Inhaltsverzeichnis
- DMS aktivieren und nutzen
- Dokumente hochladen und zuordnen
- Zuordnung zu Versicherten und Abrechnungsfällen verwalten
- Speichervolumen, Kosten und Guthaben
- Fehlermeldungen und Upload-Probleme
- Dokumente drucken und PDF-Probleme
- Urbelege zählen und versenden
- Belegnummern und IK-Nummer auf dem Kontrollbeleg
- Verordnungen filtern
1. DMS aktivieren und nutzen
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist Bestandteil bestimmter Service-Pakete. Nach der Buchung erscheint der Menüpunkt „Dokumente“ in Deinem DMRZ-Zugang.
Die Aktivierung erfolgt einmalig direkt in der DMS-Maske:
- Öffne den Menüpunkt „Dokumente“.
- Klicke in der DMS-Maske auf die Schaltfläche zur Aktivierung.
- Folge den weiteren Schritten im DMRZ.
Welche Kosten und welches Speichervolumen in Deinem Service-Paket enthalten sind, erfährst Du auf der Preisseite des DMRZ: https://www.dmrz.de/preise
2. Dokumente hochladen und zuordnen
Dokument hochladen
- Öffne „Dokumente – Übersicht“.
- Klicke auf „Neu“.
- Wähle die Datei aus.
- Ordne das Dokument einer Dokumentenart zu, zum Beispiel:
- Verordnung
- Genehmigung
- Sonstiges
- Bestätige den Upload.
Hinweis:
Sollte dein Upload lange dauern, so überprüfe bitte deine Internetverbindung.
Bitte beachte zudem, dass die DMRZ-Software nur in einem Tab gleichzeitig in deinem Browser genutzt werden kann. Solltest du mehrere Tabs nutzen, kann es zu Fehlern und extrem langen Ladezeiten kommen!
Automatische Zuordnung durch Texterkennung
Die automatische Texterkennung kann ein hochgeladenes Dokument einem bereits vorhandenen Versicherten zuordnen oder einen neuen Versichertendatensatz anlegen. Prüfe die erkannte Zuordnung sorgfältig und bestätige sie anschließend.
Aus einer Verordnung kannst Du direkt einen Abrechnungsfall erstellen. Weitere Dokumente kannst Du anschließend im Abrechnungsfall hochladen und mit ihm verknüpfen. Du kannst ein Dokument auch direkt in einem bereits bestehenden Abrechnungsfall hochladen.
3. Zuordnung zu Versicherten und Abrechnungsfällen verwalten
Zuordnung manuell ändern
Wenn ein Dokument nicht oder nicht korrekt automatisch zugeordnet wurde, kannst Du die Zuordnung manuell ändern:
- Öffne das Dokument.
- Klicke auf das Stiftsymbol.
- Öffne den Bereich „Stammdaten/Detailinformationen“.
- Ergänze oder ändere dort die Zuordnung.
Zuordnungsvorschrift für Dokumente festlegen
Du kannst festlegen, wie Dokumente künftig Abrechnungsfällen zugeordnet werden:
- Öffne „Einstellungen“.
- Wähle „Profil“.
- Öffne den Bereich „Dokumentenmanagement“.
- Lege die gewünschte Dokumenten-Zuordnungsvorschrift fest.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Immer Kopie
- Keine Zuordnung
- Kopie ab 2. Rechnung
- Kopie bei 1–3 Rechnungen, außer bei KTL
Die Abkürzung „KTL“ wird in den vorliegenden Informationen nicht näher erläutert.
Maximale Anzahl bestimmter Dokumente
Pro Abrechnungsfall kannst Du maximal folgende Dokumente hinterlegen:
- eine Verordnung
- eine Genehmigung
- ein Dialyseprotokoll
Hinweis:
solltest du mal ein Dokument falsch hochgeladen haben oder nicht mehr benötigen, kannst du es entweder entfernen oder ausblenden:
4. Speichervolumen, Kosten und Guthaben
Das im Service-Paket enthaltene Speichervolumen ist:
Tabelle
| Service-Paket | Inklusivvolumen |
|---|---|
| Bronze | 100 MB |
| Silber | 5 GB |
| Gold | 15 GB |
Beim Service-Paket Gold wird Speicherplatz über das Inklusivvolumen hinaus mit 1 Euro pro zusätzlichem Gigabyte berechnet.
