Heilmittel: Terminkalender -  Einrichtung und Grundfunktionen

Inhalt

1. Darstellung der Arbeitszeiten im Terminkalender
2. Eingabe Arbeitszeiten Personalansicht
3. Fragen zu den Kalenderansichten
4. Funktionen im Terminkalender
5. Individuelle Einstellungen im Terminkalender
6. Mitarbeiterkürzel verwenden
7. Neuer Nutzer des Terminkalenders
8. Tägliche Sicherheitskopie des Terminkalenders per E-Mail
9. Terminkalender offline nutzen
10. Terminkalender: Deaktivierung der Uhrzeit am Mauszeiger
11. Verbesserungsvorschläge Kalender

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1. Darstellung von Arbeitszeiten bei Therapeuten die in Teilzeit beschäftigt sind

Problembeschreibung:

Der Kunde meldet, dass bei Therapeuten mit z.B. einer 4-Tage-Woche die Arbeitszeiten am freien Tag als verfügbar im Kalender gekennzeichnet ist und nicht als abwesend.

Mögliche Lösung:

• Damit dieser Fall korrekt dargestellt wird soll der Kunde im Terminkalender unter Einstellungen die Checkbox Abwesenheiten immer anzeigen aktivieren.

Hiermit werden die Arbeitszeiten ( auch bei Therapeuten mit einer 4-Tage Woche) korrekt im Kalender dargestellt ohne dass zusätzliche Abwesenheiten hinterlegt werden müssen.

 

2. Eingabe Arbeitszeiten Personalansicht

Problembeschreibung:

• Der Kunde fragt nach einer Möglichkeit die Arbeitszeiten und/ oder Abwesenheiten seiner Mitarbeiter zu verwalten.

• Frage nach der Eingabe Behandlungstermine im Terminkalender

Mögliche Lösungen:

Hinweis: Die Hinterlegung der Arbeitszeiten und/ oder Abwesenheiten dienen lediglich dazu, bei der Terminplanung ein Anhaltspunkt zu haben, ob der Therapeut verfügbar ist oder nicht.Es handelt sich hierbei nicht um ein Arbeitszeitenkonto im herkömmlichen Sinne.

1. Klicken Sie sich im Menü über den Menüpunkt "Terminkalender" in die Maske "Terminkalender-Gesamtübersicht“. Im Menü "Ansicht“ in der Navigationsleiste wählen Sie "Personal".

2. Über die Schaltfläche "Neu" oder via Drag&Drop kann der Kunde nun Arbeitszeiten, Urlaub und Krankheit des Therapeuten festlegen (Termintypen).

Die Zeiten werden sofort in die Gesamtübersicht und der Therapeutenplanung beim jeweiligen Therapeuten übernommen und als graues Raster dargestellt.

3. Funktionen:

Termintyp (Pflichtfeld): Bestimmen Sie ob der jeweilige Mitarbeiter im Urlaub, gerade abwesend, krankgeschrieben ist oder ob er lediglich die Arbeitszeiten den Mitarbeitern zuteilen will.

Terminbezeichnung: Hinterlegen Sie eine Bezeichnung für den Termin, beispielsweise „Osterurlaub“, die in der Kalenderübersicht angezeigt wird.

Terminstatus: Wählen Sie über das Lupen-Symbol "Offen", wenn der Termin noch nicht stattgefunden hat. Bei "Storniert" hat der Versicherte den Termin abgesagt oder der Termin wird gelöscht. Er wird nicht mehr in den anderen Ansichten angezeigt.

Wiederholung: Wählen Sie aus, ob der Termin täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholt wird oder ob es ein Einzeltermin ist.

 

4. Hinweise:

Terminbeginn/-ende (Pflichtfelder) bitte nicht vergessen.

Findet der Termin beispielsweise wöchentlich statt, bitte auch festlegen,

wie lange oder wie viele Termine (Pflichtfelder),

an welchen Tag in der Woche der Termin stattfinden soll

und die Uhrzeit.

Nicht vergessen: Ordnen Sie die Zeiten einem Mitarbeiter zu (Nachname ist Pflichtfeld).

 

5. Über die Schaltfläche "zum Kalender“ kehren Sie zurück in die Maske "Terminkalender-Personalplanung“.

 

3. Fragen zu den Kalenderansichten

Problembeschreibung:

Der Kunde hat Fragen zu den unterschiedlichen Kalenderansichten und will wissen, wie sich diese unterscheiden.

Mögliche Lösungen:

Kalenderansicht: In der Kalenderansicht sind verschiedene Ansichten verfügbar. Diese können in der Kalenderansicht unter dem Button "Ansicht" ausgewählt werden.

1. Gesamtübersicht: In der Gesamtübersicht wird jede Ressource (Therapeuten + Räume) als Spalte je Tag angezeigt. Man kann hier auf einen Blick sehen, welcher Therapeut für die gewünschte Uhrzeit noch freie Kapazitäten hat und welcher Raum zur gewünschten Uhrzeit verfügbar ist.

