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title: "KTL: Fahrtenplanung"
description: Erklärung zur FleetQ-App
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11\. November 2026
# KTL: Fahrtenplanung
## Fahrten effizient abschließen und korrekt abrechnen
### Inhaltsverzeichnis
1. Druckoptionen in der Fahrtenplanung
2. Fahrten als erledigt markieren
3. Fehlermeldung „Rechnungstyp ist nicht definiert“
4. Mehrpersonentransporte ohne Sammeltransport-Funktion
5. Abrechnungsfälle mit Fahrtzeiten
6. Sammeltransporte anlegen und abrechnen
7. Serienfahrten in Abrechnungsfälle überführen
8. Einzeltransporte zusammenführen
9. Fahrzeuge, Standorte und Routenplanung
10. Typische Fehlermeldungen in der Fahrtenplanung
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### 1. Druckoptionen in der Fahrtenplanung
In der Tagesansicht findest Du über das Druckersymbol drei PDF-Drucke:
- **Tourenplan**
- **Einzelfahrauftrag**
- **Bemerkungsliste für Sammeltransporte**
Die Druckfunktionen stehen in den Tarifen **Advanced** und **Premium** zur Verfügung.
#### Tourenplan
Der Tourenplan enthält für einen frei wählbaren Zeitraum von maximal einer Woche:
- Fahrgastdaten,
- Abhol- und Zielort,
- Uhrzeiten.
Die Ausgabe berücksichtigt die aktuell gesetzten Filter, zum Beispiel nach Fahrzeug oder Mitarbeiter.
Wenn kein Filter gesetzt ist, erstellt das System für jedes Fahrzeug beziehungsweise jeden Fahrer einen getrennten Plan und fasst diese Pläne in einer Sammel-PDF zusammen.
#### Einzelfahrauftrag
Der Einzelfahrauftrag erstellt ein Auftragsformular. Das Formular enthält zusätzlich Felder, in denen Du Angaben zum Hin- und Rücktransport manuell erfassen kannst.
#### Bemerkungsliste
Die Bemerkungsliste enthält bei Sammeltransporten die hinterlegten Bemerkungen zu den einzelnen Fahrgästen.
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### 2. Fahrten als erledigt markieren
Du kannst eine Fahrt in verschiedenen Ansichten als erledigt markieren.
#### Detailansicht
1. Öffne die Fahrt.
2. Wechsle im Abschnitt **„Allgemein“** zum Status.
3. Setze den Status auf erledigt.
#### Tages- oder Wochenansicht
1. Öffne das Bearbeitungsmenü der Fahrt.
2. Wähle **„Termin ist erledigt“**.
#### Liveansicht
1. Öffne das Bearbeitungsmenü.
2. Wähle **„Status setzen“**.
3. Setze den Status auf erledigt.
#### Rückmeldung über FleetQ
Wenn die Fahrt an FleetQ übertragen wird, übernimmt das System den vom Fahrer am Endgerät gesetzten Status automatisch.
Das gilt für:
- Einzel- und Serienfahrten,
- Sammel- und Teiltransporte,
- Hin- und Rückfahrten.
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### 3. Fehlermeldung „Rechnungstyp ist nicht definiert“
Wenn die Meldung **„Rechnungstyp ist nicht definiert“** angezeigt wird, musst Du den Rechnungstyp im betroffenen Abrechnungsfall hinterlegen.
1. Öffne den Abrechnungsfall.
2. Ändere den Rechnungstyp.
3. Speichere die Änderung.
Die Fehlermeldung verschwindet anschließend.
Eine dauerhafte systemseitige Lösung ist in Planung. Prüfe daher nach einem Software-Update, ob die manuelle Änderung noch erforderlich ist.
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### 4. Mehrpersonentransporte ohne Sammeltransport-Funktion
Wenn mehrere Personen gemeinsam befördert werden, ohne die Sammeltransport-Funktion zu verwenden, musst Du für jede Person einen eigenen Abrechnungsfall anlegen.
#### Gemeinsamer Abhol- oder Zielort
1. Lege für jeden Fahrgast eine eigene Verordnung und einen eigenen Abrechnungsfall an.
2. Trage in der Schnellerfassung die **„Anzahl beförderte Personen“** ein.
3. Hinterlege die Kilometer für jeden Fahrgast separat.
#### Begleitperson
Wenn eine Begleitperson auf der Verordnung eingetragen ist, kläre das weitere Vorgehen gegebenenfalls mit dem zuständigen Kostenträger.
#### Unterschiedliche Teilstrecken
1. Lege für jeden Fahrgast eine eigene Verordnung und einen eigenen Abrechnungsfall an.
2. Hinterlege die jeweilige Teilstrecke in der Schnellerfassung.
3. Trage die Anzahl der beförderten Personen ein.
Wenn Du regelmäßig mehrere Personen gemeinsam beförderst, empfiehlt sich die Nutzung der Sammeltransport-Funktion.
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### 5. Abrechnungsfälle mit Fahrtzeiten
Welche Fahrtzeiten im Abrechnungsfall angezeigt werden, hängt davon ab, ob die Fahrt über eine App übermittelt wird und ob ein FleetQ-Statusmapping verwendet wird.
#### Fahrtenplanung ohne App-Übermittlung
Der Abrechnungsfall zeigt:
- die geplante Startzeit,
- die berechnete Endzeit.
Wenn Du die Zeiten ändern möchtest, verschiebe die Fahrt oder passe Startzeit und Dauer in der Fahrtenplanung an.
