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Heilmittel: Heilmittelverordnung Erfassung und Stammdaten

In diesem Abschnitt finden Sie Anleitungen zur grundlegenden Erfassung von Heilmittelverordnungen, von der Eingabe der Verordnungsdaten über die Handhabung von Hausbesuchen bis hin zur Erstellung von Therapieberichten.

Inhalt

  1. Kennzeichen der Heilmittelverordnung                            
  2. Erfassung einer Heilmittelverordnung                            
  3. Fragen zur korrekten Eingabe des ICD-10-Code                            
  4. Hausbesuch                            
  5. Kopieren einer Heilmittelverordnung                            
  6. Manuell-Checkbox in der HeilmittelVO Maske                            
  7. Pflichtfeld Wiederholung im Feld 'Sonstige Behandlungsdaten'                            
  8. Verordnungsdruck - Anzahl Heilmittelpositionen größer drei                            
  9. Zusätzliches Feld für die Kilometerangabe                            
  10. Behandlungsabbruch                            
  11. Heilmittelverordnungen sollen zurück gestellt werden                            
  12. Erstellung Therapiebericht / Therapiedokumentation               

 

1. Kennzeichen der Heilmittelverordnung

Gebührenpflicht, Gebühr frei, Unfallfolgen, BVG - Bundesverordnungsgesetz

Problembeschreibung:

Kunde hat Fragen zu den einzelnen Kennzeichen, die auf der Verordnung stehen.

Mögliche Lösungen:

  • Zuzahlungspflicht: Bei "Zuzahlungspflichtig" ein grünes Häkchen setzen, wenn der Versicherte zuzahlungspflichtig ist. In diesem Fall wird automatisch die Zuzahlungssumme berechnet und eine Zuzahlungsrechnung erzeugt, wenn der Versicherte eine Rechnung erstellt.

  1. Die Zuzahlung beträgt 10 Euro je Verordnung + 10 % je Behandlungseinheit.

  2. Die Zuzahlung wird von dem Gesamtbetrag der Rechnung abgezogen und dem Patienten direkt in Rechnung gestellt. Der übrige Betrag der Gesamtrechnung wird dem Kostenträger in Rechnung gestellt.

    Gut zu wissen: Der prozentuale Anteil der Zuzahlung wird auch bei Hausbesuch- und Wegegeldpauschalen fällig.

  • Zuzahlungsfrei: Bei "Zuzahlungsfrei" ein grünes Häkchen setzen, wenn der Versicherte von der Zuzahlung befreit ist.

  • Unfallfolgen: Bei "Unfallfolgen" ein grünes Häkchen setzen, wenn die Verordnung als Folge eines Unfall ausgestellt wurde.

  • BVG/SER - Bundesverordnungsgesetz: Bitte bei "BVG/SER" ein grünes Häkchen setzen, wenn die Leistungen für einen Versicherten nach dem Bundesverordnungsgesetz oder Soziale Entschädigungsrecht abgerechnet werden.

    Wichtig: Ist BVG auf der Heilmittelverordnung eines Versicherten markiert, bitte mit den Krankenkasse in Verbindung setzen und das Versorgungsamt erfragen. Verordnungen im Rahmen des BVG/SER sind in der Regel von der Zuzahlung befreit.

 

2. Erfassung einer Heilmittelverordnung

Erstellung Heilmittelverordnung


Der Kunde möchte eine Heilmittelverordnung für die Abrechnung erfassen.

Zuzahlungsbefreiung in einem begrenzten Zeitraum

Bedrucken der Heimittelverordnung

Wiki/Hilfe Artikel des Kunden

Lösung


1. Auswahl Heilmittelverordnung und dann Bestätigung Button neu


2. Eingabe der Verordnungsdaten:

    • Versichertendaten

    • Verordnungsdaten

    • ICD-10-Code

    • Diagnosegruppe und Leitsymptomatik

    • Sonstige Behandlungsdaten

    • Heilmittelpositionsnummer inkl. Faktor

3. Heilmittelpositionsnummer mit Einzelpreis
Nach Eingabe der Kassennummer wird, sofern ein Vertrag in der GebO für die Berufsgruppe bei der betroffenen Kasse hinterlegt ist, dieser automatisch von dem System ausgewählt und die hinterlegten Positionsnummer mit dem dazugehörigen Einzelpreis als Auswahlmöglichkeit dem Kunden zur Verfügung gestellt.

