Inhaltsverzeichnis
- Grundlagen der Belegkonfiguration
- Eigene Belegkonfiguration anlegen
- Texte und Platzhalter
- Zahlungsziele, Karenztage und Mahngebühren
- Fußzeilen und Zusatzinformationen
- Bankverbindungen auf Rechnungen an Kostenträger anzeigen
- Besondere Fälle und Einschränkungen
- Mahnungen erstellen
1. Grundlagen der Belegkonfiguration
Mit der Belegkonfiguration passt Du das Layout von Rechnungen, Mahnungen und weiteren Belegarten an Deine organisatorischen und unternehmerischen Abläufe an.
Du kannst beispielsweise folgende Inhalte konfigurieren:
- Belegtexte und Überschriften
- Platzhalter für variable Daten
- Zahlungsziele
- Karenztage
- Mahngebühren
- Zusatzinformationen in den Fußspalten
- Bankverbindungen, soweit dies für den jeweiligen Rechnungstyp möglich ist
Änderungen an einer Belegkonfiguration gelten ausschließlich für neu erzeugte Dokumente. Bereits erstellte Belege bleiben unverändert.
2. Eigene Belegkonfiguration anlegen
- Öffne Einstellungen → Belegkonfiguration.
- Klicke auf Neu.
- Vergib eine eindeutige Bezeichnung für die Konfiguration, zum Beispiel „Rechnung Standard“.
- Wähle den gewünschten Rechnungstyp aus.
- Speichere die Belegkonfiguration.
Mit dem Auge-Symbol kannst Du jederzeit eine Vorschau der Rechnung als PDF anzeigen.
3. Texte und Platzhalter
Individuelle Belegtexte hinterlegen
In der Belegkonfiguration kannst Du individuelle Texte für verschiedene Belegarten hinterlegen. Dazu gehören unter anderem:
- Rechnungen
- Mahnungen
- einzelne Mahnstufen
- Überschriften
Platzhalter einfügen
Über die Schaltfläche Parameter kannst Du Platzhalter in Deine Texte einfügen. Platzhalter werden beim Erzeugen des Belegs automatisch mit den entsprechenden Daten gefüllt.
Beispiele für mögliche Platzhalter sind:
- Rechnungsnummer
- Kundenname
- Versichertennummer
Verwende nur Parameter, die für den jeweiligen Rechnungstyp geeignet sind.
Zusatzinformationen ergänzen
Zusatzinformationen wie eine Bankverbindung oder Hinweise zur Steuerbefreiung kannst Du in den Fußspalten des Belegs platzieren. Welche Fußspalte dafür verwendet werden sollte, ist im Abschnitt „Fußzeilen und Zusatzinformationen“ beschrieben.
4. Zahlungsziele, Karenztage und Mahngebühren
Für jeden Rechnungstyp und jede Mahnstufe kannst Du folgende Angaben konfigurieren:
- Zahlungsziel: Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit der Rechnung
- Karenztage: zusätzliche Tage, bevor der Mahnvorgang beginnt
- Mahngebühr: Betrag, der auf der Mahnung ausgewiesen wird
Nachträgliche Änderungen an einer Rechnung
Wenn Du die Mahngebühr nachträglich reduzieren oder erlassen möchtest, kannst Du dies direkt in der Mahnkontrolle der jeweiligen Rechnung tun. Auch Fristen lassen sich dort bei Bedarf verlängern.
Öffne dazu in der Rechnungsübersicht die betreffende Rechnung und wähle das jeweilige Stiftsymbol aus.
5. Fußzeilen und Zusatzinformationen
Je nach Rechnungstyp werden unterschiedliche Fußspalten für Zusatzinformationen empfohlen:
Tabelle
| Rechnungstyp | Empfohlene Fußspalte |
|---|---|
| Rechnungen an gesetzliche Kostenträger als DTA- oder Papierrechnung | Fußspalte 5 |
| Alle anderen Rechnungstypen | Fußspalte 3 |
Bei Rechnungen an gesetzliche Kostenträger ist die Bankverbindung systemseitig über das Institutionskennzeichen (IK) hinterlegt. Änderungen dieser Bankverbindung müssen der ARGE IK gemeldet werden.
6. Bankverbindungen auf Rechnungen an Kostenträger anzeigen
Kostenträger überweisen Rechnungsbeträge ausschließlich auf das Konto, das bei der ARGE IK für die jeweilige IK-Nummer hinterlegt ist.
Für DTA-Rechnungen und Papierrechnungen an Kostenträger kann dieser Standard nicht durch eine individuelle Belegkonfiguration umgangen werden. Eine neue Bankverbindung wird erst berücksichtigt, wenn sie der ARGE IK gemeldet und dort hinterlegt wurde.
Ein bloßer Aufdruck einer abweichenden Bankverbindung ersetzt diese Meldung nicht.
Bankverbindung zusätzlich auf dem Beleg anzeigen
Wenn Du Deine Kontodaten zusätzlich auf dem Beleg anzeigen möchtest, gehe wie folgt vor:
- Öffne Einstellungen → Belegkonfiguration.
- Klicke auf Neu.
- Wähle den gewünschten Rechnungstyp aus.
- Öffne den Bereich Fußspalten.
- Trage die Kontodaten in Fußspalte 5 ein.
- Speichere die Belegkonfiguration.
- Prüfe das Ergebnis über das Auge-Symbol in der Vorschau.
Hinweis: Für alle anderen Rechnungstypen – außer DTA-Rechnungen und Papierrechnungen an Kostenträger – kannst Du für Zusatzinformationen Fußspalte 3 verwenden.
Auch diese Änderungen gelten nur für neu erzeugte Rechnungen.
7. Besondere Fälle und Einschränkungen
Sammelrechnungen
Bei Sammelrechnungen werden die Daten der einzelnen Versicherten nicht jeweils einzeln im Beleg angezeigt, da eine Sammelrechnung mehrere Versicherte enthalten kann.
Mahnungen für die Rentenversicherung
Für eine Mahnung der Rentenversicherung:
- Wähle den Rechnungstyp „Renten- und Unfallversicherung“ aus.
- Füge über Parameter den Parameter Versichertennummer ein.
- Speichere die Belegkonfiguration.
- Prüfe die Darstellung über die PDF-Vorschau.
Zuzahlungsrechnungen
Das Zahlungsziel aus der Belegkonfiguration gilt nur für neu erstellte Zuzahlungsrechnungen.
Wenn Du das Zahlungsziel einer bereits bestehenden Rechnung ändern möchtest, passe es direkt in der Mahnkontrolle der Rechnung an.
Mehrwertsteuersatz
Der Mehrwertsteuersatz wird nicht über die Belegkonfiguration geändert.
Passe den Mehrwertsteuersatz stattdessen an einer der folgenden Stellen an:
- Benutzerverwaltung → Vertragsmanagement
- direkt in den Abrechnungspositionen
8. Mahnungen erstellen
- Öffne den Bereich Rechnungen.
- Markiere die offene Rechnung oder rufe sie über den entsprechenden Filter auf.
- Klicke im Reiter Mahnkontrolle auf das dafür vorgesehene Symbol.
- Wähle die gewünschte Mahnstufe im Pop-Up aus.
- Erzeuge die Mahnung.
- Prüfe die erzeugte PDF-Datei.
- Speichere die Mahnung oder versende sie direkt.
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