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Heilmittel: Terminkalender -  Terminverwaltung und Verknüpfungen

Dieser Abschnitt befasst sich mit der täglichen Arbeit im Terminkalender, wie dem Erstellen, Löschen und Kopieren von Terminen sowie der Verknüpfung mit Heilmittelverordnungen.

Inhalt

  1. Ausdruck der Terminübersicht                            
  2. Fragen zur Erfassung von Terminen                            
  3. Löschen von Serienterminen im Terminkalender                            
  4. Termine kopieren                            
  5. Terminkalender: Löschen von Arbeitsterminen                            
  6. Termintabelle in der Maske Versicherte/ Kunden                            
  7. Terminvorlagen zur Terminvergabe benutzen                            
  8. Terminzetteldruck für die Patienten                            
  9. Verknüpfung einer Heilmittelverordnung mit dem Behandlungstermin funktioniert nicht                            
  10. Verknüpfung Terminkalender mit der Heilmittelverordnung      
     

 

   

 1. Ausdruck der Terminübersicht

Der Kunde möchte einen Ausdruck über alle für Therapeuten und Räume geplanten Termine

Problembeschreibung:

der Kunde möchte seinen Therapeuten eine Liste zur Verfügung stellen, die eine Übersicht über die geplanten Termine in einem Zeitraum gibt.

Mögliche Lösungen:

  1. Kalenderdruck/ Raumdruck

  • In der Kalenderansicht befindet sich im oberen Teil der Maske neben dem Suchfeld die Schaltfläche Mehr. Per Klick auf diese Schaltfläche lässt sich eine Terminübersicht für einzelne Therapeuten oder für Räume ausdrucken.

  • Werden keine Einschränkungen im Feld Datum vorgenommen, beginnt der Druck mit dem akt. Tag.

  • Keine Auswahl im Feld Therapeut bzw. Raum führt dazu, dass alle Therapeuten/ Räume im Druck berücksichtigt werden.

  • Die Aktivierung des Kennzeichen Fortlaufend erstellt einen Ausdruck mit allen Therapeuten/Räume ohne Seitenumbrüche zwischen den einzelnen Therapeuten/Räume. Wird dieses nicht aktiviert, so wird für jeden Therapeut/ Raum eine neue Seite begonnen.

 

 

2. Fragen zur Erfassung von Terminen

Kunde hat Fragen, wie Termine im Kalender eingegeben werden können und welche Einstellungen vorgenommen werden müssen

Problembeschreibung:

Kunde hat Fragen zur Terminvergabe von Behandlungsterminen und Terminen, die nicht im Zusammenhang mit einem Patienten bestehen.

Mögliche Lösungen:

  1. Es gibt Behandlungstermine. Diese sind einem Patienten zuzuordnen. Sie werden in den Ansichten Gesamtübersicht, Therapeut oder Raum angelegt.

  2. Es gibt sonstige Termine. Diese Termine sind unabhängig von einem Patienten zu vergeben (z.B. Fortbildungen o.Ä). Sie werden in der Ansicht Personal angelegt.

  3. Es gibt Arbeitstermine. Diese Termine sind für die Eingabe von Arbeitzeit, Krankheit, Urlaub und Abwesenheit. Außerdem werden die online Verfügbarkeiten darüber geregelt. Zur Eingabe von Arbeitszeiten in der Personalansicht

Allgemein: Anlegen eines Termins:

  • per Drag&Drop: Mit der linken Maustaste kann in der Kalenderansicht für einen Therapeuten oder einen Raum ein Zeitrahmen für einen neuen Termin aufgezogen werden. Im Anschluss daran öffnet sich die Termin-Eingabemaske und die ausstehenden Informationen zum Termin können vervollständigt werden.

  • per Schaltfläche "Neu": Per Klick auf die Schaltfläche "Neu" öffnet sich die Termin-Eingabemaske, ohne dass der Zeitrahmen und Therapeut bzw. Raum vorbelegt sind..

  • per Mehr "Terminvorlagen": Per Klick auf das Auswahlmenü "Mehr" öffnet sich die Auswahl Terminvorlagen. Definierte Standardtermine können an beliebigen Zeiten plaziert werden. Es muss nur noch ein Versicherter zugeordnet werden. Die Dauer des Termins ist bereits vordefiniert. Raum und/-oder Therapeut können trotz vorab Definition beim Platzieren des Termins verändert werden.



Die Termineingabemaske- Behandlungstermin:

  • Terminbezeichnung: Hier kann eine Bezeichnung für den Termin festgelegt werden, die nach Anlage des Termins in der Kalenderansicht angezeigt wird.