Achten Sie darauf, ob über dem AC/TK in schwarzer schrift der Vertragsname, oder in Blauer Schrift der Link zum allgemeinen Heilmittelverzeichnis vorhanden ist. Beim Link zum eilmittelverzeichnis kann es sich auch um folgendes handeln: manuell Kennzeichen in der Heilmittelverordnung

4. Schnelleingabe der Behandlungstermine
Die Behandlungstermine werden mit der Schnelleingabemaske erfasst. Dies kann sowohl durch eine individuelle Terminauswahl erfolgen oder mit der Funktion für Serientermine. Die abzurechnende Positionsnummer wird mit Hilfe der Positionsnummernangabe (1 bis 3) ausgewählt und anschließend mit dem Button "Hinzufügen" der Liste hinzugefügt.

5. Zuzahlungsbefreiung
Ist ein Versicherter von der Zuzahlung befreit, kann der Befreiungszeitraum im Feld neben den Behandlungsterminen erfasst werden. Das System erkennt automatisch, dass keine Zuzahlung für den angegebenen Zeitraum berechnet werden darf.
Setzen Sie den Haken bei "keine Rezeptgebühr", wenn der Versicherte die pauschale Rezeptgebühr von 10€ nicht zuzahlen muss.

6. ICD-10-Code
Der ICD-10-Code ist eine Pflichtangabe, die zwangsweise in die Heilmittelverordnung aufgenommen werden muss.

7. Vor- und Nachbehandlungszeit
Die Vor- und Nachbereitungszeit ist bei Blankoverordnungen Bestandteil der Regelleistungszeit. Sie wird nicht separat abgerechnet und nicht in einer zusätzlichen Zeile erfasst. Einzige Ausnahme: Für Nagelkorrekturspangen gibt es gesonderte Positionen 
Beispiel:
Wenn für eine Position insgesamt 75 Minuten Regelleistungszeit vorgesehen sind, dann sind darin bereits enthalten:

  • 60 Minuten Behandlung
  • 15 Minuten Vor- und Nachbereitungszeit

Diese Zeiten werden nicht getrennt voneinander erfasst, sondern gelten zusammen als vergütete Regelleistungszeit.

 

3. Fragen zur korrekten Eingabe des ICD-10-Code

Informationen zur Hinterlegung des ICD-10-Code Schlüssels

Problembeschreibung:

Kunde hat fragen:

  • zur Eingabe des ICD 10 Code

  • zu verschiedenen zugehörigen Zeichen des ICD-10 Code

  • zu fehlenden Stellen des ICD-10 Code

 

Mögliche Lösungen

Bei der Angabe eines ICD-10 Codes handelt es sich um eine Pflichtangabe.

  • Soll die Verordnung ohne ICD-10-Code abgerechnet werden, so kann dieses durch Aktivierung von kein ICD-10-Schlüssel dennoch abgerechnet werden.

 

1. Die Eingabe des ICD-10-Codes erfolgt über die Eingabe in die Tabelle ICD-10-Code. Eine aktuelle Datenbank aller ICD-10-Schlüssel ist hinterlegt und ergänzt Eingaben automatisch.





    • Die Eingabe der Diagnosegruppe im Bereich ICD-10-Code sorgt für eine Fehlermeldung, da es nun eine hinterlegte Datenbank gibt, welche die Eingaben mit den ICD-10-Codes und den dazugehörigen Texten vergleicht.

    • Beim Klick auf das Lupensymbol erscheinen nur die ICD's die mit "A" beginnen zur Auswahl. Um auf die weiteren ICD-10-Codes zugreifen zu können, können die ersten Nummern in das Feld Schlüssel eingegeben werden , das System passt dann die Vorschlagsliste entsprechend an.

