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Hilfsmittel: Besonderheiten im Abrechnungsfall

Pflegehilfsmittel abrechnen – alles Wichtige auf einen Blick

 Inhaltsverzeichnis

  1. Mehrwertsteuer- und Vertragsregeln für 00P50, 00P51 und 00P52
  2. Häufige Fehlermeldungen und ihre Behebung
  3. Neue Abrechnungspositionen per Schnelleingabe erfassen
  4. Nicht hinterlegte Positionsnummern erfassen
  5. Beihilfeanteile richtig abrechnen
  6. Erforderliche Unterlagen beilegen
  7. Positionen verwalten

1. Mehrwertsteuer- und Vertragsregeln für 00P50, 00P51 und 00P52

Für Verträge mit den Tarifkennzeichen 00P50, 00P51 und 00P52 gelten folgende Abrechnungsregeln:

  • SGB V: Nettofakturierung
  • SGB XI: Bruttofakturierung. Die Bruttofakturierung ist im Vertrag automatisch hinterlegt.

42-€-Grenze bei SGB V

Überschreitet die Abrechnungssumme 42 €, buche die Differenz als Negativbetrag. Verwende dafür die Abschlagspositionsnummer 5400990088.

Die Regelung gilt ausschließlich für Abrechnungen nach SGB V.

Mengenangabe

Die Verträge sind auf Stückpreisbasis hinterlegt. Gib die Menge deshalb immer in Stück an.

Besonderheiten einzelner Krankenkassen

Leistungen der folgenden Kassen werden laut den vorliegenden Informationen stets nach SGB V abgerechnet:

  • AOK
  • Bundesknappschaft
  • Kassen, die über das Abrechnungszentrum Emmendingen abrechnen

IK-Nummer

Ist die IK-Nummer der Pflegekasse nicht verfügbar, verwende die IK-Nummer der Krankenkasse. Diese beginnt mit „10…“.

Zuzahlung und Eigenanteil

Trage Zuzahlungen und Eigenanteile nicht manuell als eigene Positionen ein. Das System berechnet diese Beträge automatisch.

2. Häufige Fehlermeldungen und ihre Behebung

Fehlermeldung „ZUZ-ID fehlt“

Die Zuzahlungs-ID beziehungsweise Mittelnummer muss in jedem DTA-Datensatz enthalten sein.

Prüfe deshalb die Programmeinstellung. Die Zuzahlungs-ID muss außerdem auf jeder Einzelrechnung ausgedruckt werden.

Fehlermeldung „Bitte Genehmigungsart angeben“

Diese Prüfung erfolgt, sobald ein Genehmigungskennzeichen oder ein Genehmigungsdatum eingetragen wurde.

Keine Genehmigung vorhanden:

  • Lasse das Genehmigungskennzeichen leer.
  • Lasse das Genehmigungsdatum leer.
  • Lasse die Genehmigungsart leer.

Genehmigung vorhanden:

  • Trage das Genehmigungskennzeichen ein.
  • Trage das Genehmigungsdatum ein.
  • Wähle die passende Genehmigungsart aus.

Unterscheide zwischen:

  • Einzelfallgenehmigung
  • Langfristgenehmigung

3. Neue Abrechnungspositionen per Schnelleingabe erfassen

Mit der Schnelleingabe kannst Du neue Leistungen und Abrechnungspositionen schnell erfassen.

  1. Wähle die Termine über das Kalenderfeld aus. Du kannst einen Einzeltermin oder eine Terminserie erfassen.
  2. Ergänze bei Bedarf das HiMi-Kennzeichen.
  3. Ergänze bei Bedarf den Versorgungszeitraum.
  4. Fülle die Pflichtfelder aus:
    • Hilfsmittel-Nummer: 10-stellig und ohne Punkte
    • Beschreibung
    • Einzelpreis einschließlich Zuzahlung und Eigenanteil
    • Menge
    • Gesamtbetrag einschließlich Zuzahlung, Eigenanteil und Mehrwertsteuer
  5. Prüfe die automatisch erzeugten Angaben:
    • Abrechnungscode (AC)
    • Tarifkennzeichen (TK)
    • Zuzahlung
    • Mehrkosten
    • Mehrwertsteuer-Kennziffer
  6. Wähle das passende Mehrwertsteuer-Kennzeichen:
    • -1: keine Mehrwertsteuer
    • 1: voller Mehrwertsteuersatz
    • 2: ermäßigter Mehrwertsteuersatz
  7. Klicke auf „Hinzufügen“.
  8. Prüfe, ob die Leistung in der Liste angezeigt wird.
  9. Klicke anschließend auf „Speichern“.

Die Beschreibung wird gespeichert und kann bei späteren Eingaben wiederverwendet werden.

4. Nicht hinterlegte Positionsnummern erfassen

Ist eine Positionsnummer noch nicht im System hinterlegt, kannst Du sie manuell erfassen.

  1. Gib die 10-stellige Positionsnummer im Feld „Hilfsmittel-Nr.“ ein.
  2. Gib die Beschreibung ein.
  3. Hinterlege den Einzelbetrag.
  4. Speichere die Angaben.

Die Positionsnummer kann anschließend über das Lupenfeld ausgewählt werden.

Bei SGB-V-Fällen darf die Positionsnummer nicht mit „0“ beginnen. Verwende in diesem Fall gegebenenfalls Buchstaben.

Wenn eine Fehlermeldung angezeigt wird, melde die Positionsnummer an das VM-Team.

Unbekannte Positionsnummern kannst Du im GKV-Hilfsmittelverzeichnis recherchieren.

5. Beihilfeanteile richtig abrechnen

Pflegeversicherung (SGB XI)

Trage den prozentualen Beihilfeanteil unter „Sonstige Daten → Zahlungen“ ein.

Eine gemeinsame Abrechnung ist möglich. Das System teilt die Beträge automatisch auf.

Krankenversicherung (SGB V)

Bei einer Abrechnung nach SGB V musst Du den Anteil der gesetzlichen Krankenversicherung und den Beihilfeanteil getrennt abrechnen:

  1. Übermittle die elektronische DTA-Rechnung an die gesetzliche Krankenkasse.
  2. Erstelle eine Papierrechnung als Privatrechnung für die Beihilfestelle.
  3. Sende die Papierrechnung an die Beihilfestelle.

Eine gemeinsame elektronische Rechnung für die gesetzliche Krankenkasse und die Beihilfestelle ist nicht zulässig.

6. Erforderliche Unterlagen beilegen

Lege der Abrechnung folgende Unterlagen bei:

  • Rechnungsbegleitzettel
  • Verordnung im Original
  • bei der zweiten und jeder weiteren Abrechnung eine Kopie der Verordnung
  • Lieferschein oder Empfangsbestätigung
  • gegebenenfalls Kostenvoranschlag

Bei Pflegehilfsmitteln ist kein Kostenvoranschlag erforderlich.

7. Positionen verwalten

Zu viele Positionen

Wenn in der Liste zu viele Positionen angezeigt werden, kannst Du unerwünschte Einträge löschen:

  1. Öffne „Stammdaten → Letzte Positionen“.
  2. Wähle den Papierkorb bei der nicht benötigten Position.
  3. Lösche den Eintrag.

Zu wenige Positionen

In der Liste werden die Einträge nur sechs Monate angezeigt.

Ist eine Position danach nicht mehr sichtbar, gib sie erneut ein. Die Position wird dadurch wieder gespeichert und kann anschließend erneut verwendet werden.

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