Heilmittel: Online-Terminbuchung (Widget)

Inhalt

1. Anleitung Online-Terminbuchung
2. Die Checkbox Arbeitszeit gleich Online-Verfügbarkeit ist nicht sichtbar
3. Einbindung in mobile Webseite
4. Einbindung von zwei Terminwidgets
5. Informationen zum Online-Terminbuchung für Heilmittelkunden
6. Online Termin Buchung
7. Online Terminbuchung: Fehlermeldung
8. Online-Terminbuchung: Fehlermeldung wird im Widget angezeigt
9. Online-Terminvergabesystem // Online Terminbuchung
10. Online-Terminvergabesystem: Versicherter erscheint doppelt unter Versichertenstammdaten

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1. Anleitung Online-Terminbuchung

Problembeschreibung:

Der Kunde benötigt eine Anleitung zur Nutzung Online-Terminbuchung

Mögliche Lösungen:

Allgemeine Information:

• Das Terminwidget für die Online Terminvergabesystem kann in die Praxiswebseite eingebunden werden. Mit Hilfe dieser Funktion können Patienten Ihre Termine selber online buchen ohne hierfür in der Praxis anrufen zu müssen.

• Es kann genau definiert werden welche Leistungen für welche Zeiträume gebucht werden können und welcher Therapeut diese Leistung erbringt.

Wichtig: Der Kunde möge bitte den Anweisungen in den Hilfetexten ( Schaltfläche Hilfe in den entsprechenden Masken) folgen.

• Sollte eine Weiterleitung (ohne call) erforderlich sein, notieren sie unbedingt die evtl auftretenden Fehlermeldungen.

• Das DMRZ stellt den Leistungserbringern keine Webseite zur Verfügung. Das TerminvergabeSystem kann mit dem Code in eine bereits vorhandene Webseite eingebunden werden.

• Das DMRZ leistet keinen Support beim Erstellen von Webseiten!

Die Vorbereitung:

1. Aktivierung des Online Terminvergabesystem - Einstellungen - Für Ihre Website: Die Aktivierung kann im Menüpunkt Einstellungen Für Ihre Website erfolgen, in dem der Button Widget-Key erzeugen betätigt wird.

2. Widget-Konfiguration: Terminslot-Dauer: In diesem Feld können Sie die Dauer eines buchbaren Terminslots eintragen. Die von ihnen im Terminkalender eingetragenen Online-Verfügbarkeiten werden dann in Termin-Slots mit der hier definierten Länge eingeteilt.

3. Buchung:

• Stornierung möglich bis Hier kann definiert werden, bis zu welchen Zeitpunkt der Patient über den Buchungslink in der E-Mail Termine stornieren darf.

• Buchung möglich bis Hier kann festgelegt werden bis zu welchem Zeitpunkt die Online-Buchung möglich ist.

4. E-Mail-Konfiguration:

• Absender E-Mail-Adresse

• Adressdaten: Straße + Hausnummer, Plz + Ort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse

5. Script: Hier erscheint der I-Frame-Link der in die Webseite eingebunden werden kann.

6. Menüpunkt: Online-Terminbuchung Konf. Online-Angebot: Hier können Leistungen angelegt werden, die dann über das Terminwidget gebucht werden können.

• Leistungsbezeichnung

• Dauer (Behandlungsdauer)

• Gültig von

• Gültig bis

• Gesperrt

• Auswahl von Therapeuten die diese Leistung erbringen können

 

7. Hinterlegung Arbeitszeiten je Therapeut für Online-Buchung:

• Im Terminkalender in der Personalansicht können Arbeitszeiten je Therapeut hinterlegt werden. Diese können direkt per Checkbox in der Termineingabemaske als Online-Verfügbarkeit freigeschaltet werden.

• Sollen nur bestimmte Zeiten für die Online-Buchung freigeschaltet werden, können zusätzliche Arbeitstermine mit dem Status Online-Verfügbarkeit angelegt werden.

Der Buchungsvorgang:

1. Die Terminbuchung durch den Patienten

• Auswahl der angebotenen Leistung: Hier kann der Patient die Leistung auswählen die er verordnet bekommen hat.