2. Eingabe von Zusatzkennzeichen beim ICD-10-Code: Der Kunde meldet, dass eines der unten aufgeführten Kennzeichen auf der Verordnung steht. Dieses Kennzeichen kann er in der Spalte DS im Eingabefeld für den ICD-10-Code ergänzen.


    • A = Ausgeschlossene Diagnosen

    • G = Gesicherte Diagnosen

    • V = Verdachtsdiagnose

    • Z = Zustand nach der betreffenden Diagnose

 

3. Auf der Heilmittelverordnung sind weniger Stellen für den ICD-10-Code angegeben als im System

    • Die Rahmenvorgabe des GKV-Spitzenverband und der KBV definiert, dass der ICD-10-Code stets endstellig angegeben werden muss.

    • Das bedeutet, dass der ICD-10-Code einschließlich der letzten Stelle definiert werden muss: beispielsweise G35.20 und nicht nur G35.2- oder G35.-

4. Hausbesuch

Kunde benötigt allgemeine Informationen zur Abrechnung von Hausbesuchen

Problembeschreibung:

Kunde meldet sich mit der Bitte um Informationen zur Abrechnung von Hausbesuchen.

  • Grundsätzlich gilt: Hausbesuche können vom Arzt nur verordnet werden, wenn sie aus medizinischen Gründen zwingend notwendig sind oder der Patient den Therapeuten aus medizinischen Gründen nicht aufsuchen kann.

Der Kunde hat konkrete Fragen zur Abrechnung des Wegegeldes bei einem Hausbesuch
Der Kunde hat konkrete Fragen zur Zuzahlung beim Hausbesuch

Vorderseite der Heilmittelverordnung


  • Hausbesuche können nach § 11 Abs. 1 Heilmittel-Richtlinie (HeilM-RL) als Behandlung verordnet werden.

  • Auf der Heilmittelverordnung sind die verordneten Heilmittel (in diesem Beispiel der Hausbesuch) eindeutig zu bezeichnen. Dazu muss immer das Kästchen für den Hausbesuch angekreuzt werden (ja oder nein) (§ 13 Abs. 2c HeilM-RL). Das Kreuz setzt immer der Arzt.

  • Ein Hausbesuch kann nur abgerechnet werden, wenn bei Hausbesuch "Ja" angekreuzt ist.

  • Da die Verordnungsvordrucke vollständig ausgefüllt sein müssen (siehe §13 Abs. 1 HeilM-RL), gibt es Krankenkassen, die bei einem fehlenden Kreuz (weder "ja" noch "nein" ist angekreuzt) von einer ungültigen Verordnung ausgehen und die Bezahlung verweigern.

  • Behinderte Kinder und Jugendliche können auch ohne Verordnung eines Hausbesuchs in Fördereinrichtungen vom Therapeuten behandelt werden. Dafür kann kein Hausbesuch abgerechnet werden (§ 11 Abs. 2 HeilM-RL).

  • Der Arzt kann nach § 13 Abs. 1 HeilM-RL die Verordnung beim Punkt Hausbesuch korrigieren oder verändern. Dazu sind eine Unterschrift des Arztes und das Datum der Änderung erforderlich.

Mit einem Klick zur aktuell gültigen Heilmittel-Richtlinie.

2. Rückseite der Heilmittelverordnung


  • Wichtig: Lassen Sie sich auch den Hausbesuch (muss in der Spalte "Maßnahmen" aufgeführt werden) in jedem Fall auf der Rückseite der Heilmittelverordnung (Empfangsbestätigung durch den Versicherten) mit einer Unterschrift vom Patienten bestätigen. Ansonsten bezahlt der Kostenträger den Hausbesuch nicht.


3. So rechnen Sie Hausbesuche in DMRZ.de ab


  • Menüpunkt "Heilmittelverordnungen" über die Schaltfläche "Neu" in die Maske "Heilmittelverordnungen-Neueingabe".

