hat keinen Zugriff auf unsere Benutzerverwaltung und die Vertragslaufzeiten unserer Kunden. Teilweise monieren die Schuldner dann, dass sie bereits gekündigt hätten und Novalnet würde dann das Inkasso stoppen, außer wir melden, dass der Kunde noch eine restliche Vertragslaufzeit von X-Monaten hat. Dazu gibt es ein Snippet in HubSpot.

Unterlagen­anforderung durch Inkasso
Sollte ein Kunde nicht zahlen, werden Schritte eines Rechtsanwalts durch Novalnet eingeleitet. Hierzu werden weitere Belege zur Sicherung der Rechtsgrundlage benötigt.
Es werden mitgesendet: Details, Screenshot der Benutzerverwaltung, betroffene Rechnungen aus dem Kontostatus. Dazu gibt es ein Snippet in HubSpot.

Support-Anfragen
Der Novalnet-Support ist nut B2B für uns zuständig. Sollten unsere Kunden Anfragen dorthin senden, werden diese 1:1 an uns zur Bearbeitung weitergeleitet. Oftmals wird hier jedoch nur die TID und nicht die Kundenummer genannt. Der Kunde ist dann über das Novalnet-Portal heruaszufinden.

2. Inkassoverfahren

Automatische Kündigung wegen ungedecktem Konto
Kriterium: Kontostand ≤ –20 € seit > 3 Monaten.
Folgen:
• Automatische Kündigung „Ungedecktes Konto“ – reguläre Vertragslaufzeit bleibt bis Paketende bestehen (keine Sofortkündigung).
• Offene Beträge werden an Novalnet abgetreten.

Fallabschluss ohne Ergebnis
Kann Novalnet den Schuldner nicht erreichen (falsche Adresse/E-Mail), wird die Akte geschlossen. Supportticket kann ohne Bearbeitung geschlossen werden.

Anfragen zum gerichtlichen Mahnverfahren
Sollte ein Kunde widerholt nicht zahlen, so fragt Novalnet nach Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Dies lehnen wir immer ab – DMRZ betreibt kein gerichtliches Mahnwesen.
To Do : Antwort an Novalnet senden und Ticket schließen.

Ablauf der Forderungs­bearbeitung

1. Novalnet versendet postalisch Rechnung über alle offenen Beträge.
2. Bis Vertragsende folgt alle 3 Monate eine neue Rechnung, solange weitere Forderungen entstehen.
3. Zahlung erfolgt auf dem Rechnungs-IBAN von Novalnet; Kunde kann Buchungen unter „Kontostatus“ prüfen.
4. Nach 14 Tagen ohne Zahlung gibt Novalnet den Fall an ein Inkasso­büro ab.
5. Begleicht der Kunde alle Forderungen, endet das Inkasso automatisch.

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