Heilmittel:  OCR (Texterkennung) für Heilmittelverordnungen

Inhalt

1. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - Allgemeine Informationen
2. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - Hochladen von Dokumenten
3. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - kein Upgrade
4. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - Korrekturen
5. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - Leere Verordnungen
6. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - Maßnahmenkürzel
7. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - Probleme Texterkennung
8. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - Scan-Probleme
9. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - wünscht Upgrade
10. Trennung eines Sammeldokumentes

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1. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - Allgemeine Informationen

Problem:

Der Kunde meldet sich bezüglich der neuen Funktion der Texterkennung im Heilmittel-Bereich und möchte weitere Informationen diesbezüglich haben oder am Online-Kundentest teilnehmen.

Lösung:

Kunde möchte generelle Informationen zu der Funktion haben

Das Feature "Texterkennung im Heilmittelbereich" oder Intern Heilmittel-OCR genannt ist eine Erweiterung der bisher genutzten Texterkennung in DMRZ.de. Es können ausgefüllte Heilmittel-Verordnungen hochgeladen werden, die dann durch die Texterkennung ausgelesen werden (Vorder- und Rückseite). Mit dem erkannten Dokument wird dann eine neue Heilmittel-Verordnung in DMRZ.de angelegt, die erkannten Daten werden übernommen und können dann durch den Kunden kontrolliert und wenn nötig korrigiert werden. Über hinterlegte Maßnahmenkürzel des Kunden werden dann die dazugehörigen Leistungen zugeordnet, ohne dass der Kunde diese selber auswählen oder hinzufügen muss.
Diese Erweiterung bietet dem Kunden eine erhebliche Einsparung von Zeit beim Eintragen der erbrachten Leistungen.

Mindestanforderungen:
Zum Test des Features benötigt der Kunde eine Möglichkeit zur Digitalisierung seiner Dokumente (Scanner, Kamera, Handy).
Möchte der Kunde detailliertere Informationen zu dem Feature haben, kann er sich jederzeit die Anleitungen im Wiki durchlesen.

Der Kunde möchte die Funktion nutzen

Wurde der Kunde auf die Funktion über ein Banner oder einen Assistenten aufmerksam gemacht, kann er die Funktion bereits nutzen. Er kann sich in der Maske "Heilmittel-Verordnung" eine ausführliche Anleitung zu diesem Thema anzeigen lassen.

Kunde möchte eine Anleitung haben

In der Maske "Heilmittelverordnung" kann der Kunde auf den Button "Hilfe" klicken, dort bekommt er eine ausführliche Anleitung angezeigt.

 

2. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - Hochladen von Dokumenten

Problem:

Der Kunde meldet sich bezüglich Problemen/Fragen beim Upload von Verordnungen.

Lösungen:

Der Kunde kann sich jederzeit in der Maske "Heilmittelverordnung" über den Button "Hilfe" eine detaillierte Anleitung anzeigen lassen.

Mögliche Probleme:

• Dem Kunden ist nicht klar, wie er ein Dokument in DMRZ.de hochladen kann.

  In der Maske "Heilmittelverordnung" kann der Kunde über den Button "Dokumente" ein Upload-Fenster öffnen.

  In diesem Fenster kann er über den Button "Hochladen" neue Dokumente zum Hochladen auswählen.

  Die genauen Erklärungen zu den einzelnen Buttons iost unten genauer ausgeführt.

• Der Kunde weiß, wie er das Dokument hochlädt, findet es aber nicht auf seinem genutzten Gerät.

  Der Kunde soll seine Dokumente so ablegen, dass er sie beim Upload leicht wieder findet.

• Der Kunde möchte gerne die Funktion Drag & Drop genauer erklärt bekommen.

  Die Funktion "Drag & Drop" bezeichnet das Verschieben eines gespeicherten Elementes (bspw. gescannte Verordnung) direkt in das Upload-Fenster in DMRZ.de. Dazu muss der Kunde nur seinen Zugang mit dem geöffneten Pop-Up zum Upload der Dokument und seine gespeicherten Dateien parallel offen haben. Mit der Maus kann er das Dokument dann direkt aus seinen Dateien ins System ziehen.

