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Heilmittel - MVP: Heilmittelverordnung: Erfassung und Verwaltung

Hier finden Sie alle Anleitungen, die den Kernprozess der Verordnungserfassung betreffen – von der manuellen Eingabe über die Foto-Erfassung bis hin zur Verwaltung von Blankoverordnungen und dem korrekten Umgang mit spezifischen Verordnungsdaten.

Inhalt

  1. Erfassung einer Heilmittelverordnung            
  2. Verordnung per Foto erfassen            
  3. Welche Mustertypen können erfasst werden            
  4. Erfassung Blankoverorndungen            
  5. Kennzeichen der Heilmittelverordnung            
  6. Fragen zur korrekten Eingabe des ICD-10-Code            
  7. Pflichtfeld Wiederholung            
  8. Behandlungsabbruch        

 

   1. Erfassung einer Heilmittelverordnung

Hier wird erklärt, wie man eine Heilmittelverordnung für die Abrechnung erstellt

Problembeschreibung

Viele Nutzer sind unsicher, wie sie eine neue Heilmittelverordnung im DMRZ.de-System korrekt erfassen und zur Abrechnung vorbereiten. Dabei gibt es mehrere Schritte von der Übersicht im Dashboard bis zur finalen Kontrolle, die beachtet werden müssen.

Lösungsvorgehen

  • Starten Sie auf dem Dashboard. Hier sehen Sie die letzten drei bearbeiteten Verordnungen. Klicken Sie auf den blauen Button Zur Erfassung, um zur Übersicht Ihrer Verordnungen zu gelangen.

  • In der Verordnungsliste sehen Sie alle bisher erfassten Verordnungen mit wichtigen Informationen wie Patient, Verordnungsdatum und Gesamtbetrag. Der Status "In Arbeit" zeigt offene Vorgänge.

  • Am rechten Rand jeder Zeile finden Sie Symbole zum Bearbeiten oder Löschen des jeweiligen Eintrags.

  • Um eine neue Verordnung zu erfassen, klicken Sie auf den blauen Button Verordnung erfassen.

Schritt 1: Erfassung der Vorderseite (Patienten- & Verordnungsdaten)

  • Sie befinden sich nun in der Erfassungsmaske für die Vorderseite der Heilmittelverordnung.

  • Die Eingabefelder sind logisch angeordnet und entsprechen den Feldern auf einer Verordnung (Muster 13): Patientendaten, Kostenträger, Arzt, ICD-10-Code, Diagnosegruppe und Therapiedetails.

  • Die Software unterstützt Sie mit Vorschlägen (z. B. bei Postleitzahlen oder Arztnummern) und füllt Felder automatisch aus.

  • Nach dem Speichern werden Sie auf fehlende Daten hingewiesen.

  • Übertragen Sie alle Daten sorgfältig und klicken Sie auf Weiter, um zur Erfassung der Behandlungsdaten zu gelangen.

Schritt 2: Erfassung der Rückseite (Behandlungsdaten & Leistungen)

  • Wählen Sie im Kalender die Behandlungstage aus.

  • Wählen Sie die an diesen Tagen erbrachten Leistungen aus der Liste der verordneten Heilmittel.

  • Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau der ausgewählten Behandlungsdaten.

  • Klicken Sie auf Behandlungsdaten übernehmen.

  • Überprüfen Sie die tabellarische Auflistung aller Behandlungstermine, Leistungen, Vertragspreise und Zuzahlungen.

  • Aktivieren oder deaktivieren Sie die Verordnungsblattgebühr bei Bedarf.

  • Prüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf Weiter.

Schritt 3: Finale Kontrollansicht

  • Alle Daten werden übersichtlich zusammengefasst.

  • Nutzen Sie die Hinweis-Box für kontextbezogene Hilfestellungen.

  • Über den Bearbeiten-Button können Sie bei Bedarf Korrekturen vornehmen.

  • Setzen Sie den Status der Verordnung auf "vollständig".

  • Prüfen Sie alle Angaben sorgfältig und klicken Sie auf Erfassung abschließen.