2. Therapeuten: In der Kalenderansicht "Therapeuten" werden alle Therapeuten angezeigt. Zusätzlich hierzu gibt es einen Balken (in der unten beigefügten Darstellung grün), der die Raumverfügbarkeit abbildet. Ein grüner Balken bedeutet, dass zu der gewählten Uhrzeit noch einer der Räume verfügbar ist.

3. Räume: In der Kalenderansicht "Räume" werden alle Räume angezeigt.

4. Personal: In der Personalansicht kann der Kunde die Arbeitszeiten der Mitarbeiter verwalten.

 

4. Funktionen im Terminkalender

Problembeschreibung:

Der Kunde hat allgemeine Fragen zu Einstellungen im Terminkalender.

Mögliche Lösungen:

1. Benachrichtigung per E-Mail für geplante Termine:So erstellt der Kunde die tägliche Sicherheitskopie des Terminkalenders

2. Therapeuten-/ und Raumplanung: Erste Schritte für neue Nutzer des Terminkalenders, um mit Therapeuten und Räumen planen zu können.

3. Verschiedene Ansichten: Der Terminkalender verfügt über verschiedene Ansichten.

Wichtig: Auch die Personalplanung findet in einer Terminansicht statt. Hier wird die Eingabe der Arbeitszeiten in der Personalansicht erläutert.

4. Termine suchen: Mit der Terminsuche im Terminkalenderkann in verschiedenen Zeiträumen nach Terminen von Versicherten gesucht werden.

5. Terminkollisionen: Sich überschneidende Termine innerhalb der kommenden zwei Monate werden angezeigt.

6. Kalenderdruck: Kunde wünscht einen Ausdruck der Terminübersicht

7. Terminvorlagen: Der Kunde hat Termine die sich in ihrer Art und Dauer ständig wiederholen. Hier bieten sich Terminvorlagen zur Terminvergabe an

8. Einstellungen: Individuelle Einstellungen im Terminkalender vornehmen

9. Terminzetteldruck: Druck von Terminzetteln für den Patienten.

 

 

5. Individuelle Einstellungen im Terminkalender

Problembeschreibung:

Der Kunde möchte im Terminkalender individuelle Einstellungen vornehmen.

Mögliche Lösungen:

Die Einstellungen werden im Menüpunkt Terminkalender vorgenommen. Mit Klick auf die Schaltfläche Mehr-> Einstellungen öffnet sich ein Dialog. Dort können die einzelnen Funktionen angepasst werden.

1. Anzeigeoptionen:

• Samstage ausblenden: Bei Aktivierung werden erscheinen Samstage nicht mehr in der Kalenderansicht

• Sonntage ausblenden: Bei Aktivierung werden Sonntage nicht mehr in der Kalenderansicht angezeigt

• Abwesenheiten immer anzeigen: Der Haken darf nur gesetzt werden, wenn Arbeitszeiten über den Kalender verwaltet werden sollen. Funktion dient dazu, dass bei Mitarbeitern mit z.B. einer 4-Tage-Woche der 5. Tag korrekt als Abwesenheit angezeigt wird

• Terminausklappen verhindern: Das automatische Ausklappen der Termine beim Überfahren mit der Maus kann hiermit deaktiviert werden. (Tritt z.B. bei Terminen mit einer Termindauer von 20 Minuten auf)

 

2. Raster: Hier kann das Anzeigeraster für den Terminkalender ausgewählt werden.

• beginnend bei: Dies bedeutet, bei welcher Uhrzeit die Standarddarstellung des Kalenders beginnt. Standardmäßig ist zunächst 8 Uhr ausgewählt.

• Raster ausrichten an: Diese Funktion definiert, an welche Uhrzeit das eingestellte Raster ausgerichtet werden soll. Beispiel bei einem 25 minütigen Terminraster und einem Arbeitsbeginn von 7.30 Uhr werden dann die 25 minütigen Terminslots ab 07.30 Uhr eingeteilt.

 

3. Terminzettel: Hier kann ein Anschreiben definiert werden, welches auf dem Terminzettel als Vortext aufgedruckt wird.

 

 

6. Mitarbeiterkürzel verwenden

Einstellungen im Terminkalender

Problembeschreibung:

Kunde möchte wissen, wofür die Funktion Mitarbeiterkürzel verwenden nützlich ist.

Mögliche Lösung:

Damit die Schnellfilterleiste für den Terminkalender nicht mehr länger mit einem Scrollbalken angezeigt wird, können die Therapeuten mit den Mitarbeiterkürzeln aus den Stammdaten-Mitarbeiter angezeigt werden.

• In den Einstellungen wird die Funktion Mitarbeiterkürzel verwenden ausgewählt.

• Diese Funktion ist verfügbar in der oberen Leiste-> Schaltfläche Mehr -> Einstellungen -> Anzeigeoptionen

• Sowohl bei der Schnellfilterleiste als auch in den Spaltenübeschriften werden dann für die Mitarbeiter die Kürzel verwendet.

