KTL: Daten und Datenlöschung

Überblick Löschfristen
Das DMRZ unterstützt die fristgerechte Entfernung oder Anonymisierung nicht mehr benötigter Daten – entweder manuell pro Datensatz oder automatisiert über konfigurierbare Löschfristen. Der Kunde legt dazu einen Datentyp (z. B. Dokumente, Fahrten, Mitarbeiter) und ein Löschintervall (in Monaten oder Jahren) fest. Das System prüft täglich selbstständig, welche Daten löschbar sind; die endgültige Löschung muss der Kunde jedoch bewusst selbst anstoßen.

 

Einrichtung von Löschfristen

Löschfristen werden im Menü Einstellungen → Datenlöschung eingerichtet. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Menü Einstellungen → Datenlöschung öffnen (der genaue Pfad kann je nach Version abweichen).
2. Neu wählen (Liste oder Detailansicht).
3. Intervall festlegen (Monate/Jahre) – Rücksprache mit dem Datenschutzbeauftragten empfohlen.
4. Datentyp auswählen (verfügbare Typen können je nach Version variieren, z. B.: Dokumente/Dokumententypen, Fahrten, Mitarbeiter, Rechnungen, Schichtpläne, Versicherte).
5. Kennzeichen Aktiv setzen und speichern.

1. Menü „Einstellungen → Datenlöschung“ öffnen.
2. „Neu“ wählen (Liste oder Detailansicht).
3. Intervall festlegen (Monate/Jahre) – Rücksprache mit Datenschutzbeauftragtem empfohlen.
4. Datentyp auswählen:
   • Dokumente / Dokumententypen
   • Fahrten
   • Mitarbeiter
   • Rechnungen
   • Schichtpläne
   • Versicherte
5. Kennzeichen „Aktiv“ setzen, speichern.

 

Ausführen von Löschfristen

Die tägliche Systemprüfung löscht keine Daten automatisch – sie zeigt lediglich an, welche Daten löschbar sind. Der Kunde muss die Löschung selbst anstoßen:

1. Optional Neuberechnung anstoßen wählen, um die Prüfung sofort auszuführen (Dauer abhängig von der Datenmenge).
2. Einzelne Einträge bei Bedarf als Ausnahme markieren oder eine bestehende Ausnahme-Markierung entfernen.
3. Betroffene Daten löschen wählen, um den Vorgang zu starten.

Nach dem Vorgang erstellt das System ein Protokoll mit Datum, Intervall, Datentyp, Anzahl der gelöschten und ausgenommenen Datensätze sowie dem auslösenden Nutzer.

• Tägliche Systemprüfung löscht keine Daten automatisch – sie zeigt nur an, wenn Daten löschbar sind.
• Optional „Neuberechnung anstoßen“, um sofort prüfen zu lassen (Dauer abhängig von Datenmenge).
• Über „Betroffene Daten löschen“ wird der Vorgang gestartet; ein Protokoll dokumentiert Datum, Intervall, Datentyp, Anzahl gelöschter/ausgenommener Datensätze und den auslösenden Nutzer.
• Einzelne Einträge können vorher als Ausnahme markiert bzw. diese Markierung wieder entfernt werden.

 

Löschung und Anonymisierung spezieller Datentypen

Das DMRZ stellt für Mitarbeiterdaten, Unternehmensprofile und Versichertendaten jeweils eigene Löschfunktionen bereit.

Mitarbeiterdaten

Aufruf über Mitarbeiter → Mehr → Löschung personenbezogener Daten. Vor der Löschung empfiehlt es sich, über Daten exportieren eine Sicherung als CSV-Datei zu erstellen. Nach der Löschung werden Stammdaten anonymisiert sowie Verträge und Arbeitszeitkonten gelöscht.

• Der Mitarbeiter erscheint danach anonym in Dienst-, Schicht- und Tourenplänen.
• Zugeordnete Dokumente werden entfernt.

Unternehmensprofile

Aufruf über Einstellungen → Unternehmen-Profile → Mehr → Löschung unternehmensbezogener Daten (der genaue Pfad kann je nach Version abweichen). Firmendaten werden endgültig gelöscht und der Unternehmensname anonymisiert.