  • Farbe: Hier kann zur visuellen Erkennung eine beliebige Farbe ausgewählt werden. Sie hat keinerlei andere Auswirkungen.

  • Terminstatus:

Offen: Alle im Kalender geplanten Termine erhalten zunächst den Terminstatus offen.

Ausgefallen: Der Versicherte erscheint/erschien nicht zu dem geplanten Termin.

Storniert: Der Termin wurde rechtzeitig durch den Versicherten abgesagt bzw. der Termin soll gelöscht werden.

Durchgeführt: Die Behandlung wurde erbracht.

Freigabe zur Abrechnung: Ein Termin kann mit einer Heilmittelverordnung verknüpft werden (s.u.). Wenn in der Termineingabemaske eine Heilmittelverordnung für den Versicherten zugeordnet oder angelegt wurde und der Terminstatus auf "Freigabe zur Abrechnung" gesetzt wird, dann wird der Behandlungstermin automatisch in die Heilmittelverordnung übernommen.

Achtung: Verordnungen oder Behandlungstermine in den Heilmittelverordnungen, die mit dem Terminkalender verknüpft sind, können nicht gelöscht werden. Um Änderungen vorzunehmen, muss der Terminstatus im Terminkalender geändert werden. Dies funktioniert nur, so lange die Verordnung noch nicht abgerechnet ist.

  • Wiederholung: Einzeltermin, Monatlich, Täglich, Wöchentlich, Wöchentlich (individuelle Zeiten)

Achtung: Der Unterschied zwischen "Wöchentlich" und "Wöchentlich zu individuellen Zeiten" liegt darin, dass bei der zweiten Option die Möglichkeit besteht, eine wöchentliche Terminserie anzulegen, allerdings für jeden Tag unterschiedliche Start- und Endzeiten vergeben werden können.

  • Terminbeginn/ Terminende

  • Therapeut: Der Therapeut wird gegebenenfalls bei Neuanlage per Drag&Drop automatisch vorbelegt. Ansonsten erfolgt die Auswahl per Klick auf das Lupensymbol im Eingabefeld.

  • Raum: Der Raum wird gegebenenfalls bei Neuanlage per Drag&Drop automatisch vorbelegt. Ansonsten erfolgt die Auswahl per Klick auf das Lupensymbol im Eingabefeld.

  • Versicherte / Kunden: Hier können bestehende Versicherte per Klick auf das Lupensymbol im Feld Nachname ausgewählt werden. Alternativ können bei Eingabe der ersten Buchstaben des Nachnamen Vorschläge aus einer Liste gewählt oder ein neuer Versicherter eingegeben werden.

  • Heilmittelverordnung:

    a) Erfassen einer neuen Heilmittelverordnung: Beim Klick auf den Link "Neue Heilmittelverordnung erfassen" öffnet sich die Eingabemaske für Heilmittelverordnungen. Nach Speichern einer neu erfassten Heilmittelverordnung öffnet sich wieder die Termin-Eingabemaske.

    b) Zuordnung zu einer bereits erfassten Heilmittelverordnung für den Versicherten: Per Lupe kann im Feld Indikationsschlüssel eine bereits erfasste Verordnung ausgewählt werden.

  • Bemerkung: Hier können Notizen zu dem Termin hinterlegt werden.



Die Termineingabemaske- Sonstiger Termin:

  • Terminbezeichnung: Hier kann eine Bezeichnung für den Termin festgelegt werden, die nach Anlage des Termins in der Kalenderansicht angezeigt wird.

  • Farbe: Hier kann zur visuellen Erkennung eine beliebige Farbe ausgewählt werden. Sie hat keinerlei andere Auswirkungen.

  • Terminstatus:

Offen: Alle im Kalender geplanten Termine erhalten zunächst den Terminstatus offen.

Ausgefallen: Der Versicherte erscheint/erschien nicht zu dem geplanten Termin.

Storniert: Der Termin wurde rechtzeitig durch den Versicherten abgesagt bzw. der Termin soll gelöscht werden.

Durchgeführt: Die Behandlung wurde erbracht.

  • Wiederholung: Einzeltermin, Monatlich, Täglich, Wöchentlich, Wöchentlich (individuelle Zeiten)

Achtung: Der Unterschied zwischen "Wöchentlich" und "Wöchentlich zu individuellen Zeiten" liegt darin, dass bei der zweiten Option die Möglichkeit besteht, eine wöchentliche Terminserie anzulegen, allerdings für jeden Tag unterschiedliche Start- und Endzeiten vergeben werden können.

  • Terminbeginn/ Terminende

  • Mitarbeiter: Der Therapeut/ das Verwaltungspersonal kann hier ausgewählt werden.