  • Die Verordnung ist nun bereit für die Abrechnung mit dem Kostenträger.

keine Weiterführende Artikel

Schlagwörter: Heilmittel, Verordnung, Erfassung, Dashboard, Behandlungsdaten, Status, Abrechnung, Kontrolle, Zuzahlung, Kostenträger

 

 

2. Verordnung per Foto erfassen

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie eine Heilmittelverordnung schnell und einfach erfassen können, indem Sie sie mit Ihrem Smartphone oder Tablet abfotografieren.

Problembeschreibung

Viele Nutzer möchten Heilmittelverordnungen schnell und komfortabel erfassen. Die Funktion "Verordnung fotografieren" mit KI-gestützter Texterkennung ermöglicht es, Verordnungen einfach per Smartphone oder Tablet abzufotografieren und automatisch ins System zu übernehmen. Unsicherheiten bestehen oft beim Ablauf und bei der Kontrolle der erkannten Daten.

Lösungsvorgehen

Schritt 1: Die Funktion "Verordnung fotografieren" aufrufen

  • Navigieren Sie in der linken Menüleiste zu Abrechnung (Reiter Erfassung).

  • In der Aktionsleiste oberhalb der Verordnungsliste finden Sie den Button Verordnung fotografieren.

  • Klicken Sie auf Verordnung fotografieren.

Schritt 2: Smartphone mit Ihrem DMRZ-Konto verbinden

  • Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit einem großen QR-Code und einer kurzen Anleitung.

  • Scannen Sie den QR-Code mit der Kamera Ihres Smartphones oder Tablets.

  • Folgen Sie dem angezeigten Link, um den mobilen Upload-Prozess im Browser Ihres Geräts zu starten.

Schritt 3: Verordnung auf dem Mobilgerät fotografieren und hochladen

  • Fotografieren Sie die Vorder- und Rückseite der Verordnung gemäß den Anweisungen auf Ihrem Gerät.

  • Achten Sie auf gute Belichtung, Schärfe und vollständige Sichtbarkeit des Dokuments!

  • Laden Sie die Bilder über die mobile Webseite hoch.

Schritt 4: Übertragene Daten am Computer kontrollieren und fertigstellen

  • Wechseln Sie zurück zu Ihrem DMRZ-Konto am Computer und aktualisieren Sie die Seite (z. B. mit F5).

  • Im Reiter In Arbeit erscheint nun ein neuer Eintrag Ihrer fotografierten Verordnung.

  • Öffnen Sie diesen Eintrag. Die KI hat die Felder bereits ausgefüllt.

  • Kontrollieren Sie alle automatisch erkannten Daten sorgfältig mit dem Originalrezept.

  • Korrigieren Sie ggf. einzelne Felder manuell.

  • Schließen Sie die Erfassung wie gewohnt ab.

keine weiterführende Artikel

Schlagwörter: Verordnung, Foto, Texterkennung, KI, Smartphone, Tablet, Upload, Kontrolle, Abrechnung, DMRZ, Digitalisierung

 

 

3. Welche Mustertypen können erfasst werden

Welche Mustertypen können erfasst werden

Die verschiedenen Abrechnungsarten im Heilmittelbereich

Problembeschreibung

Viele Nutzer sind unsicher, welche Abrechnungsarten im Heilmittelbereich über das DMRZ.de-System möglich sind und wie die Auswahl der passenden Option im System erfolgt. Eine fehlerhafte Auswahl kann zu Problemen bei der Abrechnung führen.

Lösungsvorgehen

Schritt 1: Menü der Abrechnungsarten aufrufen

  • Navigieren Sie in der linken Menüleiste zum Punkt Abrechnung.

  • Im Reiter Erfassung finden Sie oberhalb der Verordnungsliste den blauen Button Verordnung erfassen.

  • Klicken Sie auf Verordnung erfassen. Es öffnet sich ein Menü mit allen verfügbaren Abrechnungsarten.

Schritt 2: Passende Abrechnungsart auswählen und verstehen

  • Jeder Menüpunkt startet eine spezifische Erfassung, die auf die jeweilige Abrechnungsart zugeschnitten ist.

