Hilfsmittel: Verträge im Hilfsmittelbereich allgemein

1. Leistungen schnell und korrekt erfassen
• Termine: Linkes Kalender-Icon für Einzeltag, rechtes für Serien; bei Monatswiederholung auf Wochentag klicken.
• HiMi-Kennzeichen: Über die Lupe wählen; bei Bedarf Versorgungszeitraum ergänzen.
• Hilfsmittel-Nr.: 10-stellige Positionsnummer ohne Punkte/Leerzeichen eingeben oder via Lupe auswählen.
• Beschreibung, Einzelbetrag (inkl. Zuzahlung/Eigenanteil) und Menge eintragen; Gesamtbetrag wird angezeigt.
• MwSt-Kennzeichen: -1 keine, 1 voller, 2 ermäßigter Satz.
• Inventar-Nr. nur bei wiedereinsatzfähigen Hilfsmitteln.
• Versorgungszeitraum von/bis angeben (Monatsanfang/-ende); wird bei Folgemonaten automatisch vorgeschlagen.
• Abschluss: „Hinzufügen“ → Positionen erscheinen in der Liste; anschließend „Speichern“.

2. System­seitige Prüfungen & manuelle Kontrollen
Automatisch gefüllt: Abrechnungs­code (AC) & Tarifkennzeichen (TK) nach IK-Eingabe.
Automatisch berechnet: Zuzahlung (5–10 €, 10 % der Kosten), Mehrkosten nach §33 SGB V.
Manuell prüfen:
– Zuzahlungs-Ident (ZZ-Ident) fortlaufend vergeben, wenn mehrere Positionen zusammengehören.
– Preisvorgaben: Stimmen Vertrag, Gültigkeit und AC/TK? Bei Abweichungen Vergütungsvereinbarung einreichen oder Positionen mit Preis 0 selbst anpassen.

3. Nicht hinterlegte Positionsnummer erfassen
• Neue Nummer direkt im Feld „Hilfsmittel-Nr.“ eingeben (10-stellig, ggf. führende Nullen).
• Beschreibung und Einzelpreis ergänzen, speichern – die Nummer ist künftig über die Lupe auswählbar.
• SGB-V-Fälle: Nummer darf nicht mit „0“ beginnen; ggf. Buchstaben verwenden.
• Fehlermeldung? Nummer an das VM-Team melden.

4. Abrechnungsfälle mit Beihilfeanteil
SGB XI: Prozentualen Beihilfeanteil unter „Sonstige Daten → Zahlungen“ eintragen – gemeinsame Abrechnung möglich.
SGB V: GKV- und Beihilfe­anteil strikt trennen.

1. Elektronische Rechnung an die Krankenkasse (DTA).
2. Papierrechnung an die Beihilfestelle mit deren Rechnungsadresse.

5. Zuzahlungs- und Eigenanteilsrechnungen
Im Abrechnungsfall kann pro Position ein Zuzahlungs- und Eigenanteil hinterlegt werden; das System erzeugt automatisch eine entsprechende Rechnung mit beiden Beträgen.
Unterschied:
– Zuzahlung = gesetzlicher Eigenbeitrag zur Grundversorgung.
– Eigenanteil = Kostenanteil oberhalb der Kassenleistung bzw. ohne Pflegegrad/Freibetrag (SGB XI).

6. Pflichtangabe Versorgungszeitraum
Bei Pflegehilfsmitteln (§105 SGB XI) und Verbrauchshilfsmitteln (§302 SGB V) muss der Versorgungszeitraum erfasst sein – sonst Rechnungsrückläufer. Bei Unsicherheiten Verträge und GKV-Liste prüfen.

7. Rechnungsbegleitende Unterlagen
Immer beilegen:
– Rechnungsbegleitzettel
– Original­verordnung (Folgeabrechnungen: Kopie)
– Lieferschein/Empfangsbestätigung
– ggf. Kostenvoranschlag (nicht bei Pflegehilfsmitteln)

8. Häufige Fehler & Systemmeldungen
• Falsche Positionsnummer (z. B. 99.99.99.9999) führt zu Rechnungskürzungen – nur vertragliche bzw. GKV-gelistete Nummern verwenden.
• Fehlende Genehmigungsart: Wenn Kennzeichen/Datum eingegeben, Art angeben (Einzelfall oder langfristig). Ohne Genehmigung alle Felder leer lassen.
• Fehlende ZUZ-ID: Programm prüfen, ob Mittelnummer in DTA-Datensatz und auf Einzelrechnungen ausgegeben wird; sonst Abweisung durch Kasse.

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