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Mitarbeiter- & Personalverwaltung

Alles, was Sie für Schichtplanung, Arbeitszeitkonten und Nutzerzugänge wissen müssen

 Inhaltsverzeichnis 
  1. Überblick
  2. Arbeitszeitkonto und Dienstplan: Abweichungen verstehen
  3. Schichtplan anlegen und bearbeiten
  4. Arbeitszeitkonto abschließen und korrigieren
  5. Mitarbeiterzugänge (Sublogins) einrichten
  6. Passwortanzeige und Datenschutz
  7. Änderungshistorie in Abrechnungsfall und Heilmittelverordnung
  8. Löschen und Anonymisieren von Personendaten
  9. Häufige Fehler und Lösungen

1. Überblick

Die Mitarbeiterverwaltung im DMRZ umfasst drei Kernfunktionen:

  • Mitarbeiter und Arbeitsverträge
  • Schichtplan
  • Arbeitszeitkonto (AZK)

Eine sorgfältige Pflege der Mitarbeiterstammdaten ist die Grundlage für:

  • korrekte Zeitberechnungen,
  • nachvollziehbare Zugriffe,
  • eine fehlerfreie Abrechnung.

2. Mitarbeiterzugänge (Sublogins) einrichten

Du kannst für Mitarbeitende eigene Zugänge als Sublogins einrichten.

Der Menüpfad hängt vom Bereich ab:

  • Für den Nicht-Pflegebereich: Stammdaten → Mitarbeiter
  • Für den Pflegebereich: Personalplanung → Personal

So richtest Du einen Mitarbeiterzugang ein:

  1. Wähle „Neu“.
  2. Vergib den Login im Format Hauptlogin:Mitarbeiterlogin.
    Beispiel: meyer:mueller
  3. Vergib ein Passwort.
  4. Hinterlege eine E-Mail-Adresse. Diese ist für die Zurücksetzung des Passworts erforderlich.
  5. Lege die Benutzerrechte fest.
  6. Speichere den Datensatz.
  7. Drucke den Aktivierungscode aus.
  8. Übergib dem Mitarbeiter den Aktivierungscode zusammen mit den Zugangsdaten.

Wichtige Hinweise zu Mitarbeiterzugängen

  • Der Hauptzugang kann Sublogins selbst entsperren und neue Aktivierungscodes erstellen.
  • Der DMRZ-Support kann Sublogins nicht entsperren und keine neuen Aktivierungscodes für Dich erstellen.
  • Der Mitarbeiter kann sich erst ab dem hinterlegten Eintrittsdatum anmelden.
  • Nach drei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen wird der Zugang gesperrt.
  • Entsperre den Zugang über den Hauptlogin.
  • Setze die Fehlermeldungen in der Mitarbeiterverwaltung auf 0 zurück.

3. Arbeitszeitkonto und Dienstplan: Abweichungen verstehen

Der Dienstplan enthält ausschließlich die geplanten Arbeitszeiten und Schichten. Das tatsächliche Arbeitsverhalten wird im Arbeitszeitkonto erfasst.

Abweichungen zwischen Dienstplan und Arbeitszeitkonto können folgende Ursachen haben:

  • Überlappende Zeiten: Überschneidungen verhindern eine korrekte Berechnung.
  • Sternchen (*) im AZK-Eintrag: Das System interpretiert das Schichtende als Arbeitszeit am Folgetag.
  • Mehrere aktive Arbeitsverträge: Wenn mehrere Arbeitsverträge für eine Person aktiv sind, kann dies zu fehlerhaften Berechnungen führen. Nicht mehr aktuelle Verträge solltest Du als „Gesperrt“ markieren.

Vorgehen bei Abweichungen

  1. Prüfe die eingeplanten Pausen.
  2. Löse Überschneidungen zwischen den Arbeitszeiten auf.
  3. Korrigiere fehlerhafte Einträge im Arbeitszeitkonto.
  4. Prüfe den Status der Arbeitsverträge.
  5. Kontrolliere die Eingaben zeitnah, insbesondere wenn Du für die Pflegedienstleitung oder eine vergleichbare verantwortliche Stelle arbeitest.

4. Schichtplan anlegen und bearbeiten

Voraussetzung für die Schichtplanung ist ein gültiger Arbeitsvertrag im Mitarbeiterstammdatensatz.

So legst Du eine Schicht an:

  1. Öffne Personalplanung / Personal → Schichtplan.
  2. Wechsle in die Wochenansicht.
  3. Wähle „+“, um eine neue Schicht anzulegen.
  4. Trage die Start- und Endzeit ein.
  5. Hinterlege die Pausenlänge.
  6. Wähle die passende Rolle:
    • Fahrer
    • Beifahrer
    • Zentrale
  7. Wähle das Fahrzeug aus.
  8. Prüfe den Statusbereich auf Fehler und Warnungen.
  9. Wähle anschließend „Veröffentlichen“.

Je nach Bedarf kannst Du außerdem folgende Funktionen verwenden:

  • Serien für regelmäßig wiederkehrende Schichten,
  • Fahrzeugwechsel,
  • Verschieben von Schichten per Drag-and-drop.

Mit der MyDMRZ-App können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten direkt erfassen.

5. Arbeitszeitkonto abschließen und korrigieren

Um ein Arbeitszeitkonto abzuschließen, gehst Du folgendermaßen vor:

  1. Öffne Arbeitszeitkonto.
  2. Wähle den gewünschten Mitarbeiter aus.
  3. Öffne „Mehr“.
  4. Wähle „Abschließen“.

Nach dem Abschluss werden die Arbeitszeitkonten für den aktuellen Monat und den Folgemonat automatisch angelegt.

Wenn Du nachträglich eine Korrektur vornehmen musst, kannst Du das Arbeitszeitkonto jederzeit ändern. Schließe es anschließend erneut ab.

6. Passwortanzeige und Datenschutz

Passwörter werden im Mitarbeiterzugang aus Datenschutzgründen nicht angezeigt.

Bereits vergebene Kennwörter bleiben gültig. Wenn ein Mitarbeiter sein Passwort vergessen hat, kann es über die hinterlegte E-Mail-Adresse zurückgesetzt werden.

7. Änderungshistorie in Abrechnungsfall und Heilmittelverordnung

Wenn Mitarbeiterzugänge eingerichtet sind, zeigt DMRZ am Seitenende automatisch folgende Informationen an:

  • „Erstellt von“
  • „Letzter Bearbeiter“

Eine zusätzliche Aktivierung dieser Anzeige ist nicht erforderlich.

8. Löschen und Anonymisieren von Personendaten

Versicherten- und Mitarbeiterdaten können vollständig gelöscht werden, solange für die betreffende Person keine abgerechneten Fälle vorliegen.

Wenn bereits Abrechnungen oder Dokumentationen bestehen, werden die personenbezogenen Daten anonymisiert. Dadurch bleiben Datenschutz und erforderliche Nachweise erhalten.

9. Häufige Fehler und Lösungen

TAN-Liste lässt sich nicht drucken

Versuche zunächst, die TAN-Liste erneut zu drucken. Wenn das Problem weiterhin besteht, aktualisiere den Browser und wiederhole den Vorgang.

Passwortfeld ist ausgegraut

Schließe den Datensatz und öffne ihn anschließend erneut.

Terminserie wurde verschoben

Wenn Du einen einzelnen Termin einer Terminserie verschiebst, wird dieser Termin aus der Serie gelöst. Plane den Termin bei Bedarf anschließend neu.

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