• Therapeutenauswahl: Hier kann ein bestimmter Therapeut von dem Patienten für die Buchung ausgewählt werden oder ein beliebiger Therapeut.

• Terminauswahl: In dem Auswahlkalender werden die Tage grün hinterlegt, an denen noch freie Termine verfügbar sind. Der Patient kann dann einen Tag per Klick auswählen und die gewünschte Uhrzeit an dem der Termin stattfinden soll auswählen. Hinweis: Innerhalb von einem Buchungsvorgang können bis zu 15 Termine gebucht werden.

• Eingabe der Patientendaten: Patientenanschrift, Auswahl für Zeitpunkt an dem eine Terminerinnerung erfolgen soll.

• Die Terminerinnerung erfolgt per E-Mail.

Buchungsbestätigung per E-Mail

• Nach Abschluss des Terminbuchungsvorgangs in dem Terminwidget wird eine Buchungsbestätigung per E-Mail an den Patienten versendet.

Terminstornierung über Link in der Buchungsbestätigung

• In der E-Mail mit der Buchungsbestätigung wird auch ein Link versendet über den eine Stornierung der gebuchten Termine möglich ist.

Die Übersicht für online gebuchte Termine - Menüpunkt : Online-Terminbuchung Online-Terminbuchung

• In dieser Liste erscheinen alle online gebuchten Termine.

 

 

2. Die Checkbox Arbeitszeit gleich Online-Verfügbarkeit ist nicht sichtbar

Problembeschreibung:

Kunde hat das Terminwidget aktiviert, will er jetzt bei Arbeitszeiten die Online-Verfügbarkeit definieren kann er die Checkbox hierfür in der Termineingabemaske nicht sehen.

Mögliche Lösung:

Wenn das Terminwidget neu aktiviert wurde muss der Kunde sich zunächst ausloggen und erneut einloggen, damit er die Arbeitszeiten definieren kann.

 

 

3. Einbindung in mobile Webseite

Terminwidget/ Online-Terminbuchung: Ansicht in mobile Webseite

Problembeschreibung:

Kunde fragt, ob sich die Widgetbreite automatisch bei einer mobilen Webseite anpasst.

Mögliche Lösung:

• Aktuell passt sich die Widgetbreite noch nicht automatisch bei mobilen Webseiten an. Die Anforderung wurde bereits aufgenommen und die Umsetzung folgt.

• Kunde kann bei Intersse von uns informiert werden, wenn dies umgesetzt wurde.

Weiterleiten ohne call wenn Kunde Information nach Umsetzung will.

 

 

4. Einbindung zwei Terminwidgets auf einer Internetseite

Problembeschreibung:

Kunde hat zwei Zugänge im DMRZ und für beide das OTV aktiviert. Er möchte beide Widgets auf einer Internetseite einbinden. Schwierigkeit hierbei ist, dass sobald eines der beiden Widgets geöffnet wurde kann das andere nicht mehr geöffnet werden, da immer das zuerst geöffnete angezeigt wird.

Mögliche Lösung:

Zwei Widgets können nicht innerhalb eines HTML-Dokuments eingebunden werden, das klauen der Session des einen Widgets durch das andere wird jedoch unterbunden wenn diese in unterschiedlichen HTMLs liegen.

 

 

5. Informationen zum Online-Terminbuchung für Heilmittelkunden

Kunde hat Fragen zum neuen Online-Terminvergabesystem // Online Terminbuchung

Die Funktion wurde für alle Heilmi Kunden freigeschaltet

Funktionen:

• Das Online-Terminvergabesystem kann in die bereits vorhandene Kundenwebseite eingebunden werden.

• Der Kunde muss also bereits eine Webseite haben - das DMRZ stellt keine Webseite zur Verfügung und vermittelt keine Anbieter von Webseiten

• Die Versicherten/Patienten können dann direkt Termine mit dem gewünschten Therapeuten buchen.

• Von dem Kunden können Leistungen und die Uhrzeiten für die eine Online-Buchung möglich ist definiert werden.

• Die gebuchten Termine werden direkt in den Terminkalender übernommen.

• Der Patient erhält nach der Buchung eine Buchungsbestätigung per E-Mail und kann hierüber die gebuchten Termine auch stornieren.

