KTL: Besonderheiten in Abrechnungsfällen

Inhaltsverzeichnis

Grundaufbau eines Abrechnungsfalls
Versichertendaten und sonstige Daten
Schnelleingabemaske effizient nutzen
Serientermine und Mehrfachfahrten
Liste der Abrechnungspositionen
Dokumente und Texterkennung
Plausibilitätsprüfungen und Statushinweise
Korrektur und getrennte Anlieferung
Abrechnungsfälle bearbeiten und löschen
Tarifkennzeichen und Transportart
Sonderfälle und Tipps
Best-Practice-Checkliste

1. Grundaufbau eines Abrechnungsfalls

Ein Abrechnungsfall (AF) besteht aus fünf zentralen Bereichen:

Versichertendaten einschließlich Kassen-IK und Pflichtfeldern
Sonstige Daten, zum Beispiel Rechnungstyp und Angaben zu Nicht-DTA-Kostenträgern
Schnelleingabemaske (SEM)
Liste der Abrechnungspositionen
Adress- und Standortsuche sowie Funktionen zum späteren Bearbeiten oder Löschen

2. Versichertendaten und sonstige Daten

Pflege das IK der Krankenkasse und alle Pflichtfelder vollständig. Fehlende Angaben können die Abrechnung blockieren.

Wenn der Kostenträger nicht am Datenträgeraustausch (DTA) teilnimmt, wähle als Rechnungstyp „Papierrechnung“.

Fülle außerdem die Verordnungsdaten vollständig aus. Wenn Angaben fehlen, zeigt das System Warnhinweise an.

3. Schnelleingabemaske effizient nutzen

Die verfügbaren Eingabefelder werden durch den hinterlegten Vertrag und das ausgewählte Tarifkennzeichen (TK) bestimmt.

Wenn ein benötigter Vertrag fehlt, sende die Vertragsunterlagen an vertragsmanagement@dmrz.de.

Wichtige Eingabefelder

In der Schnelleingabemaske kannst Du unter anderem folgende Angaben erfassen:

Datum oder Terminserie
Abhol- und Zielort
Transportart
besetzte und gefahrene Kilometer
Anzahl der Personen
Zuzahlung
Mehrwertsteuer
Hin- und Rückfahrt
Ausprägung der Leistung
Wartezeit

Für die Suche nach Adressen stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung:

Haus-Symbol: Adresse auswählen oder übernehmen
Lupen-Symbol: Suche öffnen
Zahnrad-Symbol: weitere Optionen öffnen

Tarifkennzeichen und Mehrwertsteuer

Das Tarifkennzeichen kann die Mehrwertsteuer festlegen:

„-1“: steuerfrei
„1“: 19 % Mehrwertsteuer
„2“: 7 % Mehrwertsteuer

Wartezeit nur für eine Strecke abrechnen

Wenn Du die Wartezeit nur für die Hin- oder Rückfahrt abrechnen möchtest:

Markiere die Hin- und Rückfahrt.
Lösche anschließend die nicht benötigte Rückfahrtzeile.
Prüfe die verbleibenden Angaben.

Adressen und Strecken suchen

Bereits ab dem ersten Buchstaben werden Vorschläge angezeigt. Ab vier eingegebenen Buchstaben wird die Suche erweitert. Dabei können unter anderem folgende Treffer erscheinen:

Ärzte
Standorte
Strecken
Treffer aus der Umkreissuche

Der Routenplaner liefert Schätzwerte. Prüfe die gefahrenen Kilometer daher nach der Übernahme und korrigiere sie bei Bedarf.

4. Serientermine und Mehrfachfahrten

Für wiederkehrende Fahrten, zum Beispiel Dialysefahrten, kannst Du den Serienkalender verwenden.

Öffne den Serienkalender über das Kalendersymbol auf der rechten Seite.
Markiere zunächst alle gewünschten Termine.
Wähle „Hinzufügen“.

Die Funktion „Erste Hin / Letzte Rück“ berechnet die Zuzahlung nur dann korrekt, wenn die vollständige Serie über den Kalender angelegt wurde.

Mehrere Fahrten an einem Tag

Wenn an einem Tag mehrere Fahrten stattfinden:

Füge zunächst die Serie hinzu.
Wähle anschließend nur die betroffenen Termine erneut aus.
Füge diese Termine nochmals hinzu.

5. Liste der Abrechnungspositionen

Mit „Hinzufügen“ überträgst Du die Angaben aus der Schnelleingabemaske in die Liste der Abrechnungspositionen.

Häufige Fehlermeldungen

Positionsnummer fehlt

Bearbeite die betroffene Position und ergänze die fehlende Positionsnummer.

Daten liegen in der Zukunft

Ändere das betreffende Feld und wähle anschließend „Speichern erzwingen“.