  • Hier die wichtigsten Optionen im Überblick:

    • GKV Muster 13:

      • Standard-Heilmittelverordnung für gesetzlich Versicherte, ausgestellt von Vertragsärzten. Regelfall für Physio-, Ergo-, Logo- und Podotherapie.

    • GKV Muster 13 Zahnarzt:

      • Spezielle Verordnung von Zahnärzten, z. B. für CMD-Behandlungen.

    • GKV Muster 13 Gynäkologie:

      • Verordnung von Gynäkologen, z. B. für Beckenbodentraining nach Geburt.

    • GKV Muster 13 Entlassmanagement:

      • Verordnung vom Krankenhaus zur Sicherstellung der ambulanten Weiterbehandlung nach Entlassung.

    • GKV Muster 13 Terminservicestellen:

      • Verordnung, die über die Terminservicestellen (TSS) vermittelt wurde, meist für Akutbehandlungen.

    • Privatversicherung / Selbstzahler:

      • Für Rechnungen an Privatpatienten oder Selbstzahler. Es wird eine Privatrechnung erstellt, keine elektronische Abrechnung mit der Kasse.

    • Berufsgenossenschaft (BG):

      • Für Behandlungen nach Arbeits- oder Wegeunfällen. Kostenträger ist die gesetzliche Unfallversicherung.

    • Papierrechnung an Kostenträger:

      • Für Kostenträger, die keine elektronische Abrechnung (DTA) akzeptieren. Die Rechnung wird in Papierform erstellt.

    • Renten & Unfallversicherung:

      • Für Abrechnungen mit der gesetzlichen Renten- oder Unfallversicherung als Kostenträger.

keine weiterführende Artikel

Schlagwörter: Abrechnungsart, Heilmittel, Muster 13, Privat, Selbstzahler, BG, Rentenversicherung, Papierrechnung, DTA, Terminservicestelle, Entlassmanagement

 

 

4. Erfassung Blankoverordnungen

Leitfaden Blankoverordnung

Problembeschreibung

Viele Nutzer sind unsicher, wie sie eine Blankoverordnung im DMRZ.de-System korrekt erfassen und für die Abrechnung vorbereiten. Besonders wichtig ist es, das Häkchen bei "Blankoverordnung" zu setzen, damit die spezifischen Plausibilitäten und Vergütungslisten angewandt werden.

Lösungsvorgehen

Schritt 1: Startpunkt Dashboard und Abrechnungsübersicht

  • Nach dem Login sehen Sie auf dem Dashboard die letzten drei bearbeiteten Verordnungen.

  • Klicken Sie auf den blauen Button Zur Erfassung, um zur Übersicht Ihrer Verordnungen zu gelangen.

  • In der Verordnungsliste sehen Sie alle bisher erfassten Verordnungen mit wichtigen Informationen wie Patient, Verordnungsdatum und Gesamtbetrag.

  • Der Status "In Arbeit" zeigt offene Vorgänge.

  • Am rechten Rand jeder Zeile finden Sie Symbole zum Bearbeiten oder Löschen.

  • Um eine neue Verordnung zu erfassen, klicken Sie auf den blauen Button Verordnung erfassen.

Schritt 2: Erfassung der Vorderseite (Patienten- & Verordnungsdaten)

  • Sie befinden sich in der Erfassungsmaske für die Vorderseite der Heilmittelverordnung.

  • Die Eingabefelder sind logisch angeordnet und entsprechen den Feldern auf Muster 13 (Patientendaten, Kostenträger, Arzt, ICD-10-Code, Diagnosegruppe, Therapiedetails).

  • Die Software unterstützt Sie mit Vorschlägen (z. B. bei Postleitzahlen oder Arztnummern) und füllt Felder automatisch aus.

  • Nach dem Speichern werden Sie auf fehlende Daten hingewiesen.

  • Wichtig: Setzen Sie unbedingt das Häkchen bei Blankoverordnung, damit die blankospezifischen Plausibilitäten und Vergütungslisten angewandt werden.