• Zugeordnete Mitarbeiter und Fahrzeuge werden gesperrt.
• Abgerechnete Fälle und Rechnungen werden anonymisiert; offene Daten werden gelöscht.
• Als Alternative kann das Unternehmen auch nur gesperrt statt vollständig gelöscht werden.

Versichertendaten

Aufruf über Stammdaten → Versicherte → Mehr → Löschung personenbezogener Daten. Personenbezogene Daten werden anonymisiert bzw. gelöscht.

• Abgerechnete Fälle und Rechnungen werden anonymisiert.
• Offene Daten werden gelöscht.

• Mitarbeiterdaten (Mitarbeiter → Mehr → „Löschung personenbezogener Daten“)
– Stammdaten anonymisiert, Verträge & Arbeitszeitkonten gelöscht.
– Mitarbeiter erscheinen anonym in Dienst-/Schicht- & Tourenplänen; zugeordnete Dokumente werden entfernt.
– Option „Daten exportieren“ für Sicherungen (CSV) vorab nutzen.

 

• Unternehmensprofile (Einstellungen → Unternehmen-Profile → Mehr → „Löschung unternehmensbezogener Daten“)
– Firmen­daten endgültig gelöscht; Name wird anonymisiert.
– Zugeordnete Mitarbeiter & Fahrzeuge werden gesperrt.
– Abgerechnete Fälle/Rechnungen werden anonymisiert; offene Daten gelöscht.
– Alternative: Unternehmen nur sperren statt löschen.

 

• Versichertendaten (Stammdaten → Versicherte → Mehr → „Löschung personenbezogener Daten“)
– Personen­bezogene Daten werden anonymisiert bzw. gelöscht.
– Abgerechnete Fälle/Rechnungen werden anonymisiert; offene Daten gelöscht.

 

Hinweise
– Löschungen sind unwiderruflich; DMRZ speichert keine Backups der anonymisierten Daten.
– Beachten Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
– Nach jedem Vorgang stellt DMRZ ein detailliertes Löschprotokoll bereit.

 

Kontaktdaten-Verwaltung

Das DMRZ bietet eine zentrale Kartei für interne und externe Ansprechpartner, erreichbar über Informationen → Kontaktdaten (der genaue Pfad kann je nach Version abweichen).

Einen neuen Kontakt anlegen:

1. Neu wählen, um das Eingabeformular zu öffnen.
2. Kontakttyp auswählen (z. B. Apotheke, Sozialamt, Pflegeeinrichtung, Privat).
3. Adresse sowie mindestens eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse eingeben.
4. Speichern wählen.

Weitere Optionen der Kontaktverwaltung:

• Kennzeichnung Immer anzeigen macht Kontakte systemweit in allen Bereichen verfügbar.
• Grüner Haken bei Aktuell bindet Kontakte in Auswahllisten ein.
• Zuständigkeitsbereich angeben, wenn einer Institution mehrere Ansprechpersonen zugeordnet sind.
• Geeignete Kontakttypen können direkt als Rechnungsadresse verwendet werden.
• Kontakte lassen sich filtern, suchen, über das Bleistift-Symbol bearbeiten oder über das Mülleimer-Symbol löschen.

DMRZ.de bietet eine zentrale Kartei für interne & externe Ansprechpartner:
• Aufruf über „Informationen → Kontaktdaten“.
• „Neu“ → Adresse + mindestens Telefon oder E-Mail eingeben → Speichern.
• Typenauswahl (z. B. Apotheke, Sozialamt, Pflegeeinrichtung, Privat). Kennzeichnung „Immer anzeigen“ macht Kontakte überall verfügbar.
• Kontakte lassen sich filtern, suchen, bearbeiten (Bleistift) oder löschen (Mülleimer).
• Setzen des grünen Hakens bei „Aktuell“ bindet Kontakte in Auswahllisten ein.
• Zuständigkeitsbereich hilft bei mehreren Ansprechpersonen pro Institution.
• Geeignete Kontaktarten können direkt als Rechnungsadresse genutzt werden.

 

Zusätzliche Löschfunktionen
– „Automatisierte Ermittlung löschbarer Daten“ (nächtliche Systemprüfung).
– Direkte Funktionen für:
• Löschung personenbezogener Daten von Versicherten
• Löschung personenbezogener Daten von Mitarbeitern
• Löschung unternehmensbezogener Daten

 

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