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title: "KTL: Daten und Datenlöschung"
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9\. November 2026
# KTL: Daten und Datenlöschung
## Fristgerechte Löschkonzepte und effiziente Pflege Ihrer Stammdaten
### Inhaltsverzeichnis
1. Überblick zu Löschfristen und Datenlöschung
2. Löschfristen einrichten
3. Löschfristen ausführen und Daten löschen
4. Spezielle Löschfunktionen
5. Löschprotokoll und wichtige Hinweise
6. Kontaktdaten verwalten
7. Weitere Löschfunktionen
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### 1. Überblick zu Löschfristen und Datenlöschung
DMRZ unterstützt Dich dabei, nicht mehr benötigte Daten zu löschen oder zu anonymisieren.
Dafür stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Du löschst oder anonymisierst einzelne Datensätze manuell.
- Du richtest automatisierte Löschfristen für bestimmte Datentypen ein.
Bei einer automatisierten Löschfrist legst Du fest:
- welcher Datentyp gelöscht werden soll, zum Beispiel Dokumente, Fahrten oder Mitarbeiter,
- nach welchem Intervall die Daten löschbar sind, zum Beispiel nach einer bestimmten Anzahl von Monaten oder Jahren.
Das System prüft täglich, welche Daten nach den hinterlegten Kriterien löschbar sind. Die Prüfung löscht jedoch keine Daten automatisch. Du musst die endgültige Löschung bewusst selbst starten.
Prüfe vor jeder Löschung, ob gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Bei Unsicherheit solltest Du Dich mit Deinem Datenschutzbeauftragten abstimmen.
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### 2. Löschfristen einrichten
Löschfristen richtest Du unter **Einstellungen → Datenlöschung** ein. Der genaue Menüpfad kann je nach Version abweichen.
1. Öffne **Einstellungen → Datenlöschung**.
2. Wähle **„Neu“**. Die Funktion kann je nach Ansicht in der Liste oder in der Detailansicht verfügbar sein.
3. Lege das Löschintervall in Monaten oder Jahren fest.
4. Wähle den Datentyp aus.
5. Setze das Kennzeichen **„Aktiv“**.
6. Speichere die Löschfrist.
Je nach Version können unter anderem folgende Datentypen zur Verfügung stehen:
- Dokumente oder Dokumententypen
- Fahrten
- Mitarbeiter
- Rechnungen
- Schichtpläne
- Versicherte
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### 3. Löschfristen ausführen und Daten löschen
Die tägliche Systemprüfung zeigt an, welche Daten gelöscht werden können. Eine automatische Löschung findet nicht statt.
So startest Du die Prüfung und Löschung:
1. Wähle bei Bedarf **„Neuberechnung anstoßen“**, um die Prüfung sofort auszuführen.
2. Warte, bis die Prüfung abgeschlossen ist. Die Dauer hängt von der Datenmenge ab.
3. Markiere einzelne Einträge bei Bedarf als Ausnahme.
4. Entferne bei Bedarf eine bereits gesetzte Ausnahmemarkierung.
5. Wähle **„Betroffene Daten löschen“**, um die Löschung zu starten.
Nach dem Vorgang erstellt das System ein Löschprotokoll. Es enthält unter anderem:
- Datum des Vorgangs
- Löschintervall
- Datentyp
- Anzahl der gelöschten Datensätze
- Anzahl der ausgenommenen Datensätze
- auslösender Benutzer
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### 4. Spezielle Löschfunktionen
Für Mitarbeiterdaten, Unternehmensprofile und Versichertendaten stehen eigene Löschfunktionen zur Verfügung.
#### 4.1 Mitarbeiterdaten löschen
1. Öffne **Mitarbeiter**.
2. Wähle **„Mehr“**.
3. Öffne **„Löschung personenbezogener Daten“**.
4. Exportiere die Daten bei Bedarf vorher über **„Daten exportieren“** als CSV-Datei.
5. Lies die Hinweise und bestätige die Löschung.
6. Starte den Löschvorgang.
Nach der Löschung gilt:
- Mitarbeiterstammdaten werden anonymisiert.
- Verträge und Arbeitszeitkonten werden gelöscht.
- Der Mitarbeiter erscheint anonym in Dienst-, Schicht- und Tourenplänen.
