KTL: Daten und Datenlöschung

Überblick Löschfristen
DMRZ.de ermöglicht die fristgerechte Entfernung oder Anonymisierung nicht mehr benötigter Daten – manuell pro Datensatz oder automatisiert per Löschfrist. Dabei wählt der Kunde einen Datentyp (z. B. Dokumente, Fahrten, Mitarbeiter) samt Löschintervall (Monate/Jahre). Das System erkennt anschließend selbstständig löschbare Daten; die endgültige Löschung muss der Kunde bewusst anstoßen.

Einrichtung von Löschfristen

1. Menü „Einstellungen → Datenlöschung“ öffnen.
2. „Neu“ wählen (Liste oder Detailansicht).
3. Intervall festlegen (Monate/Jahre) – Rücksprache mit Datenschutzbeauftragtem empfohlen.
4. Datentyp auswählen:
   • Dokumente / Dokumententypen
   • Fahrten
   • Mitarbeiter
   • Rechnungen
   • Schichtpläne
   • Versicherte
5. Kennzeichen „Aktiv“ setzen, speichern.

Ausführen von Löschfristen
• Tägliche Systemprüfung löscht keine Daten automatisch – sie zeigt nur an, wenn Daten löschbar sind.
• Optional „Neuberechnung anstoßen“, um sofort prüfen zu lassen (Dauer abhängig von Datenmenge).
• Über „Betroffene Daten löschen“ wird der Vorgang gestartet; ein Protokoll dokumentiert Datum, Intervall, Datentyp, Anzahl gelöschter/ausgenommener Datensätze und den auslösenden Nutzer.
• Einzelne Einträge können vorher als Ausnahme markiert bzw. diese Markierung wieder entfernt werden.

Löschung & Anonymisierung spezieller Datentypen
• Mitarbeiterdaten (Mitarbeiter → Mehr → „Löschung personenbezogener Daten“)
– Stammdaten anonymisiert, Verträge & Arbeitszeitkonten gelöscht.
– Mitarbeiter erscheinen anonym in Dienst-/Schicht- & Tourenplänen; zugeordnete Dokumente werden entfernt.
– Option „Daten exportieren“ für Sicherungen (CSV) vorab nutzen.

• Unternehmensprofile (Einstellungen → Unternehmen-Profile → Mehr → „Löschung unternehmensbezogener Daten“)
– Firmen­daten endgültig gelöscht; Name wird anonymisiert.
– Zugeordnete Mitarbeiter & Fahrzeuge werden gesperrt.
– Abgerechnete Fälle/Rechnungen werden anonymisiert; offene Daten gelöscht.
– Alternative: Unternehmen nur sperren statt löschen.

• Versichertendaten (Stammdaten → Versicherte → Mehr → „Löschung personenbezogener Daten“)
– Personen­bezogene Daten werden anonymisiert bzw. gelöscht.
– Abgerechnete Fälle/Rechnungen werden anonymisiert; offene Daten gelöscht.

Hinweise
– Löschungen sind unwiderruflich; DMRZ speichert keine Backups der anonymisierten Daten.
– Beachten Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
– Nach jedem Vorgang stellt DMRZ ein detailliertes Löschprotokoll bereit.

Kontakt­daten-Verwaltung
DMRZ.de bietet eine zentrale Kartei für interne & externe Ansprechpartner:
• Aufruf über „Informationen → Kontaktdaten“.
• „Neu“ → Adresse + mindestens Telefon oder E-Mail eingeben → Speichern.
• Typenauswahl (z. B. Apotheke, Sozialamt, Pflegeeinrichtung, Privat). Kennzeichnung „Immer anzeigen“ macht Kontakte überall verfügbar.
• Kontakte lassen sich filtern, suchen, bearbeiten (Bleistift) oder löschen (Mülleimer).
• Setzen des grünen Hakens bei „Aktuell“ bindet Kontakte in Auswahllisten ein.
• Zuständigkeitsbereich hilft bei mehreren Ansprechpersonen pro Institution.
• Geeignete Kontaktarten können direkt als Rechnungsadresse genutzt werden.

Zusätzliche Löschfunktionen
– „Automatisierte Ermittlung löschbarer Daten“ (nächtliche Systemprüfung).
– Direkte Funktionen für:
• Löschung personenbezogener Daten von Versicherten
• Löschung personenbezogener Daten von Mitarbeitern
• Löschung unternehmensbezogener Daten

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