#### Fahrtenplanung mit App-Übermittlung
Bei einer App-Übermittlung werden die vom Fahrer zurückgemeldeten Zeiten übernommen:
- Beginn,
- Ende,
- Dauer.
So korrigierst Du die übertragenen Zeiten:
1. Öffne die Fahrt.
2. Wechsle zum Bereich **„Datenzugriff“**.
3. Setze den Haken bei **„manuell“**.
4. Passe die Zeiten an.
5. Speichere die Änderung.
#### Fahrtenplanung mit FleetQ-Statusmapping
Bei einem FleetQ-Statusmapping bestimmen die festgelegten Start- und Endstatus, welche Zeiten übertragen werden.
Du hast zwei Möglichkeiten:
- **Option A:** Wähle unter **Einstellungen → FleetQ** andere Start- und Endstatus aus.
- **Option B:** Öffne die Fahrt, aktiviere im Bereich **„Datenzugriff“** die Option **„manuell“** und passe die Zeiten an.
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### 6. Sammeltransporte anlegen und abrechnen
#### Sammeltransport anlegen
1. Öffne **Fahrtenplanung → Neu → Sammeltransport**.
2. Fülle die Pflichtfelder aus:
- Bezeichnung
- Datum
- Uhrzeit
- Dauer
- Stationen und Fahrgäste
3. Speichere den Sammeltransport.
#### Gleiche Krankenkasse
Wenn alle Fahrgäste bei derselben Krankenkasse versichert sind:
1. Erfasse die Gesamtstrecke bei der ersten Person.
2. Berücksichtige dabei die gesamte Strecke, zum Beispiel Abholort 1 → Person 2 → Behandlungsort.
3. Trage bei der ersten Person **„Beförderte Personen 2“** ein.
#### Unterschiedliche Krankenkassen
Wenn die Fahrgäste bei unterschiedlichen Krankenkassen versichert sind:
1. Erfasse die Gesamtstrecke wie bei Fahrgästen mit derselben Krankenkasse.
2. Hinterlege bei der zweiten Person zusätzlich den vertraglich vereinbarten Preis der jeweiligen Krankenkasse.
#### Abrechnungsdaten je Fahrgast hinterlegen
Öffne den Reiter **„Abrechnung“** und hinterlege für jeden Fahrgast:
- Rechnungsempfänger,
- Abrechnungsdaten,
- Belegdaten des Abrechnungsfalls.
Alle als erledigt markierten Fahrten werden automatisch in den Abrechnungsfall übernommen.
Bei Monatsserien müssen Folge-Abrechnungsfälle angelegt werden.
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### 7. Serienfahrten in Abrechnungsfälle überführen
#### Neue Serie
1. Erfasse die versicherte Person.
2. Lege die Termine an.
3. Hinterlege die Abhol- und Zielorte.
4. Prüfe, ob der Status **„Transport korrekt“** grün angezeigt wird.
5. Setze die Fahrten auf **„Erledigt“**.
#### Bestehende Serie
Öffne **Fahrtenplanung → Details**. Dort kannst Du entweder:
- den bestehenden Abrechnungsfall kopieren oder
- ein neues Abrechnungsintervall hinzufügen.
#### Vertragswechsel innerhalb einer Serie
Wenn innerhalb einer Serie der Vertrag wechselt:
1. Wähle **„Serie bearbeiten ab“**.
2. Löse die bisherige Zuordnung.
3. Wähle den neuen Vertrag aus.
4. Speichere die Serie.
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### 8. Einzeltransporte zusammenführen
Du kannst einen weiteren Einzeltransport zu einem bestehenden Transportschein hinzufügen.
1. Notiere die Transportnummer der Ursprungstour.
2. Öffne den weiteren Termin.
3. Öffne den Transportschein.
4. Wähle **„Zu bestehendem Transportschein hinzufügen“**.
5. Gib die Transportnummer der Ursprungstour an.
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### 9. Fahrzeuge, Standorte und Routenplanung
#### Fahrzeuge verwalten
Bei Fahrzeugen kannst Du unter anderem folgende Angaben hinterlegen:
- Kapazität,
- erforderliche Führerscheinklasse,
- Verfügbarkeit,
- GPS- oder Telematikgerät, zum Beispiel TomTom,
- Profilbild.
#### Standorte verwalten
Standorte kannst Du anlegen oder bearbeiten unter:
**Stammdaten → Standorte**
Alternativ kannst Du einen Standort direkt über das Diskettensymbol in der Fahrtenplanung oder im Abrechnungsfall anlegen beziehungsweise bearbeiten.
#### Route aufrufen
Öffne im Abrechnungsfall das Zahnradsymbol neben dem Zielort. Dadurch wird die Kurzstrecke in Google Maps aufgerufen.
Die dort angezeigte Strecke kann vom Kostenträger gekürzt werden. Prüfe daher die tatsächlich abrechenbaren Kilometer und die vertraglichen Vorgaben.
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### 10. Typische Fehlermeldungen in der Fahrtenplanung
#### „Index außerhalb des Arraybereichs“
Als mögliche Zwischenlösung kannst Du den Termin einzeln anlegen und anschließend die Funktion **„Bestehenden Transportschein hinzufügen“** verwenden.
#### „Quelle und Ziel sind identisch“
Dieser Fehler wurde behoben. Wenn die Meldung erneut angezeigt wird, wende Dich an den DMRZ-Support.
#### „Abrechnungszeiträume überschneiden sich …“
Auch dieser Fehler wurde behoben. Wenn die Meldung erneut erscheint, wende Dich an den DMRZ-Support.
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### Hashtags
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