Warnhinweis bei drohender Überschreitung
Sieben Tage vor einer möglichen Überschreitung des Speichervolumens oder des Guthabens erscheint ein Warnhinweis. Dieser kann auch in der Fahrtenplanung und unter „Nächste Schritte“ angezeigt werden.
Guthaben auffüllen
Wenn eine Überschreitung des Guthabens bevorsteht:
- Fülle Dein Guthaben innerhalb der angezeigten Frist auf.
- Klicke anschließend auf „Guthaben prüfen“.
Speicherplatz freigeben oder erhöhen
Wenn das Speichervolumen ausgeschöpft ist und der Fehlercode D500 oder E300 angezeigt wird, kannst Du:
- nicht mehr benötigte Dokumente löschen oder
- ein höheres Service-Paket buchen.
5. Fehlermeldungen und Upload-Probleme
Tabelle
| Fehlermeldung | Mögliche Ursache | Was Du tun kannst |
|---|---|---|
| E300 / D500 | Das Speichervolumen ist aufgebraucht. | Lösche nicht mehr benötigte Dokumente oder buche ein höheres Service-Paket. |
| E100–E400, D000–D400 | Verschiedene Upload-Fehler. | Prüfe Datum und Uhrzeit sowie Dateigröße und Dateiformat. Teste außerdem einen anderen Browser und leere den Browser-Cache. |
| Unbekannter Fehlercode | Die Ursache lässt sich anhand des Fehlercodes nicht eindeutig feststellen. | Notiere Datum, Uhrzeit, die genaue Fehlermeldung und das betroffene Dokument. Wende Dich mit diesen Informationen an den Support. |
6. Dokumente drucken und PDF-Probleme
Teste zunächst, ob Du das Dokument in Deinem eigenen DMRZ-Zugang drucken kannst. Der Aufruf unterscheidet sich je nach Dokument:
- Rechnungen: Öffne die Listenansicht.
- Kontroll- und Leistungsnachweise: Öffne die Detailansicht des Abrechnungsfalls.
Wenn der Druck beim Support funktioniert, liegt die Ursache wahrscheinlich an den Einstellungen oder Programmen auf Deinem Gerät. Teste in diesem Fall:
- einen anderen Browser,
- einen anderen PDF-Reader.
In den vorliegenden Informationen wird nicht näher erläutert, wie beziehungsweise durch wen der Druck beim Support getestet wird.
7. Urbelege zählen und versenden
Urbelege zählen
Als Urbeleg gilt jedes Originaldokument, zum Beispiel:
- eine Verordnung,
- eine Teilnahmeliste,
- ein vergleichbares Originaldokument.
Gezählt wird pro Dokument, nicht pro Seite. Ein mehrseitiges Dokument zählt daher als ein Urbeleg.
Urbelege versenden
Urbelege gehören zusammen mit der Rechnung beziehungsweise dem Begleitzettel direkt an den Kostenträger.
Wenn Du Originale versehentlich an DMRZ sendest, schickt DMRZ diese noch am selben Tag zurück und informiert Dich per E-Mail.
8. Belegnummern und IK-Nummer auf dem Kontrollbeleg
Fehlende Belegnummern prüfen
Wenn in der Abrechnungsfall-Übersicht Belegnummern fehlen, prüfe zunächst den gesetzten Filter:
- Öffne die Abrechnungsfall-Übersicht.
- Wähle in der Liste den Filter „Alle anzeigen“.
- Prüfe, ob die fehlenden Belegnummern nun angezeigt werden.
Gelöschte Abrechnungsfälle oder Rechnungen hinterlassen Lücken in der Nummerierung. Eine fortlaufende Belegnummer ist laut den vorliegenden Informationen gesetzlich nicht vorgeschrieben.
IK-Nummer auf dem Kontrollbeleg
Auf dem Kontrollbeleg wird immer die IK-Nummer des Kostenträgers angezeigt, nicht die IK-Nummer der Krankenkasse. Dafür musst Du im Abrechnungsfall keine zusätzliche Einstellung vornehmen.
9. Verordnungen filtern
In der Maske „Verordnungen“ stehen oben folgende Filter zur Verfügung:
- Gültige anzeigen
- Ablaufende anzeigen
- Abgelaufene anzeigen
- Alle anzeigen
Wähle den passenden Filter aus, um die gewünschte Gruppe von Verordnungen anzuzeigen.
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