  • Übertragen Sie alle Daten sorgfältig und klicken Sie auf Weiter, um zur Erfassung der Behandlungsdaten zu gelangen.

Schritt 3: Erfassung der Rückseite (Behandlungsdaten & Leistungen)

  • Wählen Sie im Kalender die Behandlungstage aus.

  • Wählen Sie die an diesen Tagen erbrachten Leistungen aus der Liste der verordneten Heilmittel.

  • Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau der ausgewählten Behandlungsdaten.

  • Klicken Sie auf Behandlungsdaten übernehmen.

  • Überprüfen Sie die tabellarische Auflistung aller Behandlungstermine, Leistungen, Vertragspreise und Zuzahlungen.

  • Aktivieren oder deaktivieren Sie die Verordnungsblattgebühr bei Bedarf.

  • Prüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf Weiter.

Schritt 4: Finale Kontrollansicht

  • Alle Daten werden übersichtlich zusammengefasst.

  • Nutzen Sie die Hinweis-Box für kontextbezogene Hilfestellungen.

  • Über den Bearbeiten-Button können Sie bei Bedarf Korrekturen vornehmen.

  • Setzen Sie den Status der Verordnung auf "vollständig".

  • Prüfen Sie alle Angaben sorgfältig und klicken Sie auf Erfassung abschließen.

  • Die Verordnung ist nun bereit für die Abrechnung mit dem Kostenträger.

keine weiterführende Artikel

Schlagwörter: Blankoverordnung, Heilmittel, Verordnung, Erfassung, Dashboard, Behandlungsdaten, Status, Abrechnung, Plausibilitäten, Vergütungslisten

 

 

 5. Kennzeichen der Heilmittelverordnung

Gebührenpflicht, Gebühr frei, Unfallfolgen, BVG - Bundesverordnungsgesetz

Problembeschreibung:

Kunde hat Fragen zu den einzelnen Kennzeichen, die auf der Verordnung stehen.

Mögliche Lösungen:

  • Zuzahlungspflicht: Bei "Zuzahlungspflichtig" ein grünes Häkchen setzen, wenn der Versicherte zuzahlungspflichtig ist. In diesem Fall wird automatisch die Zuzahlungssumme berechnet und eine Zuzahlungsrechnung erzeugt, wenn der Versicherte eine Rechnung erstellt.

  1. Die Zuzahlung beträgt 10 Euro je Verordnung + 10 % je Behandlungseinheit.

  2. Die Zuzahlung wird von dem Gesamtbetrag der Rechnung abgezogen und dem Patienten direkt in Rechnung gestellt. Der übrige Betrag der Gesamtrechnung wird dem Kostenträger in Rechnung gestellt.

    Gut zu wissen: Der prozentuale Anteil der Zuzahlung wird auch bei Hausbesuch- und Wegegeldpauschalen fällig.

  • Zuzahlungsfrei: Bei "Zuzahlungsfrei" ein grünes Häkchen setzen, wenn der Versicherte von der Zuzahlung befreit ist.

  • Unfallfolgen: Bei "Unfallfolgen" ein grünes Häkchen setzen, wenn die Verordnung als Folge eines Unfall ausgestellt wurde.

  • BVG/SER - Bundesverordnungsgesetz: Bitte bei "BVG/SER" ein grünes Häkchen setzen, wenn die Leistungen für einen Versicherten nach dem Bundesverordnungsgesetz oder Soziale Entschädigungsrecht abgerechnet werden.

    Wichtig: Ist BVG auf der Heilmittelverordnung eines Versicherten markiert, bitte mit den Krankenkasse in Verbindung setzen und das Versorgungsamt erfragen. Verordnungen im Rahmen des BVG/SER sind in der Regel von der Zuzahlung befreit.

Keine Weiterleitung erforderlich.