Die Größe der Liste kannst Du über den Slider oben rechts anpassen.

6. Dokumente und Texterkennung

Du kannst einen Abrechnungsfall aus einer gescannten Verordnung anlegen:

Öffne Abrechnungsfälle → Übersicht.
Wähle den Dokumente-Button.
Lade die gescannte Verordnung hoch oder öffne das vorhandene Dokument.
Prüfe die automatisch erkannten Angaben.
Ergänze fehlende oder fehlerhafte Angaben manuell.

Die Texterkennung (OCR) übernimmt Versicherten- und Verordnungsdaten automatisch, sofern diese im Dokument erkannt werden.

7. Plausibilitätsprüfungen und Statushinweise

Das System führt automatische Plausibilitätsprüfungen durch.

Eine fehlerhafte Verordnung wird mit einem gelben Dreieck gekennzeichnet.
Warnungen weisen auf mögliche Probleme hin. Der Abrechnungsfall kann trotzdem angelegt und abgerechnet werden.
Ein oranges Häkchen zusammen mit einem Dreieck kennzeichnet einen zurückgestellten Abrechnungsfall.

Prüfe die Hinweise vor dem Rechnungslauf und korrigiere die Daten, wenn dies erforderlich ist.

8. Korrektur und getrennte Anlieferung

Grundsätzlich gilt: Eine Verordnung entspricht einem Abrechnungsfall.

Bei Serienfahrten können jedoch mehrere Abrechnungsfälle angelegt werden, zum Beispiel für monatliche Abschlüsse.

Wenn ein Kostenträger eine getrennte Anlieferung verlangt:

Öffne den betroffenen Abrechnungsfall.
Wähle das Korrektursymbol mit dem roten „K“ oder die Schaltfläche „Abrechnungsfall korrigieren“.
Teile die Leistungen auf die erforderlichen Abrechnungsfälle auf.
Speichere die Änderungen.

Das Korrektursymbol in der Übersicht zeigt lediglich an, dass eine Korrektur möglich ist. Es bedeutet nicht, dass eine Korrektur zwingend erforderlich ist.

9. Abrechnungsfälle bearbeiten und löschen

Vor dem Rechnungslauf

Vor dem Rechnungslauf kannst Du einen Abrechnungsfall jederzeit bearbeiten oder löschen:

Stift-Symbol: Abrechnungsfall bearbeiten
Papierkorb-Symbol: Abrechnungsfall löschen

Nach dem Rechnungslauf

Nach dem Rechnungslauf kannst Du einen Abrechnungsfall nur noch über die Korrekturfunktion ändern.

Abrechnungsfälle aus der Fahrtenplanung

Wenn ein Abrechnungsfall aus der Fahrtenplanung stammt, musst Du zuerst die zugehörigen Fahrten stornieren oder auf „Nicht abrechnen“ setzen. Erst danach kann der Abrechnungsfall gelöscht werden.

10. Tarifkennzeichen und Transportart

Das Tarifkennzeichen ist der fünfstellige Teil der Vertragsnummer. Je nach Vertrag kann es kassen- oder verbandsbezogen vorbelegt sein.

Wenn mehrere Tarifkennzeichen für einen Verband hinterlegt sind, wird automatisch das Tarifkennzeichen mit der niedrigsten Positionsnummer ausgewählt. Über das Lupensymbol kannst Du ein anderes Tarifkennzeichen auswählen.

Die Transportart, zum Beispiel Taxi, Mietwagen oder Rollstuhltransport, ergibt sich aus dem ausgewählten Vertrag.

11. Sonderfälle und Tipps

Wartezeit bei zwei Verordnungen

Wenn zwei Verordnungen beteiligt sind, teile die Wartezeit nur auf die jeweils betroffene halbe Strecke auf.

Fehlendes Geburtsdatum bei einer Barmer-Verordnung

Wenn das Geburtsdatum auf einer Barmer-Verordnung fehlt:

Trage 01.01.1901 ein.
Entferne den Haken bei „unbekannt“.
Speichere die Änderung.

Gutschrift für Patienten nach einer Korrektur

So druckst Du eine Gutschrift für eine versicherte Person:

Öffne den ursprünglichen Abrechnungsfall.
Wechsle in die Listenansicht.
Wähle das untere Druckersymbol.

12. Best-Practice-Checkliste

Lege pro Verordnung grundsätzlich nur einen Abrechnungsfall an.
Fülle alle Pflichtfelder in den Versicherten- und Verordnungsdaten aus.
Prüfe Verträge und Tarifkennzeichen regelmäßig und aktualisiere sie bei Bedarf.
Erfasse Serientermine vollständig über den Kalender.
Prüfe jeden Abrechnungsfall vor dem Rechnungslauf.
Nimm nach dem Rechnungslauf Änderungen nur über die Korrekturfunktion vor.

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