Grundaufbau eines Abrechnungsfalls
Ein Abrechnungsfall (AF) besteht aus fünf Kernbereichen:
- Versichertendaten (inkl. IK Kasse, Pflichtfelder)
- Sonstige Daten (z. B. Papierrechnung, Nicht-DTA-Kostenträger)
- Schnelleingabemaske (SEM)
- Liste der Abrechnungspositionen
- Adress-/Standortsuche sowie Optionen zum späteren Bearbeiten oder Löschen
Versichertendaten & Sonstige Daten
• IK Kasse und Pflichtfelder vollständig pflegen; fehlende Angaben blockieren die Abrechnung.
• Für Nicht-DTA-Kostenträger Papierrechnung wählen.
• Verordnungsdaten müssen vollständig ausgefüllt sein; bei Lücken erscheinen Warnhinweise.
Schnelleingabemaske (SEM) effizient nutzen
• Vertrags- & Tarifkennzeichen (TK) steuern Eingabefelder – fehlende Verträge per E-Mail an vertragsmanagement@dmrz.de einreichen.
• Wichtigste Felder: Datum (Kalender/Serie), Abhol-/Zielort (Haus/Lupe/Zahnrad), Transportart, Besetzt-/Gefahrene km, Personen, Zuzahlung, MwSt-Haken, Hin-/Rückfahrt, Ausprägung, Wartezeit.
• Tarifkennzeichen:
– „-1“ = steuerfrei, „1“ = 19 %, „2“ = 7 %.
• Wartezeit nur Hin- oder Rückfahrt abrechnen: Hin-/Rückfahrt markieren, danach Rückfahrtzeile löschen.
• Adresssuche: Ab 1. Buchstabe Vorschläge; ab 4 Buchstaben erweiterte Treffer (Ärzte, Standorte, Strecken, Umkreissuche).
• Routenplaner liefert Schätzwerte – gefahrene km nachträglich prüfen.
Serientermine & Mehrfachfahrten
• Serienkalender (rechtes Kalendersymbol) für Dialyse o. Ä. nutzen; erst alle Termine markieren, dann „Hinzufügen“.
• Funktion „Erste Hin / Letzte Rück“ für korrekte Zuzahlung nur bei vollständiger Serienanlage wirksam.
• Mehrere Fahrten pro Tag: Serie hinzufügen, dann nur betroffene Termine erneut auswählen & hinzufügen.
Liste der Abrechnungspositionen
• „Hinzufügen“ überträgt SEM-Daten in die Liste.
• Fehlermeldungen:
– Positionsnummer fehlt → Position bearbeiten.
– Daten liegen in der Zukunft → Feld ändern & „Speichern erzwingen“.
• Größenänderung der Liste über Slider oben rechts.
Dokumente & Texterkennung
• AF aus gescannten Verordnungen (Dokumente-Button in „Abrechnungsfälle → Übersicht“) anlegen.
• OCR übernimmt Versicherte- & Verordnungsdaten automatisch; bei Bedarf manuell ergänzen.
Plausibilitätsprüfungen & Statushinweise
• Automatische Prüfungen markieren fehlerhafte Verordnungen mit gelbem Dreieck.
• Warnungen informieren, AF kann dennoch angelegt und abgerechnet werden.
• Orange Haken + Dreieck kennzeichnen zurückgestellte AF.
Korrektur & getrennte Anlieferung
• Grundsatz: Eine Verordnung = ein Abrechnungsfall. Bei Serienfahrten dürfen mehrere AF (z. B. Monatsabschlüsse) angelegt werden.
• Kostenträger fordert getrennte Anlieferung? → AF korrigieren (Symbol „K“ oder Schaltfläche „Abrechnungsfall korrigieren“) und aufteilen.
• Korrektursymbol in Übersicht zeigt nur die Möglichkeit zur Korrektur an, nicht die Pflicht.
Bearbeiten, Löschen & Fahrtenplanung
• Vor Rechnungslauf: AF jederzeit bearbeit- oder löschbar (Stift/Mülleimer).
• Nach Rechnungslauf: nur noch per Korrekturfunktion änderbar.
• AF aus Fahrtenplanung lassen sich erst löschen, wenn zugehörige Fahrten storniert oder auf „nicht abrechnen“ gesetzt sind.
Tarifkennzeichen & Transportart
• TK = 5-stelliger Teil der Vertragsnummer; kann kassen- oder verbandsbezogen vorbelegt werden.
• Mehrere TK je Verband: niedrigste Positionsnummer wird automatisch gewählt; andere per Lupe.
• Transportart (Taxi, Mietwagen, Rolli etc.) ergibt sich aus dem gewählten Vertrag.
Sonderfälle & Tipps
• Wartezeit nur auf halbe Strecke aufteilen, wenn zwei Verordnungen beteiligt sind.
• Kein Geburtsdatum bei Barmer-VO? → „01.01.1901“ eintragen, Haken „unbekannt“ entfernen.
• Gutschrift für Patienten nach Korrektur: Original-AF öffnen → Listenansicht → unteres Druckersymbol wählen.
Best Practice-Checkliste
☑ Pro Verordnung nur einen Abrechnungsfall anlegen.
☑ Alle Pflichtfelder in Versicherten- & Verordnungsdaten ausfüllen.
☑ Verträge und TK regelmäßig prüfen und aktualisieren.
☑ Serientermine stets komplett über den Kalender erfassen.
☑ Vor Rechnungslauf AF prüfen; nachträgliche Änderungen nur über Korrektur.
Hashtags
#Abrechnungsfall #Krankentransport #Schnelleingabemaske #Serientermine #Tarifkennzeichen #Plausibilitätsprüfung #DMRZ #Korrekturabrechnung #Wartezeit #Adresssuche