  • Dort setzen Sie im Bereich "Sonstige Behandlungsdaten" vor "Hausbesuch" einen grünen Haken, wenn auf Ihrer Heilmittelverordnung bei "Hausbesuch" das Kästchen "ja" angekreuzt ist. Ist auf der Verordnung "nein" angekreuzt, lassen Sie das Feld leer.

  • Wählen Sie im Bereich "Abrechnungsdaten" über das Lupen-Symbol bitte auch die Positionsnummer für den Hausbesuch und ggf. das Wegegeld.



Keine Weiterleitung erforderlich.

 

 

5. Kopieren einer Heilmittelverordnung

Angaben zur Heilmittelverordnung bei gleichbleibender Information nicht erneut erfassen müssen.

Problembeschreibung:

Der Kunde möchte bei Folgeverordnungen nicht erneut alle Angaben zum Versicherten und den verordneten Leistungen durchführen.

Mögliche Lösungen:

  1. Kopieren einer Heilmittelverordnung

  • Heilmittelverordnung könnne per Klick auf Kopieren oben links in der Heilmittelverordnung kopiert werden.

  • Hierbei werden sämtliche Informationen bis auf das Verordnungsdatum und die Behandlungstermine aus der Verordnung übernommen. Bei gleichbleibenden Verordnungen ist eine erneute Erfassung damit verzichtbar.

 

6. Manuell-Checkbox in der HeilmittelVO Maske

Der Kunde möchste wissen, was die Checkbox "Manuell" in der Eingabemaske für Heilmittelverordnungen bedeutet oder hat Probleme bei der Anwendung derselben.

Kennzeichen Manuell in der Maske HeilmittelVO

Bei Aktivierung der Checkbox "Manuell", in der Maske "Heilmittelverordnungen - Details", können Sie manuell Positionen und Preise in die Heilmittelverordnung eintragen und vorhandene Positionen bearbeiten. Andernfalls werden beim Speichern ungültige Positionen entfernt und die jeweils gültigen Preise aus den Vertragsdaten geladen.



Achtung:
Die Funktion ist nur dafür gedacht, dem Kunden die Möglichkeit zu geben, bei Abrechnung von Privatleistungen für die kein Vertrag im System hinterlegt ist, eine Position und Preis einzugegeben. Sinn ist hierbei nicht, dass händische Preisänderungen vom Kunden vorgenommen werden oder Fehlermeldung mit diesem Haken umgangen werden.
Sind falsche Preise im System hinterlegt, bitte den Kunden auffordern uns die Ihm vorliegende Preisliste per Fax bzw. E-Mail zukommen zu lassen. Die Vertragsabteilung wird die Änderungen für Ihn in unserem System hinterlegen und Ihn anschließend per E-Mail informieren.

 

 

7. Pflichtfeld Wiederholung im Feld 'Sonstige Behandlungsdaten'

Heilmittelverordnung Feld Wiederholung - Therapiefrequenz

Problembeschreibung:

Kunde meldet sich, da das Feld 'Wiederholung' in Feld 'Sonstige Behandlungsdaten' ein Pflichtfeld ist.

Mögliche Lösung:

In das Feld 'Wiederholung' ist die Therapiefrequenz einzutragen, da es sich hierbei absofort um ein Pflichtfeld bei der elektronischen Datenlieferung handelt.

Die Eingabe ist wie folgt zu machen:

Bei einstelliger Frequenz auf der Heilmittelverordnung ist der Wert im Feld Wiederholung einzutragen. z.B. 1

Bei einem Zeitraum muss die Eingabe im Feld Wiederholung mit einem Bindestrich angegeben werden. z.B. 1-3

Bei Verordnungen ohne Therapiefrequenz bitte "0" im Feld Wiederholung eintragen.


Im Feld Frequenz kann der Kunde auswählen zwischen monatlich, nach Bedarf, täglich, Wochen und wöchentlich.

8. Verordnungsdruck - Anzahl Heilmittelpositionen größer drei

Verordnungsdruck - Anzahl Heilmittelpositionen größer drei

Problembeschreibung:

Kunde meldet, dass beim Verordnungsdruck nur 3 Heilmittelpositionen auf der 1. Seite gedruckt werden.

