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Daten: Exporte, Löschung & Datenschutz

Sicherheit, Transparenz und volle Kontrolle über Ihre Daten

 Inhaltsverzeichnis

  1. Häufige Datenprobleme nach einer Datenbankmigration
  2. Daten löschen, anonymisieren und aufbewahren
  3. Eigene Löschfristen einrichten
  4. Änderungsverfolgung und Bearbeitungshistorie
  5. Datenschutzvorfälle und Betroffenenrechte
  6. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
  7. Rechtliche Dokumente selbst abrufen
  8. Dokumentenversand und Sicherheit

1. Häufige Datenprobleme nach einer Datenbankmigration

Fehlende oder veränderte Datensätze können verschiedene Ursachen haben. Häufig wurden Daten bereits intern gelöscht, eine Löschfrist unter Einstellungen → Datenlöschung ist aktiv oder ein Sublogin verfügt über Lösch- beziehungsweise Änderungsrechte.

Für die Analyse eines Datenproblems solltest Du folgende Informationen prüfen:

  • In welcher Maske fehlen die Daten?
  • Seit wann fehlen die Daten?
  • Welche Schritte wurden zuvor ausgeführt?
  • Gibt es Sublogins mit entsprechenden Lösch- oder Änderungsrechten?

Sammle möglichst alle Informationen zum Vorgang und wende Dich anschließend an den DMRZ-Support.

2. Daten löschen, anonymisieren und aufbewahren

Versicherten- oder Mitarbeiterdaten können vollständig gelöscht werden, solange für die betreffende Person keine abgerechneten Fälle bestehen.

Wenn bereits Abrechnungen vorhanden sind, werden die Datensätze automatisch anonymisiert.

Wenn Du unsicher bist, welche Aufbewahrungsfrist für Deine Daten gilt, wende Dich an den zuständigen Kostenträger, einen Steuerberater oder einen Rechtsberater.

3. Eigene Löschfristen einrichten

Du kannst eigene Löschfristen unter Einstellungen → Datenlöschung einrichten.

  1. Öffne Einstellungen → Datenlöschung.
  2. Wähle Neu.
  3. Wähle die Art der Daten aus, für die eine Löschfrist gelten soll, zum Beispiel:
    • Dokumente
    • Fahrten
    • Mitarbeiter
  4. Definiere das gewünschte Intervall.
  5. Aktiviere die Löschfrist über die Einstellung „Aktiv“.
  6. Lege bei Bedarf Ausnahmen fest.
  7. Drucke bei Bedarf das Protokoll.
  8. Wähle „Betroffene Daten löschen“.

Beachte bei der Einrichtung die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Ausnahmen können nicht für jede Datenart festgelegt werden.

4. Änderungsverfolgung und Bearbeitungshistorie

In vielen Masken kannst Du über das Uhrensymbol oben rechts die Bearbeitungshistorie aufrufen. Dort werden Änderungen einschließlich Datum, Uhrzeit und dem ausführenden Sublogin angezeigt.

In der Versichertenverwaltung gehst Du folgendermaßen vor:

  1. Wähle das Uhrensymbol.
  2. Öffne den Pfeil nach unten.
  3. Wähle „Alle anzeigen“.

5. Datenschutzvorfälle und Betroffenenrechte

Ein Datenschutzvorfall liegt vor, wenn personenbezogene Daten verloren gehen, verändert oder unbefugt eingesehen beziehungsweise abgerufen werden.

Datenschutzvorfall melden

Fülle gemeinsam mit dem DMRZ-Support das Webformular unter www.dmrz.de/datenschutzvorfall aus.

Anfragen zu Betroffenenrechten

Für Anfragen zu Auskunft oder Löschung kannst Du das Webformular unter www.dmrz.de/betroffenenrechte verwenden.

Weitere Hinweise zum Datenschutz und zur Sicherheit

  • Der Server- und Entwicklungsstandort befindet sich in Deutschland.
  • DMRZ arbeitet mit einem externen Datenschutzbeauftragten von Intersoft Consulting zusammen.
  • Die Log4j-Sicherheitslücke betraf die DMRZ-Systeme nicht.
  • Die Meldung „Identität nicht bestätigt“ hat keinen Einfluss auf die Sicherheit.
  • Für die Abrechnung wird das DMRZ-Zertifikat verwendet. Ein zusätzliches ITSG-Zertifikat ist nicht erforderlich.
  • Für die ITSG-Zertifizierung benötigst Du keine separate Kundenlizenz.
  • Das DMRZ ist C5-Zertifiziert.

6. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags ist gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erforderlich, damit DMRZ personenbezogene Daten verarbeiten darf.

Den AVV schließt Du in Deinem Zugang unter „Auftragsvereinbarung“ ab. Die Anlagen findest Du über „Mehr Informationen“.

Ein neuer AVV ist erforderlich, unter anderem aufgrund eines neuen Subunternehmers für die OCR-Optimierung.

Vor Ablauf der Frist wird der Zugang nicht automatisch gesperrt. Haupt- und Sublogins bleiben bis dahin aktiv.

Wenn beim Abschluss des AVV Probleme auftreten, führe folgende Schritte aus:

  1. Aktualisiere Deinen Browser.
  2. Versuche den Abschluss mit einem anderen Browser, zum Beispiel Chrome oder Firefox.

7. Rechtliche Dokumente selbst abrufen

Die rechtlichen Dokumente findest Du in Deinem Zugang:

  1. Melde Dich an.
  2. Scrolle auf der Seite ganz nach unten.
  3. Öffne das gewünschte Dokument.

Dort stehen folgende Dokumente zur Verfügung:

  • Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
  • Datenschutzerklärung
  • Leistungsbeschreibung
  • Preisliste

Bei den Dokumenten wird außerdem das Datum der Annahme angezeigt.

Den AVV kannst Du bei Bedarf an dieser Stelle erneut abschließen oder ausdrucken.

8. Dokumentenversand und Sicherheit

Die Abkürzung „https“ in der Adresszeile zeigt an, dass die Verbindung verschlüsselt ist.

Wenn in einem älteren Browser kein Schloss angezeigt wird, aktualisiere den Browser. Verwende anschließend die aktuelle Browserversion.

Hashtags

#Datenschutz #DSGVO #AVV #Datenlöschung #Bearbeitungshistorie #Betroffenenrechte #DMRZ #ITSecurity #Aufbewahrungsfrist #Datenmigration