  • Raum: Der Raum wird gegebenenfalls bei Neuanlage per Drag&Drop automatisch vorbelegt. Ansonsten erfolgt die Auswahl per Klick auf das Lupensymbol im Eingabefeld.

Kopieren und Ausschneiden von bestehenden Terminen:

  • Einzeltermin ausschneiden: Mit der linken Maustaste kann bei einem bestehenden Termin das Bearbeitungssymbol ausgewählt werden und der Termin ausgeschnitten werden. Dieser kann an der gewünschten Stelle mit Klick in den Kalender eingefügt werden.

  • Einzeltermin kopieren: Mit der linken Maustaste kann bei einem bestehenden Termin das Bearbeitungssymbol ausgewählt werden und der Termin kopiert werden. Der kopierte Termin kann an der gewünschten Stelle durch Klick in den Kalender eingefügt werden. Bestehende Verknüpfungen zu einer Heilmittelverordnung werden übernommen.

 

 

3. Problem - Löschen von Serienterminen im Terminkalender

Problembeschreibung:

Kunde möchte wissen, wie er Serientermine im Kalender löschen kann.

Mögliche Lösung:

Das Löschen von Terminen über den Papierkorb ist nur für einzelne Termine möglich.

1. Variante: Wenn eine komplette Terminserie gelöscht werden soll, dann ist dies über die Stornierung möglich.


  • Hierfür muss der Kunde über das BearbeitungsiconTerminserie bearbeiten die Eingabemaske öffnen.

  • Dann kann er im Feld Status Storniert auswählen. Die gesamte Termineserie wird jetzt Storniert.

2. Variante: Sollen Termine ab einem bestimmten Zeitpunkt geändert werden und zurückliegende nicht, so kann er dies über Terminserie hier splitten ausführen.


  • Dann werden alle zukünftigen Termine ab dem ausgewählten Termin geädnert.

 

 

4. Termine kopieren

Problembeschreibung:

Kunde fragt nach der Funktion Termine zu kopieren.

Mögliche Lösung:

Termine können kopiert werden

  • Für eine vereinfachte Terminvergabe gibt eine Mehrfachkopierfunktion für Termine.

  • Der kopierte Termin kann an so vielen Stellen wie nötig eingesetzt werden.

  • Der Kunde wählt einen Termin im Kalender aus, wenn er mit der Maus über den Termin fährt erscheinen kleine Symbole.

  • Wenn nun das oberste Symbol ( der Stift ) angeklickt wird, kann die Funktion Einzeltermin kopieren ausgewählt werden.

  • Mit 'Kopiervorgang abbrechen' kann der Vorgang abgebrochen werden.

 

 

5. Terminkalender: Löschen von Arbeitsterminen

Problembeschreibung:

Der Kunde möchte wissen wie man Arbeitstermine im Terminkalender löschen kann.

Mögliche Lösungen:

Arbeitstermine können im Terminkalender nicht per Papierkorb so wie Behandlungstermine gelöscht werden, sondern müssen über die Stornierungsfunktion entfernt werden.

Der Kunde muss zur Stornierung in die Ansicht Personal wechseln

  1. Stornierung eines einzelnen Termins: Termin auswählen, Terminstatus von offen auf storniert geändert.

  2. Stornierung einer Terminserie: Soll eine ganze Terminserie storniert werden, dann kann dies entweder über Terminserie bearbeiten oder über Terminserie bearbeiten ab erfolgen.

    • Bei Terminserie bearbeiten wird die komplette Serie angepasst (auch die zurückliegenden Termine).

    • Bei Terminserie bearbeiten ab wird dem ausgewählten Termin die zukünftigen Termine gelöscht.

 

 

6. Termintabelle in der Maske Versicherte/ Kunden

Filterfunktion in der Termintabelle Versicherte

Der Kunde sieht nicht mehr alle Termine in der Termintabelle unter Versicherte/ Kunden- Termine.

Er hat bereits Termine im Terminkalender eingetragen und auf Durchgeführt oder Storniert gesetzt, findet diese aber nicht mehr in den Versicherten/ Stammdaten- Termine.

Bitte den Kunden wie folgt informieren

Es gibt eine Checkbox über der Termintabelle.
Mit Aktivierung dieser Checkbox werden auch ausgefallene, durchgeführte, stornierte und zur Abrechnung freigegebene Termine angezeigt.

 

 

7. Terminvorlagen zur Terminvergabe benutzen

Kunde hat Fragen zur Einstellung von standardisierten Behandlungsterminen

Problembeschreibung:

Der Kunde hat Behandlungstermine in seiner Praxis, welche sich in ihrer Art und Dauer ständig wiederholen und regelmäßig statfinden.