Mögliche Lösungen:

  • Auf der Verordnung sind je nach Branche und Verodnungsmuster nur zwei bzw. drei Heilmittelpositionen vorgesehen. Sollte der Kunde dennoch mehr Positionen abrechnen, erscheinen diese wegen mangelndem Feld nicht im Verordnungsdruck.

  • Der Kunde soll in diesem Fall Rücksprache mit dem Kostenträger halten, ob zwingend alle Positionen aufgeführt werden sollen. Ist dies der Fall müssen die Positionen

händisch ergänzt werden.

 

9. Zusätzliches Feld für die Kilometerangabe

Weiteres Eingabefeld in der Heilmittelverordnung für die Kilometerangabe bei der Wegepauschale

Problembeschreibung:

In der Heilmittelverordnung benötigt der Kunde ein zweites Eingabefeld für die Kilometerangabe.

In der Heilmittelmaske gibt es hierfür aber nur ein Feld.

Mögliche Lösungen:

  • Hierfür gibt es nur ein Eingabefeld, da dies nur so übermittelt werden kann.

  • Das DMRZ hat mit den Kostenträgern Rücksprache gehalten, da dieser Fall sehr selten vorkommt, kann in einem Ausnahmefall in dem Eingabefeld die durchschnittliche Entfernung hinterlegt werden und normal abgerechnet werden,.

  • Das DMRZ empfiehlt auf der Heilmittelverordnung einen Vermerk zu schreiben.

 

 

10. Behandlungsabbruch

Erfassung von Heilmittelverordnungen mit einem Behandlungsabbruch

Problembeschreibung:

Die Behandlung wurde vorzeitig abgebrochen und der Kunde fragt, welcher Faktor in der Heilmittelverordnung angegeben werden?

Die Behandlung wurde vorzeitig abgebrochen. Auf der Heilmittelverordnung wurden beispielsweise 6 Einheiten (Faktor) verordnet. Tatsächlich erbracht wurden jedoch nur 3 Einheiten.

Mögliche Lösung:

Der Kunde muss dann in der Eingabemaske für die entsprechende Heilmittelposition den Faktor der tatsächlich erbrachten Behandlungseinheiten angeben. (In unserem Beispiel wärde das der Faktor 3)

Bitte beachten: Der Kunde muss bei einem Behandlungsabbruch einen Abbruchgrund auf der Verordnung dokumentieren.


 

11. Heilmittelverordnungen sollen zurück gestellt werden

Zurückstellen von Heilmittelverordnungen

Problembeschreibung:

Alle korrekt erfassten Heilmittelverordnungen sind direkt für die Abrechnung freigegeben.
Der Kunde möchte, dass diese zunächst zurückgestellt sind und diese dann erst zur Abrechnung freigegeben werden können.

Mögliche Lösung:

  • In seinem Profil kann der Kunde im Bereich Abrechnungsdaten das Kennzeichen für 'Heimittelverordnung zurückstellen' setzen.

  • Nach dem Speichern werden dann alle neu erstellen HeilmittelVOs zunächst zurückgestellt und der Kunde muss für die Abrechnung die Verordnungen freigeben.

 

12. Erstellung Therapiebericht / Therapiedokumentation

Problembeschreibung:

Kunde fragt nach der Möglichkeit Therapieberichte/ Therapiedokumentation über das DMRZ zu erstellen.

Mögliche Lösungen:

1. Therapiebericht:

  • Brief an den Arzt nach Abschluss der Behandlung einer Heilmittelverordnung

Die Funktion Erstellung von Therapieberichten ist seit kurzem verfügbar Es ist möglich eine eigene Vorlagen zu erstellen, die auch individuell je Versicherten angepasst werden können. 

2. Therapiedokumentation:

  • Dokumentation der Therapie nach jeder Behandlung.

  • Hier kann die Therapieform und weitere Infos nach jeder Behandlung dokumentiert werden. 

Bei Interesse des Kunden an Therapiebericht weiterleiten ohne call. Der Kunde wird dann nach Fertigstellung von uns per E-Mail informiert.