 

 

7. Neuer Nutzer des Terminkalenders

Problembeschreibung:

Der Kunde möchte absofort den DMRZ-Terminkalender für Heilmittelkunden nutzen und sieht im Menüpunkt "Terminkalender" keine Übersicht.

Mögliche Lösungen:

1. Anlegen von Ressourcen, die im Kalender verwaltet werden sollen:

• Mit dem Kalender können Therapeuten und Räume verwaltet werden. Damit diese im Kalender erscheinen, müssen diese zunächst in den Masken Stammdaten/Räume und Stammdaten/Mitarbeiter einmalig erfasst werden.

• Bei der Erfassung eines Therapeuten in der Maske "Stammdaten/Mitarbeiter" ist darauf zu achten, dass ihm Im Bereich "Persönliche Daten" die Rolle "Therapeut" zugewiesen wird. Mitarbeiter mit der Rolle "Verwaltung" erscheinen nicht im Terminkalender.

 

 

8. Tägliche Sicherheitskopie des Terminkalenders per E-Mail

Problembeschreibung:

Der Kunde möchte eine tägliche Sicherheitskopie der eingetragenen Termine im Terminkalender per E-Mail.

Mögliche Lösungen:

• Um die Sicherungskopie für den Terminkalender freizuschalten im Menüpunkt "Einstellungen > Profil" klicken und im Bereich "E-Mail-Benachrichtigungen" einen grünen Haken setzen.

• Einfach im Menü auf die Menüpunkte "Einstellungen > Profil" klicken und im neuen Bereich "E-Mail-Benachrichtigungen" einen grünen Haken setzen.

• Gut zu wissen: Der neue Service findet immer nachts statt. Sie bekommen Ihre Sicherungskopie als PDF-Dokument. Das Dokument beinhaltet einen Übersichtsplan für jeden Therapeuten für die kommenden 3 Tage.

 

 

9. Terminkalender offline nutzen

Problembeschreibung:

Der Kunde möchte wissen, ob er den Terminkalender auch ohne Internetzugang nutzen kann.

Mögliche Lösung:

• Es gibt keinen Offline-Modus für den Terminkalender.

• Eine nachträgliche Synchronisation von Eingabe oder ähnliches ist nicht möglich.

• Um den Kalender nutzen zu können muss Zugang zum Internet vorhanden sein.

Keine Weiterleitung erforderlich und kein Verbesserungsvorschlag möglich.

 

 

10. Terminkalender: Deaktivierung der Uhrzeit am Mauszeiger

Problembeschreibung:

Den Kunden stört die Uhrzeit am Mauszeiger und möchte diese nicht länger angezeigt bekommen.

Mögliche Lösung:

• Wenn der Kunde die Uhrzeit am Mauszeiger im Terminkalender deaktivieren möchten, dann ist dies in den Kalendereinstellungen ( obere Navigationsleiste Mehr ) möglich.

• Hierfür kann der Haken bei Uhrzeit am Mauszeiger ausblenden aktiviert werden.

 

 

11.  Verbesserungsvorschläge Kalender

Problembeschreibung

Im Zusammenhang mit der Nutzung des Kalenders im DMRZ.de-System wurden verschiedene Verbesserungsvorschläge von Anwendern gemeldet. Diese betreffen insbesondere die Vermeidung von Doppelbelegungen, die visuelle Hervorhebung wichtiger Patienteninformationen, das zeitaufwendige Löschen einzelner Termine sowie die effiziente Vergabe freiwerdender Termine an Patienten auf der Warteliste. Aktuell ist noch nicht absehbar, wann diese Verbesserungen im System umgesetzt werden.

Lösungsvorgehen
Die genannten Verbesserungsvorschläge sind dem Produktmanagement und der Entwicklung bereits bekannt und werden geprüft. Bis zur Umsetzung gelten folgende Hinweise für den Support:

Bei Anfragen zu Doppelbelegungen: Informieren Sie, dass aktuell keine automatische Sperre für belegte Zeiträume besteht. Termine müssen weiterhin manuell auf Überschneidungen geprüft werden.

Bei Fragen zur Kennzeichnung von Patienteninformationen: Weisen Sie darauf hin, dass eine farbliche Markierung wichtiger Hinweise derzeit noch nicht möglich ist. Notizen können jedoch im Patientenprofil hinterlegt werden.

Bei Beschwerden über das zeitaufwendige Löschen: Erklären Sie, dass Termine aktuell einzeln gelöscht werden müssen. Eine Mehrfachauswahl ist in Planung, aber noch nicht verfügbar.

Bei Wünschen zur automatisierten Vergabe freiwerdender Termine: Teilen Sie mit, dass eine entsprechende Funktion zur Wartelistenverwaltung noch nicht implementiert ist.

Bitte dokumentieren Sie alle Rückmeldungen und verweisen Sie auf diesen Artikel, um Doppelmeldungen zu vermeiden.

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