Mögliche Lösungen:

Um Termine, welche immer über die selbe Dauer verfügen nicht bei jedem Patienten neu anlegen zu müssen, kann der Kunde sich Terminvorlagen definieren.

1. Um Terminvorlagen zu definieren klickt der Kunde in den Menüpunkt Stammdaten > Terminvorlagen.

    • Über die Schaltfläche Neu kann eine Terminvorlage erstellt werden.

    • Es kann eine Bezeichnung vergeben werden, mit dem die Vorlage später im Terminkalender angezeigt wird.

    • Hat der Kunde die Unternehmermandantenlösung oder Rechnungsart 3 aktiviert, muss das Unternehmen ausgewählt werden, für welches die Vorlage im Terminkalender sichtbar werden soll. Vorlagen, die für alle Unternehmen gelten, müssen als unternehmensübergreifend gekennzeichnet werden.

    • Es muss eine Dauer für diesen Termin eingetragen werden. Wählen Sie diese Vorlage im Terminkalender aus, wird der Zeitraum blockiert.

      Optional: Soll eine Behandlung lediglich von einem bestimmten Therapeuten oder in einem bestimmten Raum ausgeführt werden, kann in der Vorlage zusätzlich einen Therapeuten bzw. einen Raum hinzugefügt werden.

2. Terminvorlagen im Terminkalender verwenden: Klicken Sie im Terminkalender auf Mehr und dann auf Terminvorlagen.

    • Die im Pop-up angezeigten Terminvorlagen können nun an eine beliebige Stelle im Terminkalender gezogen werden.

    • Wird der Termin platziert öffnet sich die Behandlungstermineingabe.

 

 

8. Terminzetteldruck für die Patienten

Ausdruck der Behandlungstermine für die Patienten

Problembeschreibung:

Kunde fragt nach Möglichkeit Terminzettel für den Kunden auszudrucken.

Mögliche Lösungen:

Der Terminzettel kann über zwei Wege für den Versicherten ausgedruckt werden.

1. Die Funktion hierfür befindet sich hinter dem Reiter Versicherte/Kunden.

    • Auswahl des gewünschten Versicherten und dann Klick auf die Schaltfläche Termine.

    • Per Klick auf die Schaltfläche Mehr im oberen Teil der Maske neben dem Suchfeld kann ein Terminzettel für den Versicherten in den Formaten A4, A5 oder A6 gedruckt werden.

 

2. In der Kalenderansicht

    • Hier muss das Terminmenü links ausgeklappt werden und dann Termin bearbeiten anklicken.

    • Dann muss die Funktion Terminzetteldruck ausgewählt werden.

    • Jetzt kann weiter wie oben verfahren werden und der Terminzettel gedruckt werden.



Wenn in der Maske Einstellungen/Profi ein Firmenlogo hinterlegt ist, dann erscheint dies auch auf dem Terminzettel.


 

 

9. Verknüpfung einer Heilmittelverordnung mit dem Behandlungstermin funktioniert nicht

Heilmittelverordnung lässt sich nicht mit dem Termin verbinden

Problembeschreibung:

Kunde kann keine Verordnung in der Termineingabemaske auswählen.

Mögliche Lösung:

Die Verknüpfung eine Heilmittelverordnung mit dem Behandlungstermin erfolgt über die RFM-Auswahl ( Lupenfunktion) im Feld Indikationsschlüssel.
Hier können bereits bestehende Verordnungen für den Versicherten deren Anzahl Behandlungstermine noch nicht dem Faktor entsprechen ausgewählt werden.

Wenn eine neue Verordnung für den Versicherten angelegt werden soll, kann dies direkt über Neue Heilmittelverordnung erfassen erfolgen.

Hinweis: Heilmittelverordnungen können nur zur Auswahl unter Indikationsschlüssel angeboten werden, wenn eine Heilmittelverordnung für den Versicherten angelegt wurde und die Anzahl der Behandlungstermine in der Liste der Behandlungstermine noch nicht gleich dem Faktor im Feld Abrechnungsdaten ist.

 

 

10. Verknüpfung Terminkalender mit der Heilmittelverordnung

Verknüpfung Terminkalender mit der Heilmittelverordnung / Abrechnung

Kunde fragt nach einer Verknüpfung zwischen Terminkalender und Abrechnung.

Behandlungstermine können über den Terminstatus Freigabe zur Abrechnung in die Heilmittelverordnung übernommen werden.

Wenn in der Termineingabemaske eine Heilmittelverordnung für den Versicherten zugeordnet oder angelegt wurde und der Terminstatus auf Freigabe zur Abrechnung gesetzt wird, dann wird der Behandlungstermin automatisch in die Heilmittelverordnung übernommen.