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Hilfsmittel: Besonderheiten im Abrechnungsfall

Pflegehilfsmittel abrechnen – alles Wichtige auf einen Blick

Sicher, korrekt & effizient durch den Abrechnungsprozess

 

Inhalt

  1. MwSt.- & Vertragsregeln (00P50 / 00P51 / 00P52)
  2. Häufige Fehlermeldungen und ihre Behebung
  3. Schnelleingabe neuer Abrechnungspositionen
  4. Nicht hinterlegte Positionsnummern erfassen
  5. Beihilfeanteile richtig abrechnen
  6. Erforderliche Unterlagen beilegen
  7. Positionen verwalten (zu viele / zu wenige Einträge)
 
 

1. MwSt.- & Vertragsregeln (00P50 / 00P51 / 00P52)

• Abrechnungsweg
– SGB V: Nettofakturierung
– SGB XI: Bruttofakturierung (automatisch hinterlegt)
• 42 €-Grenze (nur SGB V): Differenz > 42 € als Negativbetrag mit Abschlagspositionsnr. 5400990088 buchen.
• Mengenangabe: Immer Stück, da Stückpreisbasis.
• Kassen­besonderheiten: AOK, Bundesknappschaft, Abrechnungszentrum Emmendingen stets nach SGB V.
• IK-Nummer: Fehlende Pflegekassen-IK → Krankenkassen-IK (Start „10.“) verwenden.
• Zuzahlung/Eigenanteil: Nicht manuell eintragen; System berechnet automatisch.

 
 

2. Häufige Fehlermeldungen und ihre Behebung

• „ZUZ-ID fehlt“
– Zuzahlungs-ID/Mittelnummer muss in jedem DTA-Datensatz stehen.
– Programm­einstellung prüfen; Nummer muss auf jeder Einzelrechnung ausgedruckt werden.
• „Bitte Genehmigungsart angeben“
– Prüfung erfolgt nur, wenn Genehmigungskennzeichen oder -datum gefüllt ist.
– Ohne Genehmigung: Felder leer lassen.
– Mit Genehmigung: Kennzeichen, Datum und Genehmigungsart ausfüllen.
– Unterscheidung: Einzelfall- vs. Langfrist­genehmigung.

 
 

3. Schnelleingabe neuer Abrechnungspositionen

  1. Termine per Kalender wählen (Einzel- oder Serientermine).
  2. Optionale Felder: HiMi-Kennzeichen, Versorgungszeitraum.
  3. Pflichtfelder:
    – Hilfsmittel-Nr. (10-stellig, ohne Punkte)
    – Beschreibung (einmalig, wird gespeichert)
    – Einzelpreis inkl. Zuzahlung/Eigenanteil
    – Menge & Gesamtbetrag (inkl. Zuzahlung/Eigenanteil/MwSt)
  4. System generiert automatisch: AC, TK, Zuzahlung, Mehrkosten, MwSt-Kennziffer (-1/1/2).
  5. „Hinzufügen“ → Leistungen in Liste, danach „Speichern“.
 
 

4. Nicht hinterlegte Positionsnummern erfassen

• 10-stellige Nummer manuell im Feld „Hilfsmittel-Nr.“ eingeben (SGB V-Fälle dürfen nicht mit „0“ beginnen – ggf. Buchstaben nutzen).
• Beschreibung + Einzelbetrag hinterlegen, speichern.
• Nummer erscheint künftig im Lupenfeld.
• Bei Fehlermeldung: Nummer an VM-Team melden.
• Recherche unbekannter Nummern: GKV-Hilfsmittelverzeichnis.

 
 

5. Beihilfeanteile richtig abrechnen

Pflegeversicherung (SGB XI)
• Unter Sonstige Daten → Zahlungen prozentualen Beihilfeanteil eintragen.
• Gemeinsame Abrechnung möglich; System splittet automatisch.

 

Krankenversicherung (SGB V)
• Getrennte Rechnungen zwingend:
– Elektronische DTA-Rechnung an GKV
– Papierrechnung an Beihilfestelle (Privatrechnung)
• Keine gemeinsame elektronische Rechnung zulässig.

 
 

6. Erforderliche Unterlagen beilegen

• Rechnungsbegleitzettel
• Verordnung – Original, ab zweiter Abrechnung Kopie
• Lieferschein / Empfangsbestätigung
• Optional: Kostenvoranschlag (nicht bei Pflegehilfsmitteln)

 
 

7. Positionen verwalten (zu viele / zu wenige Einträge)

• Zu viele: Stammdaten → Letzte Positionen → Papierkorb nutzen, unerwünschte Einträge löschen.
• Zu wenige: Einträge werden nur 6 Monate angezeigt. Danach Position erneut eingeben; sie wird wieder gespeichert.

 
 

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