• Der Kunde möchte die Funktionen der Buttons erklärt bekommen (Upload-Dialog).

  • "Hochladen": Dieser Button blendet die Funktion zum Auswählen der Dokumente und das Drag & Drop - Fenster ein.

  • "Dokumente zum Upload auswählen": Mit Klick auf den Button öffnet sich der Dateispeicher des verwendeten Gerätes und der Kunde ein oder mehrere Dateien zum Upload auswählen.

  • "Ausblenden": Kann nur mit einem ausgewählten Dokument aus der Liste der hochgeladenen Dokumente betätigt werden, er blendet die Verordnungen fürs erste aus.

  • "Entfernen": Der Button löscht die ausgewählten Dokumente aus der Liste aus dem System.

  • "Erstellen": Mit diesem Button kann der Kunde mit einer ausgewählten Verordnung aus der Liste eine neue Heilmittelverordnung im System anlegen.

  • "Aktueller Filter": Hier kann der Kunde einstellen, welche hochgeladenen Dokumente er angezeigt bekommen möchte, bevor er bspw. neue Verordnungen im system erfasst.

  • "Liste aktualisieren": Der Kunde kann die Liste der bereits hochgeladenen Dokumente aktualisieren.

 

3. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - kein Upgrade

Problem:

Der Kunde hat nicht genügend Speicherplatz zum Upload seiner Dokumente aber möchte in kein höheres Servicepaket upgraden.
Wie viel Speicherplatz der Kunde bereits verwendet hat, kann er in seinem Zugang in der Impressum-Leiste unter "Mein Leistungspaket" jederzeit eingesehen werden.

Lösung:

Möchte der Kunde sein Servicepaket nicht upgraden, kann er nach der Anlage/Abrechnung der Heilmittelverordnungen das zugehörige Dokument wieder löschen. Lohnt sich dies nicht für den Kunden, kann er die Funktion leider nicht dauerhaft nutzen.

Löschen der Dokumente:

1. In der Menüleistung die Maske "Dokumente" öffnen und in der Listenansicht über den Mülleimer die Dokumente einzeln löschen.

2. In der Maske "Heilmittelverordnung", Klick auf "Dokumente". In der Liste der bereits hochgeladenen Dokumente eins oder mehrere markieren und den Button "Entfernen" betätigen.

3. Über die Maske "Einstellungen - Datenlöschung" eine Löschfrist für Dokumente definieren und regelmäßig löschen (lohnt sich besonders für große Mengen von Dokumenten).

 

4. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - Korrekturen

Problem:

Der Kunde meldet sich, die Texterkennung hat Daten erkannt, diese sind aber falsch.

Lösung:

Der Kunde kann die Daten in der angelegten Heilmittel-Verordnung korrigieren, sobald er diese gespeichert hat.

Verordnung Vorderseite:

• Die Daten der Vorderseite kann der Kunde direkt in der Heilmittelverordnung im Reiter "Vorderseite" korrigieren.

• Wurden Versichertendaten falsch erkannt, kann er diese ebenfalls in den Versicherten-Stammdaten korrigieren oder ergänzen.

Verordnung Rückseite: Wurden die Maßnahmenkürzel und/oder die Termine auf der Rückseite falsch oder unvollständig erkannt, kann der Kunde folgendermaßen vorgehen:

• Die Termindaten werden korrigiert (wenn nötig)

• Wurde eine der Zeilen von der Rückseite korrekt erkannt? Dann klickt der Kunde auf den Button "Kopieren" direkt daneben.

• Es kommt eine Nachfrage, ob alle anderen Zeilen mit diesen Informationen überschrieben werden sollen, Klick auf OK.

• Wenn alle Maßnahmen richtig kopiert worden sind, kann der Kunde speichern.

• Nach dem speichern klickt der Kunde den Button "In Abrechnung übernehmen".

• Die Termine und Leistungen der Rückseite werden jetzt in die Heilmittelverordnung übertragen, speichern.

Weitere Informationen:

• Die jeweiligen Leistungen können der Abrechnung nur zugeordnet werden, wenn den jeweiligen Maßnahmenkürzeln auch Positionsnummern in der Maske "Maßnahmenerkennung" zugeteilt worden sind

   

 

 

5. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - Leere Verordnungen

Problem:

Der Kunde hat eine Verordnung in der Maske "Heilmittelverordnung" hochgeladen und damit eine neue HeilmittelVO angelegt, diese ist aber leer und hat keine Daten aus dem Dokument übernommen.