 

 

6. Fragen zur korrekten Eingabe des ICD-10-Code

Informationen zur Hinterlegung des ICD-10-Code Schlüssels

Problembeschreibung:

Kunde hat fragen:

  • zur Eingabe des ICD 10 Code

  • zu verschiedenen zugehörigen Zeichen des ICD-10 Code

  • zu fehlenden Stellen des ICD-10 Code

Mögliche Lösungen

Bei der Angabe eines ICD-10 Codes handelt es sich um eine Pflichtangabe.

1. Die Eingabe des ICD-10-Codes erfolgt über das Feld ICD-10-Code. Eine aktuelle Datenbank aller ICD-10-Schlüssel ist hinterlegt und ergänzt die Eingaben automatisch.

  • Die Eingabe der Diagnosegruppe im Bereich ICD-10-Code sorgt für eine Fehlermeldung, da es nun eine hinterlegte Datenbank gibt, welche die Eingaben mit den ICD-10-Codes und den dazugehörigen Texten vergleicht.

  • Beim Klick auf das Lupensymbol erscheinen nur die ICD's die mit "A" beginnen zur Auswahl. Um auf die weiteren ICD-10-Codes zugreifen zu können, können die ersten Nummern in das Feld Schlüssel eingegeben werden , das System passt dann die Vorschlagsliste entsprechend an.

2. Eingabe von Zusatzkennzeichen beim ICD-10-Code: Der Kunde meldet, dass eines der unten aufgeführten Kennzeichen auf der Verordnung steht. Dieses Kennzeichen kann er in der Spalte DS im Eingabefeld für den ICD-10-Code ergänzen.

  • A = Ausgeschlossene Diagnosen

  • G = Gesicherte Diagnosen

  • V = Verdachtsdiagnose

  • Z = Zustand nach der betreffenden Diagnose

3. Auf der Heilmittelverordnung sind weniger Stellen für den ICD-10-Code angegeben als im System


  • Die Rahmenvorgabe des GKV-Spitzenverband und der KBV definiert, dass der ICD-10-Code stets endstellig angegeben werden muss.

  • Das bedeutet, dass der ICD-10-Code einschließlich der letzten Stelle definiert werden muss: beispielsweise G35.20 und nicht nur G35.2- oder G35.-

Keine Weiterleitung erforderlich.

 

 

7.  Pflichtfeld Wiederholung

Problembeschreibung:

Kunde meldet sich, da das Feld 'Wiederholung' ein Pflichtfeld ist.

Mögliche Lösung:

In das Feld 'Wiederholung' ist die Therapiefrequenz einzutragen, da es sich hierbei ab sofort um ein Pflichtfeld bei der elektronischen Datenlieferung handelt.

Die Eingabe ist wie folgt zu machen:

Bei einstelliger Frequenz auf der Heilmittelverordnung ist der Wert im Feld Therapiefrequenz einzutragen. z.B. 1

Bei einem Zeitraum muss die Eingabe im Feld Therapiefrequenz mit einem Bindestrich angegeben werden. z.B. 1-3

Bei Verordnungen ohne Therapiefrequenz bitte "0" im Feld Wiederholung eintragen.


Im Feld Wiederholung kann der Kunde auswählen zwischen täglich, wöchentlich, Wochen, monatlich und nach Bedarf

Keine Weiterleitung erforderlich.

 

 

8. Behandlungsabbruch

Erfassung von Heilmittelverordnungen mit einem Behandlungsabbruch

Problembeschreibung:

Die Behandlung wurde vorzeitig abgebrochen und der Kunde fragt, wie die Heilmittelverordnung in unserem System erfasst wird?

Die Behandlung wurde vorzeitig abgebrochen. Auf der Heilmittelverordnung wurden beispielsweise 6 Einheiten verordnet. Tatsächlich erbracht wurden jedoch nur 3 Einheiten.

Mögliche Lösung:

In Schritt 2 muss der Kunde bei der Erfassung der Behandlungsdaten dann nur die entsprechende Menge der tatsächlich erbrachten Behandlungseinheiten angeben.

Bitte beachten: Der Kunde muss bei einem Behandlungsabbruch einen Abbruchgrund auf der Verordnung dokumentieren.

Keine Weiterleitung erforderlich.