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KTL: DTA-Fehler

Tipps zur schnellen Fehleranalyse und Korrektur

Inhalt

  1. Fehler im INV-Segment (Versichertenstatus)
  2. SKZ-Segment: Art der Genehmigung ungültig
  3. Uhrzeit von > Uhrzeit bis (Segment EKT)
  4. Fehlende Art der Genehmigung im SKZ-Segment
  5. Verordnungsdatum liegt in der Zukunft
  6. Doppelte Rechnungsnummer in Datei / falscher Kostenträger

1. Fehler im INV-Segment (Versichertenstatus)
• Ursache: Versichertenstatus ist nicht 5-stellig numerisch oder fehlt ganz.
• Vorgehen:
– Rechnung auflösen → Abrechnungsfälle korrigieren → neuen Rechnungslauf starten.
– E-Mail-Vorlage: MailAlleDTAfehlerhaftVersichertenstatusKorrigierenCUSTOMTEXT.

 Hallo xxxx, 

 

leider haben wir zu Deiner Rechnung eine Ablehnung der elektronischen Datenlieferung erhalten.

Bei der Prüfung des Sachverhalts ist uns aufgefallen, dass in der Abrechnung das Feld „Versichertenstatus“ mit einer ungültigen Zeichenkombination befüllt wurde.
Bitte führe die folgenden Schritte durch, um die Rechnung zu korrigieren.

So korrigierst Du die beanstandete Rechnung:

  1. Öffne die Rechnungsmaske und klicke in der Listendarstellung bei der betroffenen Rechnung auf das Zahnrad.

  2. Wähle den Punkt „Rechnung auflösen“.
    → Die Rechnung wird storniert, Deine Abrechnungsfälle bleiben erhalten.

  3. Öffne die Maske „Abrechnungsfälle“.
    Prüfe in allen Abrechnungsfällen, die der ursprünglichen Rechnung zugeordnet waren, den Versichertenstatus und korrigiere ihn gegebenenfalls.

  4. Starte anschließend erneut einen Rechnungslauf für diese Abrechnungsfälle.
    → Es wird eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer erstellt.

  5. Drucke den Begleitzettel für die neue Rechnung aus.

Hinweise zum Versand der Unterlagen:

a) Falls Dir die rechnungsbegründenden Unterlagen (z. B. Verordnungen) zurückgeschickt wurden, verwende den Begleitzettel wie gewohnt als Deckblatt.

b) Falls sich die rechnungsbegründenden Unterlagen noch bei der Prüfstelle befinden, vermerke handschriftlich auf dem Begleitzettel:
„Rechnungsbegleitende Unterlagen liegen bereits unter Rg.-Nr. xyz vor.“
(xyz = ursprüngliche Rechnungsnummer)

6. Versende den Rechnungsbegleitzettel gegebenenfalls zusammen mit den rechnungsbegründenden Unterlagen.

2. SKZ-Segment: Art der Genehmigung ungültig
• Auftreten: DTA meldet SKZ-Fehler, tatsächliche Ursache liegt meist im SKT-Segment (Verordnungs- vs. Genehmigungsdatum zu weit auseinander).
• Prüfung:
– Rg-Nr. über „Erweiterte Suche | Dateiname Original“ finden.
– DTA-Datei in WVL öffnen → Segment SKT kontrollieren.
– Ggf. erweiterten Zugriff nutzen, wenn VO-Datum zu weit zurückliegt.
• Lösung:
– Rechnung auflösen oder jeden AF mit Korrekturgrund 1 anpassen → Datum berichtigen → neu abrechnen.
• E-Mail-Vorlage: MailKTLDTAFehlerhaftSKZArtDerGenehmigungCUSTOMTEXT.

 Hallo xxxx,

 

wir haben zu Deiner Rechnung eine Ablehnung von der zuständigen Datenannahmestelle für die elektronischen Rechnungsdaten (Rechnungsnummer xxxxx) erhalten.

Offenbar bestehen bei mindestens einem Abrechnungsfall Inkonsistenzen bei der Angabe des Verordnungs- und Genehmigungsdatums.
Mögliche Gründe hierfür können z. B. sein, dass das Verordnungsdatum zu weit in der Vergangenheit liegt oder dass Verordnungs- und Genehmigungsdatum zeitlich zu weit auseinanderliegen.

Da es hierzu keine einheitlichen Vorgaben der Kostenträger gibt, können wir diese Prüfungen leider nicht bereits bei der Eingabe des Abrechnungsfalls für Dich durchführen.

Bitte prüfe daher die zugehörigen Abrechnungsfälle und gehe wie folgt vor, falls Korrekturen erforderlich sind:

  • Löse die betroffene Rechnung auf,

  • korrigiere die fehlerhaften Abrechnungsfälle und versende die Rechnung anschließend erneut.

 

3. Uhrzeit von > Uhrzeit bis (Segment EKT)
• Prüfung:
– DTA: Segment EKT, Felder 7 (Beginn) & 8 (Ende), Format HHMM.
– AF: Spalten „Uhrzeit Beginn/Ende“.
• Beispiel: EKT+…+1533+1148+… → 15:33 > 11:48.
• Lösung: Abrechnungsfälle oder komplette Rechnung korrigieren und neu einreichen.

 

 

4. Fehlende Art der Genehmigung im SKZ-Segment
• Erkennbar: Segment endet auf Datum ohne Genehmigungsschlüssel – z. B. SKZ+Gen123 20250616'.
• Soll: SKZ+Gen123+20250616+H2'.
• Lösung: AF mit Korrekturgrund 1 anpassen oder Rechnung auflösen und neu abrechnen.

 

 

5. Verordnungsdatum liegt in der Zukunft
• Fehlerhaftes Segment: ZKT (z. B. ZKT+…+20291120').
• Prüfung: DTA in WVL öffnen → betroffenen Beleg/Versicherten ermitteln.
• Kundeninfo (Freitext-Mail):

Hallo xxx, 

Wir haben eine Mitteilung zu deiner Rechnung XXXXXX mit der Belegnummer XXXX erhalten.
Dabei wurde ein Fehler festgestellt:
Das Verordnungs-, Ausstell- oder Einsatzdatum ist ungültig oder liegt in der Zukunft.
In den übermittelten Daten hast du als Verordnungsdatum den XXXXX angegeben. Dieses Datum liegt in der Zukunft und führt daher zur Ablehnung.
Bitte korrigiere das Verordnungsdatum auf das zutreffende, gültige Datum und sende die Rechnung anschließend erneut.

 

 

6. Doppelte Rechnungsnummer in Datei / falscher Kostenträger
• Fehlercode 18 in UNT, Segment-Nr. 51.
• Typisch: Abrechnung über Kassen-IK statt Pflegekasse 184940005 (BARMER).
• Lösung: Freitext-Mail an Kunden:
– Rechnung auflösen.
– Abrechnung erneut direkt mit Pflegekasse 184940005 durchführen.

Hallo xxx, 


wir haben für die Rechnung XXXX einen Rückläufer des DTA erhalten. Grund dafür ist, dass bei allen Belegen mit den IK Kassen XXXXX über die IK Kasse abgerechnet wurde. Die Abrechnung sollte jedoch direkt mit der Pflegekasse 184940005 erfolgen.
Bitte korrigiere dies, indem Du die Rechnung auflöst und die Abrechnung mit der Pflegekasse 184940005 erneut durchführst.
Vielen Dank.