- Zugeordnete Dokumente werden entfernt.
#### 4.2 Unternehmensprofile löschen oder sperren
Den Bereich für Unternehmensprofile findest Du unter **Einstellungen → Unternehmen-Profile**. Der genaue Menüpfad kann je nach Version abweichen.
So löschst Du ein Unternehmensprofil:
1. Öffne **Einstellungen → Unternehmen-Profile**.
2. Wähle **„Mehr“**.
3. Öffne **„Löschung unternehmensbezogener Daten“**.
4. Lies die Hinweise und bestätige die Löschung.
5. Starte den Löschvorgang.
Nach der Löschung gilt:
- Unternehmensdaten werden endgültig gelöscht.
- Der Unternehmensname wird anonymisiert.
- Zugeordnete Mitarbeiter und Fahrzeuge werden gesperrt.
- Abgerechnete Fälle und Rechnungen werden anonymisiert.
- Offene Daten werden gelöscht.
Alternativ kannst Du das Unternehmen sperren, ohne es vollständig zu löschen.
#### 4.3 Versichertendaten löschen
Du kannst personenbezogene Daten aus der Liste oder aus dem geöffneten Versichertendatensatz löschen.
1. Öffne **Stammdaten → Versicherte**.
2. Wähle **„Mehr“**.
3. Öffne **„Löschung personenbezogener Daten“**.
4. Lies die Hinweise und bestätige die Löschung.
5. Starte den Löschvorgang.
Nach der Löschung gilt:
- Personenbezogene Daten werden anonymisiert oder gelöscht.
- Abgerechnete Fälle und Rechnungen werden anonymisiert.
- Offene Daten werden gelöscht.
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### 5. Löschprotokoll und wichtige Hinweise
Beachte vor jedem Löschvorgang folgende Punkte:
- Löschungen und Anonymisierungen sind unwiderruflich.
- DMRZ speichert keine Backups der anonymisierten Daten.
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen müssen vor der Löschung geprüft werden.
- Nach jedem Löschvorgang steht ein detailliertes Löschprotokoll zur Verfügung.
- Sichere wichtige Daten vorab über die Exportfunktion.
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### 6. Kontaktdaten verwalten
DMRZ bietet eine zentrale Kartei für interne und externe Ansprechpartner.
Du erreichst die Kontaktdatenverwaltung unter **Informationen → Kontaktdaten**. Der genaue Menüpfad kann je nach Version abweichen.
#### 6.1 Kontakte anlegen
1. Öffne **Informationen → Kontaktdaten**.
2. Wähle **„Neu“**.
3. Wähle den Kontakttyp aus, zum Beispiel:
- Apotheke
- Sozialamt
- Pflegeeinrichtung
- Privat
4. Trage die Adresse ein.
5. Hinterlege mindestens eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.
6. Speichere den Kontakt.
Wenn Du **„Immer anzeigen“** aktivierst, ist der Kontakt systemweit in allen Bereichen verfügbar.
Setze den grünen Haken bei **„Aktuell“**, damit der Kontakt in Auswahllisten berücksichtigt wird.
Wenn einer Institution mehrere Ansprechpersonen zugeordnet sind, kannst Du zusätzlich einen Zuständigkeitsbereich hinterlegen.
Geeignete Kontakttypen können direkt als Rechnungsadresse verwendet werden.
#### 6.2 Kontakte bearbeiten, filtern und löschen
Die Kontaktverwaltung bietet folgende Funktionen:
- Kontakte filtern
- Kontakte suchen
- Kontakte über das Bleistift-Symbol bearbeiten
- Kontakte über das Mülleimer-Symbol löschen
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### 7. Weitere Löschfunktionen
Zusätzlich zu den konfigurierbaren Löschfristen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
- **Automatisierte Ermittlung löschbarer Daten:** Tägliche Systemprüfung der Daten, die nach den hinterlegten Löschfristen gelöscht werden können
- **Löschung personenbezogener Daten von Versicherten:** Manuelle Löschung oder Anonymisierung von Versichertendaten
- **Löschung personenbezogener Daten von Mitarbeitern:** Manuelle Löschung oder Anonymisierung von Mitarbeiterdaten
- **Löschung unternehmensbezogener Daten:** Löschen oder Sperren eines Unternehmensprofils
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