Lösung:

Der Kunde hat höchstwahrscheinlich nicht gewartet, bis die Texterkennung vollständig durchgelaufen ist.

Idealworkflow:

• Maske Heilmittel-Verordnung öffnen

• In Listendarstellung Button "Dokumente" in Navigationsleiste betätigen

• Dokumente aus Dateien auswählen oder per Drag & Drop hochladen.

• Warten, bis Dokumente hochgeladen wurden (sichtbar an grünem Häkchen im "Nächste Schritte")

• Warten, bis Texterkennung über die Dokumente gelaufen ist (Wenn erfolgreich: Versichertendaten werden in Liste angezeigt anstatt "Texterkennung läuft")

• Kunde hakt aus Liste ein Dokument an und klickt auf "Erstellen"

Info:

• Klickt der Kunde vor Abschluss der Texterkennung auf "Erstellen", ist die Heilmittelverordnung leer, da bisher noch keine Daten erkannt worden sind

 

 

6. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - Maßnahmenkürzel

Problem:

Der Kunde meldet sich und möchte wissen wie er Maßnahmenkürzel hinterlegt oder ob er es richtig gemacht hat.

Lösung:

Wichtigster und Erster Schritt der neuen Funktion ist die Anlage der Maßnahmenkürzel. Diese steuern die Zuweisung von Leistungen aus der erkannten Verordnung in die Abrechnung!

Idealfall:

• Der Kunde öffnet die Maske Maßnahmenerkennung.

• Der Kunde sucht Sich die Leistungen raus, die er regelmäßig abrechnet.

• Auf der Verordnungs-Rückseite schreibt/stempelt der Kunde im Regelfall immer die gleiche Benennung (Maßnahme/Maßnahmenkürzel).

• Diese Benennung (Maßnahme/Maßnahmenkürzel) muss der Kunde 1:1 in der Maske "Maßnahmenerkennung" eintippen.

• Dem Maßnahmenkürzel wird nun die passende Positionsnummer zugeteilt.

  • Für jede Maßnahme/Maßnahmenkürzel wird EIN EIGENER Eintrag in der Maske "Maßnahmenerkennung" erstellt werden.

  • Diese Einträge sollen einmalig von dem Kunden erfasst werden.

Hinweis:

• Hat der Kunde kein Maßnahmenkürzel hinterlegt, kann das system bei der Erkennung keine Abrechnungspositionen zu den Maßnahmen identifizieren.

• Über den Button "Hilfe" in der Maske "Maßnahmenkürzel" hat der Kunde weitere Artikel zur Hilfestellung

 

 

7. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - Probleme Texterkennung

Problem:

Der Kunde meldet sich bezüglich Problemen in der Texterkennung, nachdem er das Dokument erfolgreich hochgeladen hat.
Mögliche Probleme:

• Der enthaltene Text wird nicht richtig erkannt.

• Die Texterkennung startet nicht/beendet sich direkt

Lösung:

Die hochgeladenen Dokumente prüfen:

• Ist der Text unleserlich?

  Ist der Text auf der Rückseite der Verordnung unleserlich / schief aufeschrieben / abgestempelt, kann der Text nicht zuverlässig ausgelesen werden.

  Die Informationen der Rückseite (Datumsangaben und Maßnahmen) werden optimal erkannt, wenn diese gut leserlich und in den Feldern nicht schief platziert, geschrieben/abgestempelt sind. Bitte dem Kunde empfehlen, die Rückseite bei den nächsten Verordnungen möglich nach diesen Kriterien auszufüllen.

• Wurden die Felder der Vorderseite gut leserlich gefüllt?

  Die Informationen der Vorderseite werden optimal erkannt, wenn diese gut leserlich und innerhalb der Feldern ggf. nicht schief platziert sind. Eventuell kann der Kunde (Therapeut) mit dem Arzt sprechen, dass die nächste Verordnungen mit einer besseren Qualität erstellt werden können.