 

 

 

6. Online Termin Buchung

Terminwidget/ Online-Terminbuchung: Widgetgröße

Problembeschreibung:

Kunde fragt nach der Größe von unserem Terminwidget.

Mögliche Lösung:

Die Widgetgröße beträgt 520 x 537 Pixel (Breite x Höhe).

 

 

7. Online Terminbuchung: Fehlermeldung

Online Terminbuchung: Fehlermeldung beim Öffnen des Widgets auf der Webseite des Kunden

Problembeschreibung:

Wenn die Webseite des Kunden geöffnet wird auf der das Terminwidget eingebunden ist, erhält der Nutzer die Fehlermeldung
Die Seite mit der Adrresse https://svr01.dmrz.de meldet: 2:this.cDiv is null.

Mögliche Lösung:

Der Kunde hat unter Einstellungen - Für Ihre Webseite eine URL hinterlegt. Hier muss er die vollständige URL angeben, auf der das Widget eingebunden ist. Hinweis: Häufig geben Kunden nur die URL der Hauptseite an und deswegen kommt es hier zu Schwierigkeiten.


Ein Beispiel für eine falsche Einbindung:

Hinterlegte URL:
www.musterpraxis.de

Tatsächlich wurde das Widget aber auf der Seite www.musterpraxis.de/online-terminbuchung/ eingebunden und deshalb müsste dann auch diese URL im DMRZ hinterlegt werden.

 

8. Online-Terminbuchung: Fehlermeldung wird im Widget angezeigt

Problembeschreibung:

Kunde hat das Online-Terminbuchungssystem auf seiner Webseite eingebunden.

Hier erscheint jetzt die Fehlermeldung Nicht zulässige Verwendung.

Mögliche Lösungen:

Der Kunde muss in der Widget-Konfiguration Für Ihre Webseite im FieldSet URL die URL auf der er das Widget eingebunden hat eintragen bzw. ergänzen.

Der Fehler erscheint, wenn hier nicht die richtige URL eingetragen ist.

zur Info:
Es kann auch sein, dass der Kunde für verschiedene Betriebssysteme unterschiedliche URLs eingeben muss.

 

9. Online-Terminvergabesystem // Online Terminbuchung

Online-Terminvergabesystem // Online Terminbuchung

Problembeschreibung:

Der Kunde fragt nach einer Übersicht für online gebuchte Termine.

Mögliche Lösung:

Für die Funktion stehen dem Kunden zwei Möglichkeiten zur Verfügung sich eine Übersichtstabelle der online gebuchten Termine anzeigen zu lassen.

1. Über den Terminkalender unter dem Button Mehr und dann Online-Terminbuchung zur Übersicht für online gebuchte Termine.

2. Über den Menüpunkt Online-Terminbuchung und dann Unterpunkt Online-Terminbuchung.

 

 

10.  Online-Terminvergabesystem: Versicherter erscheint doppelt unter Versichertenstammdaten

Problembeschreibung:

Kunde meldet, dass nach der Online-Terminbuchung ein Versicherter doppelt in den Versichertenstammdaten erscheint.

• Bei der Online-Terminbuchung muss der Versicherte am Ende der Buchung seine Kontaktdaten inkl. Anschrift und Geburtsdatum angeben.

• Am Ende der Buchung wird dann von dem System eine automatische Prüfung durchgeführt, ob der Versicherte bereits im System vorhanden ist. Hierbei wird auf Name, Vorname und Geburtsdatum geprüft.

• Liegt bei der Angabe ein Schreibfehler vor, die dazu führt dass die Daten von den bereits vorhandenen Versichertenstammdaten abweichen, wird der Versicherte als neuer Versicherte in den Versichertenstammdaten angelegt.

 

Mögliche Lösung:

• Eine Dublettensuchfunktion für das Online-Terminvergabesystem wird noch entwickelt und wird zukünftig dafür sorgen, dass doppelte Versichertenstammdaten zusammengeführt werden können.

• Aktuell gibt es nur die manuelle Möglichkeit, die Termindaten bei der Dublette in den korrekten Versicherten zu ändern und den fehlerhaften Versicherten zu sperren.