Mitarbeiter- & Personalverwaltung

Die Mitarbeiterverwaltung im DMRZ.de umfasst drei Kernfunktionen:

1. Mitarbeiter & Arbeitsverträge
2. Schichtplan
3. Arbeitszeitkonto (AZK)
   Eine saubere Stammdaten-Pflege bildet die Grundlage für korrekte Zeitberechnungen, transparente Zugriffe und eine fehlerfreie Abrechnung.

Arbeitszeitkonto vs. Dienstplan – Abweichungen verstehen
• Dienstpläne enthalten reine Planzeiten (Schichten). Das tatsächliche Arbeitsverhalten wird ausschließlich im AZK erfasst.
• Häufige Ursachen für Differenzen:
– Pausen wurden im Tourenplan vergessen oder nachträglich per App erfasst (Pausen sind keine Arbeitszeit).
– Überlappende Zeiten verhindern korrekte Berechnungen.
– Sternchen (*) im AZK-Eintrag → System interpretiert Schichtende am Folgetag.
– Mehrere aktive Arbeitsverträge pro Person. Nicht aktuelle Verträge als „Gesperrt“ markieren.
• Vorgehen: Pausenplanung prüfen, Überlappungen auflösen, AZK-Einträge korrigieren, Vertragsstatus kontrollieren. Pflegedienstleitung sollte Eingaben zeitnah kontrollieren.

Schichtplan anlegen & bearbeiten
Voraussetzung: gültiger Arbeitsvertrag im Mitarbeiter-Stammdatensatz.

1. Menü Personalplanung / Personal → Schichtplan.
2. Wochenansicht öffnen, neue Schicht über „+“ anlegen.
3. Start-/Endzeit, Pausenlänge, Rolle (Fahrer/Beifahrer/Zentrale), Fahrzeug wählen.
4. Serien, Fahrzeugwechsel oder Drag-&-Drop bei Bedarf nutzen.
5. Fehlerstatus und Warnungen im Status-Bereich beachten, anschließend „Veröffentlichen“.
   Tipp: MyDMRZ-App erlaubt direkte Zeiterfassung durch Mitarbeitende.

Arbeitszeitkonto abschließen & korrigieren
• Menü Arbeitszeitkonto → Mitarbeiter wählen → Mehr → Abschließen.
• Konten für aktuellen und Folgemonat werden automatisch angelegt.
• Korrekturen jederzeit möglich: ändern, erneut „Abschließen“.

Mitarbeiterzugänge (Sublogins) einrichten

• Pfad:
  – Nicht-Pflege: Stammdaten > Mitarbeiter
  – Pflege: Personalplanung > Personal

• „Neu“ → Login im Format Hauptlogin:Mitarbeiterlogin (z. B. meyer:mueller) + Passwort vergeben. Emailadresse ist ein Pflichtfeld zur Passwortrücksetzung, sollte der Mitarbeiter dieses mal vergessen haben

• Benutzerrechte setzen → Speichern.

• Aktivierungscode drucken und zusammen mit Zugangsdaten aushändigen.

Wichtig:

– Hauptzugang entsperrt Sublogins und erstellt neue Aktivierungscodes selbst;
Support hat keinen Zugriff darauf.

– Login erst ab hinterlegtem Eintrittsdatum möglich.

– Nach 3 Fehlversuchen wird der Zugang gesperrt und muss vom Hauptlogin wieder entsperrt werden; Fehlermeldungen auf 0 zurücksetzen in der Mitarbeiterverwaltung

Passwort-Anzeige & Datenschutz
Passwörter werden im Mitarbeiterzugang bewusst nicht angezeigt. Die vergebenen Kennwörter bleiben gültig.

Änderungshistorie in Abrechnungsfall/Heilmittelverordnung
Bei eingerichteten Mitarbeiterzugängen zeigt DMRZ automatisch „Erstellt von“ und „Letzter Bearbeiter“ am Seitenende an – keine zusätzliche Aktivierung nötig.

Löschen vs. Anonymisieren von Personen­daten
• Vollständiges Löschen von Versicherten-/Mitarbeiterdaten ist nur möglich, wenn keine abgerechneten Fälle vorliegen.
• Bestehen bereits Abrechnungen oder Dokumentationen, werden personenbezogene Daten anonymisiert, um Datenschutz und Nachweispflichten zu wahren.

Häufige Fehler & Lösungen
• TAN-Liste lässt sich nicht drucken → erneut versuchen oder Browser aktualisieren.
• Passwortfeld ausgegraut → Datensatz schließen und erneut öffnen.
• Terminserie verschoben → Einzeltermin löst sich aus Serie; ggf. neu planen.

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