• Beim Scannen/Fotografieren die gesamte Verordnung einlesen:

  Ist die Verordnung teilweise abgeschnitten kann die Texterkennung die Daten nicht komplett erfassen. Der Kunde soll beim einscannen/abfotografieren der Verordnungen darauf achten, dass alle Felder eingeprägt werden, um keine Information abzuscheiden und somit zu verlieren.

• Ist das richtige Dateiformat verwendet worden? (.bmp, .gif, .jpeg, .jpg, .pdf, .pdfa, .png, .tif, .tiff)

  Bei einem anderen Dateiformat läuft das hochgeladene Dokument nicht in die Texterkennung.

 

8. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - Scan-Probleme

Problem:

Der Kunde meldet sich mit Problemen beim Scan seiner Dokumente.

Lösung:

Welches Problem ist beim Scan der Dokumente aufgetreten?

• Das Dokument (Verordnung) ist abgeschnitten.

  Der Kunde soll seine Dokumente bitte komplett einscannen, sodass an keiner Seite etwas abgeschnitten ist.

• Der Scan ist unscharf/zu hell/zu dunkel.

  Der Kunde soll bitte die Einstellungen seines Scanners prüfen, sodass die Verordnungen gut abgebildet werden können.

Info:

• Nur wenn die Verordnungen in guter Qualität eingescannt werden, kann die Texterkennung richtig greifen.

 

 

9. Heilmittel-OCR (Texterkennung) - wünscht Upgrade

Problem:

Der Kunde hat nicht mehr genügend Speicherplatz zum Upload seiner Dokumente und möchte sein Servicepaket auf Silber oder Gold Upgraden.

Lösung:

Der Kunde kann jederzeit über den Menüpunkt "DMRZ.de-Shop" ein Service-Paket buchen. Sein aktuelles Servicepaket kann der Kunde in der Impressum-Zeile über den Punkt "Mein Leistungspaket" einsehen.
Möchte der Kunde diesbezüglich eine persönliche Beratung, Weiterleitung an CRM.

 

10. Trennung eines Sammeldokumentes

Problem:

Der Kunde möchte wissen, ob ein Sammeldokument automatisch auf mehrere Dokumente von DMRZ.de getrennt werden kann und wie genau das funktioniert.
Es ist vor allem für die Texterkennung relevant, da ein Sammeldokument nicht von der Texterkennung geeignet ist. Einzeln eingescannte Dokumente waren für die Texterkennung bisher ein Muss.
Nun kann das Sammeldokument von dem DMRZ.de in die einzelnen Dokumente getrennt werden.

Lösung:

Bitte mit dem Kunden folgende Schritte durchgehen/ besprechen:

• Der Kunde soll alle Dokumente vor dem Einscannen in einer korrekten Reihenfolge sammeln.

Z.B., wenn es um die mehrere Verordnungen geht, dann muss der Kunde die Dokumente entsprechend von dem Einscannen sortieren: Vorderseite der Verordnung des Patienten X, dann die Rückseite der Verordnung des Patienten X; Vorderseite der Verordnung des Patienten Y, dann die Rückseite der Verordnung des Patienten Y; usw. .

• Der Kunde soll wissen, wo der eingescannte Sammeldokument (in welchem Ordner) auf seinem PC von dem Scanner gespeichert wird.

• Nun soll der Kunde in seinem DMRZ.de Zugang in die Maske "Heilmittelverordnungen navigieren" und die Schaltfläche Dokumente anklicken.

• Der Kunde soll die Checkbox mit der Beezeichnung "Sammeldokument nach ... Seiten während des Hochladens trennen" setzen. Achtung, zwischen dem Wort "nach" und "Seiten" befindet sich ein Eingabefeld, wo die Kunde die Anzahl der Seiten angeben soll. Für unseres Beispiel mit den Verordnungen wäre es 2.

Das heißt, während das Hochladen wird das System nach jeder 2-te, 4-, 6- usw. Seite das Sammeldokument trennen und diese Dokumente in dem DMRZ.de Zugang speichern. Diese Dokumente werden im Feld "Dokumente" nach dem Trennen des Sammeldokumentes angezeigt oder auch in der eigenen Maske "Dokumente".